Сколько надо хранить документы по налогам и сборам

Смотреть Содержание

Срок хранения большинства налоговых документов в России составляет 5 лет. Из правила есть множество исключений, которые увеличат период хранения до 6, 50 и даже 75 лет или сделают его постоянным. Разберемся, как, где и сколько хранить налоговые документы.

Сроки хранения документов по налогам и сборам

Общие сроки хранения документов

Согласно ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ первичные учетные документы, регистры, бухгалтерская отчетность и иные документы, связанные с ведением бухучета хранятся не менее 5 лет. Аналогичное правило установлено пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ: все, что нужно для исчисления налогов и сборов храним в течение 5 лет после окончания того налогового периода, когда документы использовались в последний раз.

Но из этого правила есть исключения:

  • по тексту НК РФ могут быть установлены иные сроки;
  • в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 есть сроки, превышающие пятилетний период хранения.

Какие документы хранить более 5 лет

Для отдельных документов по НК РФ предусмотрены более длительные сроки:

👉 По расчету страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

👉 При переносе убытков на будущее – хранить требуется весь период переноса убытка плюс минимальный установленный для хранения срок. Например, вы уменьшали налоговую базу на сумму убытка в течение 4 лет, значит, общий срок хранения – не менее 9 лет.

👉 По списанию безнадежной дебиторской задолженности. Отсчет начинается с того периода, когда долг признан безнадежным. Если долг числится годами, то он существенно может превышать пятилетний период.

👉 По основным средствам. Храним карточки, регистры и все, что подтвердит начисление амортизации не менее 5 лет после момента списания стоимости объекта. Если станок амортизируется 10 лет, то документы (в т.ч. договора, первичку на приобретение) храним все время при начислении амортизации и плюс 5 лет. Но безопаснее - весь период, пока в компании есть основное средство до его списания, продажи, плюс 5 лет.

Документы по зарплате (например, расчетные ведомости) – в общем порядке хранятся 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 50 или 75 лет (п. 295 Приказа Росархива № 236). Если документы созданы до 2003 г., то срок хранения максимальный – 75 лет, если после 2003 г. – 50 лет.

Годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно. Если годовой нет, но составляется промежуточная, то ее сроки хранения становятся постоянными.

Счет-фактуры, УПД с НДС. Если компания заявляет вычет по НДС не сразу по факту приобретения ценностей, а позже, то срок продлевается. Если счет-фактура датирована 4 кв. 2025 г., а вычет заявляется 4 кв. 2026 г., то храним с 2027 г. в течение 5 лет.

Как исчислить срок хранения

Точка отсчета для хранения определяется от типа документа и налогового периода. Для большинства налоговых документов срок исчисляется с 1 января года, следующего за тем, когда документ использовался последний раз. Например, компания ремонтирует офисные принтеры и заправляет их. По актам, которые она выписывала на оказанные услуги в 2025 г., срок хранения – с 1 января 2026 по 31 декабря 2030 г. Но по таким документам не должно быть споров (налоговых, судебных). Документы не уничтожаются, пока идет спор.

Компании часто покупают оборудование в лизинг. В пакет документов по лизингу входит договор лизинга, акт передачи в лизинг, документы страхования и т.д. Если станок купили в 2025 г., а срок договора лизинга 4 года, то храним весь период, пока действует договор (до 2029 г.) и минимум 5 лет после. Но есть тонкий момент. Договор лизинга и договор купли-продажи (по окончании выплат) подтверждают приобретение самого оборудования, которое амортизируется в учете, поэтому храните документы, подтверждающие приобретение станка весь период, пока станок не списан, не продан и плюс 5 лет. Так безопаснее.

Чек-лист вопросов для определения срока хранения

  1. К какому типу относится документ? Это главный вопрос: если акт, накладная, то 5 лет после года создания, последнего использования. Если связан со страховыми взносами – то минимум 6 лет. Если баланс – храните постоянно.
  2. Попадает ли документ под специальные исключения? Например, проверьте, связан ли он с убытком.
  3. С какой даты начинается отсчет срока?
  4. Какой нормативный акт устанавливает больший срок: ФЗ о бухучете, НК РФ, Приказ Росархива № 236? Соблюдайте максимальный срок для минимизации рисков.
  5. Можно ли документ уничтожить сейчас? Участвует ли он в налоговой проверке или в судебном споре? Это оценивает экспертная комиссия, она составляет выборку документов к уничтожению.

💾 Скачать чек-лист проверки по срокам хранения.

Пример отсчета срока хранения

Допустим, вы определяете срока хранения по акту сдачи-приемки работ от 10 декабря 2025 г. Он относится к первичному документу. Базовый срок хранения – 5 лет.

  • Исключения: он не подтверждает убыток, не связан с лизингом, основными средствами, дебиторки и кредиторки нет. Исключения к документу не применяются, оставляем 5 лет.
  • Сравнение сроков: по НК РФ, ФЗ о бухучете и Приказу Росархива сроки одинаковые – 5 лет. Разногласия отсутствуют.
  • Точка отсчета: акт проведен в учете в декабре 2025 г., включен в расходы в 4 квартале 2025, то есть последнее использование в 2025 г. Отсчет начинаем с 1 января 2026 г. и храним до 31 декабря 2030 г.

Если во время хранения начнется проверка, то не уничтожайте документ, а дождитесь финального решения. Убедитесь, что отсутствуют любые претензии. Если есть суд с контрагентом – выделите документы в отдельную папку, а остальные, по которым нет споров – уничтожьте по процедуре.

Формат и место хранения

Законодательство разрешает хранение, как бумажных, так и электронных документов. Формат выберите такой, в котором изначально составлялся документ. Используйте отдельно выделенную комнату, с защитой от влаги, огня, доступа посторонних и иных неблагоприятных условий. Электронные документы храните на серверах компании с защитой, шифрованием, паролями и т.д.

Сводная таблица сроков хранения ключевых документов по налогам и сборам в 2025 г.

Порядковый номер по Приказу Росархива №236 Тип документации Сколько хранить
303 Документы о начисленных и перечисленных налогах, задолженностях (справки бухгалтерии, акты сверок с бюджетом, внутренние отчеты о состоянии расчетов с бюджетом) 5 лет
304 Документы по льготам, отсрочкам (заявления организации о применение льготы, решение ФНС о представлении отсрочки, рассрочки) 5 лет
305 Справки об исполнении обязанности по уплате налогов и сборов, состоянии расчетов с бюджетом (например, полученные из личного кабинета налогоплательщика) 5 лет
306 Документы по допобложению из-за пересмотра законодательства о налогах и сборах (акты, таблицы, расчеты, регистры, составленные в результате изменения налоговой базы) 5 лет
307 Реестры для расчета земельного налога (документ, где отражается кадастровая стоимость, доля, льготы и пр) 5 лет
308 Расчеты по страховым взносам (годовые, квартальные) 50/75 лет (связаны с пенсиями, поэтому срок хранения длительный)
309 Карточки индивидуального учета по начисленному доходы и взносам (например, карточка учета начисленных выплат и взносов по страховым отчислениям на травматизм) 6 лет, если нет лицевых счетов, то 50/75 лет
310 Налоговые декларации (расчеты) юрлиц и ИП (прибыль, УСН, НДС и т.д.) 5 лет (ИП для отчетности до 2002 г. – 75 лет)
311 Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения, регистры) 5 лет, если нет лицевых счетов 50/75 лет
312 Справка о доходах и суммах налога (бывшая и новая 2-НДФЛ) 5 лет, если нет лицевых счетов 50/75 лет
313 Реестры сведений о доходах физлиц, представляемых налоговыми агентами 5 лет
314 Документы о разногласиях в вопросах налогообложения (жалобы, возражения, переписка, заявления и пр) 5 лет
315 Документы о реструктуризации долга по страховым взносам и налоговым задолженностям 6 лет
316 Документы для расчета налоговой базы (регистры, аналитические таблицы, расшифровки) 5 лет
317 Счета-фактуры 5 лет (но осторожно по вычетам, соблюдайте исключения)
318 КУДиР при УСН 5 лет
319 Журнал справок о доходах, принятом имуществе и обязательствах 5 лет
320 Журналы, карточки, базы данных учета доходов и НДФЛ работников, реализаций (для учета НДС) 5 лет

Что будет за нарушение сроков хранения

Отсутствие первички по ст. 120 НК РФ – это грубое нарушение учета.

Если такое нарушение выявлено в рамках одного налогового периода и нет признаков налогового правонарушения, то штраф составит 10 тыс. рублей. Если выявят несколько периодов, то сумма штрафа увеличится до 30 тыс. руб. Если документы связаны с занижением налоговой базы (в т.ч. при расчете страховых взносов), то штраф – 20% от неуплаченной суммы налогов, взносов, но не менее 40 000 руб.

За грубое нарушение правил учета предусмотрена ответственность и по ст. 15.11 КоАП РФ. За первичное нарушение должностное лицо оштрафуют на сумму от 5 до 10 тыс. рублей. За повторное – от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет.

Другие риски:

👉 инспекция может снять вычеты или расходы, а вам нечем их будет подтвердить (следовательно, доначислят налог);

👉 нет доказательной базы в споре (с контрагентами, ФНС).

Чтобы не нарваться на штрафы – введите в компании положение об архивном хранении и четко установите сроки, назначьте ответственный персонал.