Договор аренды автомобиля у сотрудника: образец
Смотреть Содержание
Законодательство не запрещает оформлять легальные сделки по аренде авто у сотрудников. Форма договора зависит от его вида. Разбираем, как составить договор аренды автомобиля с экипажем и без него, а также судебную практику, когда налоговая обязала компанию доплатить НДФЛ и страховые взносы за заключенные договора аренды.
Правовые основы аренды автомобиля у сотрудника и ее виды
Аренда регулируется главой 34 ГК РФ. Выделяют несколько видов аренды транспортного средства.
| Виды аренды | Описание |
|---|---|
| С экипажем (ст. 632 ГК РФ) |
Вариант 1: компания арендует не только машину, но и водителя. ООО «Закон.рф» регулярно направляет сотрудников на разные объекты в областном районе. Собственного транспорта у компании нет, платить за груз-такси дорого. У менеджера компании параллельно открыто ИП, на него работают водители. Он предоставил в аренду организации машину с водителем, который будет выполнять рабочие задания организации. ООО «Закон.рф» оплачивает аренду машины и топливо за рабочие поездки. Вариант 2: заключить два договора (один на аренду без экипажа, второй на управление). Но работник не должен быть водителем по должности. Например, он исполняет функции менеджера, но управляет арендованным транспортом в рамках договора на управление |
| Без экипажа (ст. 642 ГК РФ) |
Арендуется только автомобиль, без водителя. Например, компания ищет служебный автомобиль для административных поездок (банки, страховые компании, переговоры). У сотрудника в собственности два автомобиля, одна машина премиум-класса стоит в гараже без надобности. Он предложил заключить с ним договор аренды. Управлять машиной будет не он сам, а любое лицо, вписанное в страховку (генеральный директор, финансовый директор, главный бухгалтер и т.д.) |
Плюсы и минусы аренды автомобиля у сотрудника
Расскажем о плюсах и минусах аренды автомобиля у сотрудника.
Для компании
Для работника
Как составить договор аренды автомобиля у сотрудника
Разберемся, какие существенные условия включить в договор аренды автомобиля у сотрудника с экипажем и без экипажа.
Без экипажа (арендуется только машина)
Начните составление договора аренды с указания его номера и акцента на том, что транспортное средство арендуется без экипажа. Проставьте место составления и дату заключения.
Преамбула договора содержит реквизиты сторон:
- арендодателя: указываются данные физического лица (ФИО, паспорт, место регистрации);
- арендатора: заполняется наименование ООО, кто представляет (должность, ФИО) и на основании чего действует (устав, доверенность).
Одно из существенных условий договора аренды – это предмет. В блоке четко обозначается, что арендодатель передает машину арендатору во временное использование, без экипажа и оказанию услуг по управлению.
Подробно описываются:
👉 характеристики авто (марка, регномер, VIN, год выпуска, мощность двигателя и т.д.);
👉 как передается машина (по акту приема-передачи);
👉 какие документы передаются вместе с ней (СТС, ПТС);
👉 как передается авто при возврате по окончании срока аренды (обратный акт приема-передачи).
Сделайте акцент на гарантиях (авто принадлежит арендодателю на праве собственности, нет различного рода обременений и претензий третьих лиц). В разделе обозначается цель аренды транспортного средства. В нашем примере – это служебные поездки персонала.
В разделе с правами и обязанностями сторон установите:
- обязанности арендатора (вносить платежи, обеспечивать текущий ремонт, эксплуатировать авто в целях, установленных договором, уплата штрафов за нарушение ПДД);
- обязанности арендодателя (передать авто, пригодное к использованию);
- права арендатора (возможность оформления субаренды, заключение договоров перевозки и т.д.);
- обязанности арендодателя по страхованию (наличие действующего полиса ОСАГО, передача копии арендатору).
Блок о порядке расчетов отражает сколько арендатор обязан уплачивать арендодателю и в какие сроки. Если арендатор выступает в роли налогового агента по удержанию НДФЛ, то отразите такой факт в договоре. Четко установите, до какого числа арендатор обязан вносить платежи (например, не позднее 5 числа каждого месяца, следующего за расчетным).
В разделе со сроком действия договора установите, с какого числа договор аренды действует и дату, когда он заканчивается. Пропишите порядок досрочного расторжения договора аренды автомобиля и порядок его возврата.
Добавьте в договор аренды автомобиля с сотрудником разделы:
👉 ответственность сторон (какие штрафные санкции предусматриваются за нарушение срока уплаты, порядка передачи);
👉 заключительные положения (количество оформляемых экземпляров, порядок разрешения споров);
👉 реквизиты и подписи сторон (не забудьте указать реквизиты для перечисления оплаты за аренду машины у сотрудника).
Скачать образец аренды автомобиля у сотрудника
С экипажем
Ключевое отличие от договора без экипажа:
- акцент в названии, что договор аренды с экипажем;
- в преамбуле арендодатель – это ИП с наемными работниками, если ваш сотрудник не предприниматель, то заключите два договора (на аренду ТС, на услуги управления);
- в предмете договора указывается, что автомобиль предоставляется с экипажем и услугами по управлению транспортом.
В разделе с правами и обязанностями сторон добавляются обязанности арендодателя: предоставить не только машину, но и водителя с необходимой квалификацией, стажем управления. Порядок расчетов изменится и поделится на две части: отдельно указывается плата за аренду машины, отдельно за услуги управления.
Изменится и раздел с ответственностью сторон. Арендодатель несет ответственность за действия водителя. В договор можно добавить порядок действий при наличии форс-мажорных обстоятельствах. Если такой ссылки нет, то стороны при исполнении договора будут опираться на действующее законодательство (например, на ст. 401 ГК РФ).
В блоке с реквизитами добавится информация о том, что арендодатель имеет статус ИП.
Скачать образец договора аренды с экипажем
Судебная практика по заключению договоров аренды транспортного средства с сотрудниками
Приведем несколько примеров судебной практики.
⚖️ Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 22.02.2023 г. № 09АП-94727/2022 по делу А40-28053/2020
Конкурсный управляющей оспорил договор аренды авто с экипажем, заключенный между обществом и его сотрудником. Сделку признали мнимой, направленной на вывод активов:
- договор заключили за год до банкротства компании;
- общество владело 19 транспортными средства, включая аналогичные автомобили, что указывает на нецелесообразность сделки;
- машина раньше принадлежала обществу, а в 2017 г. продана сотруднику (указывает на схему вывода активов);
- отсутствие доказательств реального использования автомобиля в деятельности общества (страховка оформлена только на физлицо-сотрудника, нет актов оказания услуг).
⚖️ Решение Арбитражного суда Новосибирской области от 28.07.2025 г. № А45-21001/2024
Автошкола оспаривала решение налоговой, по которому доначислены НДФЛ и страховые взносы, привлечение к ответственности за налоговые правонарушения.
Налоговая установила, что автошкола:
- подменяла зарплату мастерам вождения арендными платежами за их личные автомобили;
- заключала фиктивные договоры аренды транспорта с ИП (они же работники), с целью снижения налогов;
- не удерживала НДФЛ, не начисляла страховые взносы.
Мастера вождения фактически не передавали машины автошколе, а использовали их самостоятельно для обучения. Выплаты по аренде зависели от отработанных часов, а не от реальных затрат на содержание машин. Работники подтвердили, что получали деньги, как аренду, но это была скрытая зарплата. Школа не компенсировала бензин, ремонт, страховку.
Суд признал решение налоговой законным, а автошколу обязали доплатить НДФЛ и страховые взносы.