13-я зарплата: как оформить и выплатить годовую премию
Смотреть Содержание
Премиальные выплаты сотрудникам, приуроченные к концу года, получили народное название «13-я зарплата». Их размеры, порядок и условия перечисления не регламентированы Трудовым кодексом (ТК РФ) и федеральными законами. Эти вопросы урегулированы локальными нормативными актами (сокращенно – ЛНА) организации.
Что такое 13-я зарплата и кому она положена
Понятие «тринадцатая зарплата» отсутствует в ТК РФ. Это премия, которую перечисляют работникам в декабре, в преддверии Нового года. Выплата выполняет функцию поощрения за труд. Это часть трудового дохода работника.
То, что годовая премия в народе называется зарплатой, – условность. Выплата может быть как меньше, так и больше, чем месячный оклад сотрудника. Порядок ее начисления, сроки и правила перечисления определяются одним из следующих документов:
📜 коллективный договор (если такой есть в организации);
Что такое коллективный договор и зачем он нужен >>>
📜 ЛНА, например, положение о премировании персонала;
📜 трудовой договор, если ежегодное денежное поощрение предусмотрено как гарантированная выплата сотруднику.
Закон не обязывает работодателя вводить такие вознаграждения для персонала. Компания сама решает, кого премировать и на каких условиях.
Поощрение может быть установлено для всего трудового коллектива или для отдельных категорий работников, связано с определенными финансовыми показателями деятельности фирмы, с KPI или стажем конкретных специалистов и т.п. Премию могут выплачивать тем, кто за год не получал дисциплинарных взысканий, только представителям топ-менеджмента и т.п.
Чтобы определить, имеет ли сотрудник право на 13-ю зарплату, нужно ознакомиться с коллективным договором или ЛНА. Рассмотрим подробнее на примерах.
1️⃣
Работник устроился в организацию. У работодателя действует ЛНА, в котором прописано, что в конце каждого года всем сотрудникам полагается стимулирующая выплата в размере двух окладов.
Если в конце года работник не получит премию, то он может обратиться в трудовую инспекцию или в суд, чтобы отстоять свое право на поощрение, т.к. оно безусловно полагается всему персоналу организации согласно ЛНА.
2️⃣
Работнику на собеседовании сказали, что в компания выплачивает 13-ю зарплату, равную одному окладу. В ЛНА указано, что данное поощрение предусмотрено только для тех, кто выполнил план продаж на 100%. Если сотрудник выполнит его на 90%, то премии не получит и не сможет отстоять свое право на это вознаграждение ни в трудовой инспекции, ни в суде.
В каком порядке начисляется годовая премия
Начисление 13-й зарплаты производится с учетом правил, которые установлены внутренней документацией организации. Предприятие вправе закрепить любые условия, если те не ухудшают положение сотрудников.
Возможны следующие варианты начисления:
1️⃣ Фиксированная сумма
Во внутренней документации организации прописывается конкретная сумма поощрения. Например, фирма вправе предусмотреть, что менеджеры по продажам в конце года получают 100 000 руб., начальники подразделений – 200 000 руб.
13-я зарплата определяется как 2% от выручки компании за год, поступившей через менеджера по продажам. Выручка составила 1 000 000 руб.
В этом случае годовая премия работника составит 20 000 руб. (1 000 000 х 2%).
2️⃣ Процент от зарплаты
Предполагается, что премиальные рассчитываются как установленная доля от тех или иных доходов, полученных сотрудником за год. Если премия по итогам года определяется в процентах от совокупного заработка, работодателю нужно документально зафиксировать перечень выплат, которые учитываются в расчете, например, оклад, оклад с надбавками, средний заработок за год и т.д. (письмо Роструда от 02.08.2023 № ПГ/16031-6-1).
Кроме этого премия может зависеть и от стажа. Например, те, кто отработал в организации менее 5-ти лет, получают 50% от оклада, а те, кто более, – 100%.
Годовая премия установлена как 50% от оклада. Сотрудник выполнил условия для ее получения. Оклад равен 150 000 руб.
В таком случае поощрение составит 75 000 руб. (150 000 х 50%).
Документы для выплаты тринадцатой зарплаты
Оформление годовой премии, квартальных, месячных и иных типов поощрительных выплат предполагает, что составляется приказ. Это кадровый документ, которым зафиксировано, кому и за что положено вознаграждение.
Если оформляют поощрение на одного человека, используется типовая форма Т-11, если на нескольких – Т-11а.
Компания вправе составить приказ по своей форме, но в нем должны присутствовать все обязательные реквизиты.
В приказе указывается следующая информация:
- название документа;
- № документа и дата составления;
- название фирмы-нанимателя;
- мотив и способ поощрения;
- сведения о поощряемых (ФИО, должность, табельный номер, структурное подразделение);
- суммы выплат по каждому поощряемому;
- основание (например, представление начальника отдела).
Приказ заверяется подписью генерального директора организации и сотрудниками, которым полагаются поощрительные выплаты.
Учет премий
Если компанией выплачивается 13-я зарплата или другие типы премий, с перечисленных работникам сумм нужно удержать и направить в бюджет НДФЛ (ст. 208 НК РФ). Любые виды поощрительных выплат облагаются страховыми взносами.
Если выплаты совершены за производственные показатели (например, за выполнение плана производства или продаж, за завершение сложного проекта и т.п.), предприятие вправе учесть их в расходах при исчислении налога на прибыль. Это правило распространяется в том числе и на премии, которые выданы после увольнения сотрудников.
В бухгалтерском учете для отражения производственных премий используется дебет 20, 26 или 44 счета (в зависимости от подразделения, в котором трудятся работники). Фирма вправе с начала года создавать резерв под выплату таких поощрений, если это предусмотрено в ее учетной политике.
Часто задаваемые вопросы
- Обязан ли работодатель выплачивать 13-ю зарплату?
Да, если в ЛНА и / или трудовом договоре с работником обозначено, что премия выплачивается с установленной периодичностью или при соблюдении определенных условий, которые выполнены специалистом.
Если из ЛНА и других документов следует, что поощрение не гарантировано, выплачивается только по решению руководителя или при хороших финансовых показателях компании, фирма вправе отказаться от перечисления средств.
- Полагается ли 13-я зарплата совместителям и работникам на испытательном сроке?
Да, если регулярные выплаты предусмотрены ЛНА или их трудовыми договорами / работник выполнил условия для получения поощрения. В других случаях – нет.
- Можно ли отказать сотруднику в выплате годовой премии, если нет внутреннего документа?
Да, если обязанность выплачивать годовую премию не зафиксирована документально.
- Надо ли платить НДФЛ и взносы с годовой премии?
Да, поощрительные выплаты являются частью заработной платы, облагаются страховыми взносами и НДФЛ.