Временное совмещение и замещения летом: как оформить замену ушедшего в отпуск сотрудника
Смотреть Содержание
Лето — сезон отпусков, и кадровикам приходится срочно искать замену ключевым специалистам. Разбираемся, когда выбрать совмещение, а когда — замещение, и как оформить все по закону.
Чем совмещение отличается от замещения
Совмещение и замещение – это разные способы временного распределения обязанностей отсутствующего сотрудника, но их часто путают.
Разберем основные отличия в таблице.
| Критерий | Совмещение | Замещение |
|---|---|---|
| Суть | Сотрудник выполняет временную дополнительную работу вместе с основной (ст. 60.2 ТК РФ) | Сотрудник временно переходит на другую должность |
| Освобождение от текущих обязанностей | Нет (выполняется свой функционал и новые задачи, например, сотрудника в летнем отпуске) | Да (полностью или частично) |
| Оформление | Письменное согласие на совмещение, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о совмещении, договор о полной материальной ответственности (если применимо), акт приема-передачи имущества (например, если совмещение связано с кассой или иными ТМЦ) | Письменное согласие работника на замещение, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ на основании допсоглашения, договор о полной материальной ответственности (если применимо) |
| Срок | Любой, если работник согласен (обычно время отпуска, болезни) | До года по ст. 72.2 ТК РФ |
| Оплата | Устанавливается доплата по соглашению сторон с учетом объема дополнительной работы (ст. 151 ТК РФ, ст. 60.2 ТК РФ). Сумма фиксированная или процент от оклада | Оплата по новой должности. Например, кладовщик (оклад 50 тыс. руб.) замещает заведующего складом (оклад 75 тыс. руб.). За период замещения зарплату кладовщика посчитают из 75 тыс. руб. |
При совмещении работник не прекращает основную деятельность, например, бухгалтер временно ведет кадровый учет, пока кадровик в отпуске. Замещение требуется, если сотрудника нужно полностью заменить. Предположим, в отпуск ушел руководитель, право подписи и функционал передан финансовому директору.
Выберите совмещение, если нагрузка небольшая и сотрудник справится с двумя ролями. Для замещения нужен полный переход.
Как оформить временное замещение сотрудника
Представим, что заведующий складом материалов ООО «Закон.рф» уходит в летний отпуск. Кладовщик физически не сможет совмещать основную работу (приемку и учет сырья) с руководящими функциями заведующего. Кадровая служба принимает решение оформить временное замещение должностей.
Почему выбран такой вариант:
- объем обязанностей требует полной занятости (утверждение документов, контроль логистики, отчетность);
- срок летнего отпуска заведующего 28 календарных дней, что делает временный перевод оптимальным решением;
- заведующий – материально-ответственное лицо, перед уходом в отпуск он передает остатки сырья приемнику должности, нельзя оставить склад без ответственного лица.
Разберемся, как оформить временное замещение сотрудника летом пошагово.
Шаг 1. Получите согласие сотрудника
Замещение возможно после получения письменного согласия сотрудника на замещение по ст. 72.2 ТК РФ. Направьте или передайте замещающему сотруднику уведомление о временном замещении, где подробно обозначьте:
👉 кого требуется заменить;
👉 на какой срок;
👉 условия оплаты.
Возьмите с работника отметку о получении (например, подпись на вашем экземпляре уведомления).
Если работник согласен временно заместить сотрудника на время его летнего отпуска, то пишется заявление о согласии в свободной форме.
«Я, Иванов Иван Иванович, согласен на временное замещение должности заведующего складом сырья и материалов с 11 августа 2025 г. по 7 сентября 2025 г. в связи с отпуском Петрова Петра Петровича».
Шаг 2. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору
В дополнительном соглашении о замещении сотрудника укажите:
- кто кого заменяет и их должности;
- новые обязанности;
- условия оплаты (например, оклад по новой должности).
Если требуется, заключите с работником договор о полной материальной ответственности.
Шаг 3. Издайте приказ о временном замещении
Можно использовать унифицированную форму, а можно составить в свободной форме, но с обязательным наличием реквизитов:
👉 ФИО и должности замещаемого и замещающего сотрудников;
👉 причину замещения (например, летний отпуск);
👉 период замещения;
👉 условия оплаты.
В качестве оснований приказа укажите заявление работника о согласии, реквизиты приказа о предоставлении летнего отпуска сотруднику.
Шаг 4. Ознакомьте сотрудника с приказом о временном замещении под подпись
Работник должен подписать приказ, подтверждая, что ознакомлен с новыми обязанностями и условиями работы.
Шаг 5. Внесите запись в личную карточку сотрудника (если ведете)
Шаг 6. Уведомьте сотрудника под подпись, если выполнение обязанностей больше не требуется
Например, заведующего вызвали из летнего отпуска на работу раньше. В этой ситуации за 3 дня уведомьте сотрудника и оформите приказ о прекращении выполнения замещения. Возьмите с сотрудника подпись, что он ознакомлен с изменениями.
Как оформить временное совмещение
Руководитель кадровой службы выбрала вид временного совмещения должностей на период отпуска кассира ООО «Закон.рф». Ее функционал взяла на себя заместитель главного бухгалтера.
Разберемся, как оформить временное совмещение пошагово.
1️⃣ Направьте уведомление сотруднику с предложением временного совмещения
В нем укажите, кого нужно заменить и на каких условиях. В том числе прописываются условия оплаты, например, доплата 20 000 руб. (фиксированный размер) или плюс 30% к окладу сотрудника. Доплата определяется по соглашению сторон. В некоторых организациях уровень доплаты прописывается в локальных актах.
2️⃣ Получите с работника согласие на совмещение
Без полученного согласия, нельзя обязать работника выполнять чужую работу. Внутреннее совмещение возможно только с письменного согласия, заявления.
3️⃣ Издайте приказ о временном совмещении
В тексте приказа укажите:
- ФИО и должность сотрудника, временно передающего обязанности;
- ФИО и должность сотрудника, временно принимающего обязанности в рамках совмещения;
- срок передачи обязанностей;
- размер доплаты (фиксированный или в процентах).
4️⃣ Заключите дополнительное соглашение к трудовому договору
В нем обязательно установите перечень дополнительных обязанностей или приложите должностную инструкцию и сделайте на нее отсылку по тексту. Работник подписывает допсоглашение, в котором обозначены все основные условия временного совмещения (доплата, срок и т.д.).
Если совмещение связано с сохранностью ценностей организации (деньги, сырье), то подпишите договор о полной материальной ответственности.
При необходимости досрочного прекращения обязанностей совмещения, уведомьте сотрудника за 3 дня до даты прекращения, издайте приказ о прекращении совмещения. Если такого уведомления не поступало, то совмещение автоматически прекращается, когда основной работник выйдет из отпуска.