Как зарегистрировать онлайн-кассу: пошаговая инструкция
Смотреть Содержание
Регистрация онлайн-кассы — это важный и ответственный процесс, который требует внимательности и аккуратности. В статье дадим пошаговую инструкцию, как успешно зарегистрировать онлайн-кассу и начать легально вести бизнес.
Зачем нужно регистрировать онлайн-кассу
Онлайн-касса — это оборудование для расчета с клиентами и учета продаж, которое в режиме реального времени передает информацию о каждой продаже в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).
Согласно Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ большинство предпринимателей и организаций должны использовать онлайн-кассы при осуществлении расчетов. Несоблюдение этого требования влечет за собой штрафы.
Регистрация онлайн-кассы — это первый и самый важный шаг к легальной работе и избежанию проблем с налоговыми органами.
- Соблюдение законодательства.
- Автоматизация учета.
- Улучшение клиентского сервиса.
- Повышение доверия потребителей.
- Удаленный доступ.
- Интеграция с другими системами.
- Контроль за оборотом товаров.
- Упрощение отчетности для бизнеса.
Как зарегистрировать онлайн-кассу: пошаговая инструкция
Рассказываем, как быстро и без ошибок зарегистрировать ККТ.
Шаг 1. Выбор онлайн-кассы
Прежде чем приступить к регистрации, нужно определиться с выбором самой онлайн-кассы и оператора фискальных данных (ОФД). ККТ должна находиться в реестре ФНС, а фискальный накопитель (ФН) — в одобренном налоговом перечне.
Существует множество моделей онлайн-касс, отличающихся функционалом, размером, мобильностью и ценой. При выборе учитывайте:
- Тип вашего бизнеса.
- Объем продаж.
- Бюджет.
- Интеграция с другими системами: если вы используете бухгалтерские программы или CRM-системы, убедитесь, что касса совместима с ними.
- Наличие фискального накопителя (ФН).
Шаг 2. Выбор оператора фискальных данных (ОФД) и заключение договора
ОФД — это посредник между онлайн-кассой и налоговой службой. Он принимает, обрабатывает и передает фискальные данные в ФНС. ОФД должен быть аккредитован. При выборе оператора обратите внимание на:
ФН — это специальное устройство, которое шифрует и хранит фискальные данные. Он является обязательным компонентом онлайн-кассы.
- Надежность и репутацию: выбирайте проверенных операторов с хорошими отзывами.
- Стоимость услуг.
- Функционал личного кабинета: удобный личный кабинет позволит отслеживать чеки, анализировать продажи и управлять кассами.
- Техническую поддержку. Важно, чтобы оператор предоставлял оперативную и квалифицированную помощь.
Заключить договор с ОФД можно на его официальном сайте. Для этого пройдите регистрацию, подберите подходящий тариф и внесите оплату. Оператору нужно будет предоставить информацию об организации или ИП.
Шаг 3. Получение усиленной электронной подписи (УКЭП)
Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она также понадобится для работы с электронными документами. Оформить УКЭП можно в налоговой. Для этого соберите необходимые документы, заполните заявление и запишите данные на токен в отделении.
Шаг 4. Регистрация онлайн-кассы через личный кабинет ФНС
Для регистрации вам понадобится электронная подпись. Зайдите в личный кабинет налогоплательщика в раздел "Контрольно-кассовая техника" или "Учет ККТ". Выберите пункт "Зарегистрировать ККТ". Заполните заявление в электронном виде.
Сведения, которые понадобятся:
- Данные организации.
- Место установки ККТ: точный адрес, где будет использоваться касса.
- Модель и заводской номер ККТ.
- Модель и заводской номер ФН. На этом этапе сайт ФНС автоматически проверит, есть ли ККТ и ФН в реестре налоговой.
- Сведения о ККТ: в списке выберите все параметры онлайн-кассы. Например, «ККТ используется для расчетов в информационно-коммуникационной сети «Интернет» или «ККТ используется для развозной или разносной торговли». Указать особые параметры можно только на этом этапе — добавить их позже не получится.
- Оператор ОФД, с которым вы подписали договор, из списка.
Подпишите заявление электронной подписью и отправьте в ФНС. Налоговая служба сверит данные в заявлении с информацией из государственных баз данных. При отсутствии расхождений онлайн-кассе будет присвоен уникальный номер регистрации.
Шаг 5. Фискализация онлайн-кассы
После успешной регистрации в ФНС и получения регистрационного номера фискализируйте кассу. Это нужно сделать в течение одного дня. Войдите в режим программирования или настроек, инструкции по входу в этот режим обычно указаны в руководстве пользователя вашей кассы. Затем введите полученный регистрационный номер кассового аппарата, свой ИНН и другие необходимые данные.
Дождитесь, пока будет напечатан чек, содержащий информацию о фискализации. В чеке указан фискальный признак документа (ФП или ФПД) — это число из 10 цифр, которое понадобится для ввода на сайте ФНС.
Порядок действий фискализации отличается для каждой модели кассового аппарата. Вводите все данные правильно, даже небольшая ошибка может обернуться необходимостью замены фискального накопителя, что повлечет за собой незапланированные траты для предприятия.
Шаг 6. Отчёт о регистрации ККТ
Чтобы завершить регистрацию, вернитесь в раздел «Регистрации ККТ» на сайте ФНС и нажмите «Завершить регистрацию». В появившемся окне заполните данные: фискальный признак документа (10 цифр из чека), дату и время получения ФПД и его порядковый номер. После этого нажмите «Подписать и отправить».
Шаг 7. Регистрационная карточка ККТ
После успешного рассмотрения отчета налоговой инспекцией в личном кабинете налогоплательщика станет доступна карта регистрации ККТ, заверенная УКЭП.
До получения этой карточки использовать онлайн-кассу нельзя.
Шаг 8. Регистрация онлайн-кассы на сайте ОФД
Чтобы онлайн-касса передавала данные оператору, ее нужно зарегистрировать в ОФД. Для этого зайдите в личный кабинет вашего ОФД. Нажмите «Подключить ККТ — Регистрация ККТ», укажите необходимую информацию об устройстве и его регистрационные данные. После этого онлайн-касса синхронизируется с ОФД, и оператор начнёт передавать данные о продажах в налоговую.
Невыполнение данной регистрации приведёт к тому, что ОФД перестанет передавать информацию об операциях в налоговые органы, а это повлечет за собой блокировку кассового аппарата по истечении 30 дней.
Как еще можно зарегистрировать онлайн-кассу
Есть еще несколько способов регистрации ККТ.
Через оператора фискальных данных
С 2025 года бизнес, работающий с ОФД, может регистрировать кассы через оператора, и он самостоятельно отправит данные в ФНС. Регистрация аналогична, как на сайте ФНС. В личном кабинете ОФД зайдите в раздел регистрации ККТ. Заполните все поля в заявлении, следуя инструкциям в окне регистрации. Подпишите и отправьте заявление. После отправки нужно ожидать уведомление о присвоении регистрационного номера ККТ. Следить за статусом можно в списке всех ККТ пользователя в личном кабинете ОФД.
После получения уведомления о присвоении регистрационного номера нужно сформировать на ККТ «Отчет о регистрации» и отправить сведения из него в ФНС через личный кабинет ОФД. Процесс идентичен процессу отправки заявления на регистрацию ККТ через сайт налогоплательщика.
После получения ответа на отправку сведений из отчета будет готова карточка ККТ. Онлайн-касса готова к использованию и может формировать фискальные документы.
Через портал Госуслуги
Также с 2025 года кассу можно зарегистрировать через портал «Госуслуги» (Федеральный закон от 08.08.2024 № 274-ФЗ). Нужно зайти в личный кабинет, заполнить заявление, подписать его и отправить. После этого в течение одного дня к вам поступит регистрационный номер ККТ. Кассу в это время использовать нельзя.
В интерфейсе кассы введите полученный номер и сформируйте отчет о регистрации ККТ. Заполните заявление по его данным в личном кабинете и отправьте в ФНС через Госуслуги. Получите карточку регистрации ККТ в личном кабинете. Затем зарегистрируйте онлайн-кассу в ОФД.
Лично в ФНС или в Центре технического обслуживания (ЦТО)
Для регистрации кассы можно обратиться в УФНС. Для этого нужно заполнить заявление по форме КНД 1110061.
Также можно обратиться в ЦТО, который специализируется на обслуживании и регистрации онлайн-касс. Сотрудники ЦТО помогут заполнить заявление, настроить кассу и зарегистрировать ее в ФНС. Услуга платная. Регистрация происходит в течение 5 рабочих дней после подачи заявления.
Если обращаетесь лично, при себе нужно иметь паспорт.
Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы
Документы, которые нужны для регистрации ККТ:
- Заявление по форме КНД 1110061.
- Паспорт заявителя или его законного представителя.
- Технические паспорта кассы и фискального накопителя.
- Договор с оператором фискальных данных.
- Договор аренды помещения.
Если у вас несколько касс, тогда пакет документов нужен на каждую из них.
Полезные советы и рекомендации
- Заранее подготовьте все необходимые документы. Это поможет вам избежать задержек и ошибок при регистрации.
- Внимательно читайте инструкции. Руководство пользователя онлайн-кассы содержит важную информацию о ее настройке и эксплуатации.
- Перед тем как отправить заявление на регистрацию, проверьте все сведения.
- Регулярно проверяйте работоспособность кассы. Убедитесь, что касса правильно печатает чеки и передает данные в ОФД.
- Если у вас возникли вопросы или трудности, обращайтесь в ЦТО или к оператору фискальных данных.
FAQ
- Почему налоговая может отказать в регистрации ККТ?
Отказ в регистрации кассового аппарата возможен, если не предоставлен полный пакет документов, указаны неверные сведения, модель ККТ не включена в государственный реестр или нет договора с ОФД.
- Какие основные этапы регистрации онлайн-кассы?
Основные этапы регистрации онлайн-кассы:
— Приобретение онлайн-кассы и фискального накопителя.
— Заключение договора с оператором фискальных данных.
— Регистрация ККТ в налоговой инспекции.
— Настройка кассы и интеграция с ОФД.
- Что делать после регистрации онлайн-кассы?
После успешной регистрации ККТ в ФНС нужно:
— Ввести регистрационный номер, присвоенный ФНС, в настройки кассы.
— Настроить связь кассы с вашим ОФД. Обычно это делается путем ввода данных вашего ОФД в настройки кассы.
— Провести тестовую операцию. Сформировать чек продажи и убедиться, что он успешно отправлен в ОФД и отображается в вашем личном кабинете на сайте ОФД.