Как ответить на требование ФНС о даче пояснений
Смотреть Содержание
Получение требования от ФНС о даче пояснений — это не повод для паники, а стандартная процедура налогового контроля. Разберемся, что сделать в первую очередь после получения требования, как подготовить ответ о даче пояснений и представим образец ответа.
Получение требования и первоначальные действия компании
Налоговая инспекция вправе истребовать у плательщика предоставление документов в рамках проверки по ст. 93 НК РФ или пояснить определенную хозяйственную ситуацию. Требование направляется плательщику:
- по ТКС через оператора ЭДО;
- по почте России заказным письмом;
- через личный кабинет налогоплательщика;
- вручается лично.
Что делать компании при получении требования
Даем пошаговую инструкцию, как бухгалтеру реагировать на требование от ФНС по представлении пояснений.
Шаг 1. Зафиксировать дату получения
С этого момента начинается отсчет срока на подготовку ответа. Если применяется ЭДО, то дата получения автоматически фиксируется в системе.
Шаг 2. Внимательно изучите требование
Обратите внимание на:
- номер и дату требования;
- кем и на каком основании направлено (должны быть ссылки на статьи НК РФ, например, на п. 3 ст. 88 НК РФ);
- какие документы являются предметом запроса, за какой период;
- причину получения требования (расхождение данных, несоответствие доходов, ошибка в расчете налоговой базы и прочее);
- срок представления пояснений (по общему правилу – это 5 рабочих дней с даты получения).
Шаг 3. Проанализируйте вопросы, указанные в требовании
Перед составлением пояснений глубоко проанализируйте суть претензий налоговиков.
| О чем речь в требовании о даче пояснений | Описание |
|---|---|
| Расхождения с контрагентами | Свяжитесь с контрагентом и уточните, подана ли ими декларация, сверьте свои документы и данные контрагентов, проверьте не было ли технических ошибок в представленной декларации (и в системе 1С) |
| Ошибки в расчетах, несоответствие уровня рентабельности | Проведите повторный расчет налоговой базы, подготовьте экономическое обоснование расходов (почему повысилась себестоимость в отчетном периоде, почему увеличились коммерческие расходы и т.д.). В первую очередь вы сами должны понимать, корректно или нет представлена информация в отчетности. От этой точки выстраивается логика составления ответа на требование о даче пояснений |
| Из требования ясно, что проверяют контрагента, а не вас | Свяжитесь с партнером и уведомите его, что в компанию поступил запрос о представлении документов или даче пояснения |
Если ошибка очевидна и признается плательщиком, то подается уточненная налоговая декларация (ст. 81 НК РФ). В пояснениях в таком случае указывается, когда подана корректировка и недоимка в бюджет уплачена до подачи корректировки.
Дополнительно можно приложить платежное поручение на уплату недоимки и пеней.
Как составить письменный ответ на требование ФНС
Ответ на полученное требование направляется в ту же инспекцию, которая его направила. Структура ответа должна быть четкой и логичной, не представляйте то, что вас не просят. Пишите строго по пунктам требования.
Шапка документа о даче пояснений
В шапке документа указывается наименование налогового органа (берите из требования), адрес, должность и ФИО руководителя инспекции (или инспектора, который направил требование). Укажите данные вашей организации (ИНН, КПП, адрес, номер телефона, представителя, ФИО и должность директора).
Обязательно прописывается дата ответа и исходящий номер (если ведется учет исходящей корреспонденции).
Название ответа может быть таким:
- пояснение на требование № 123 от 25 августа 2025 г.;
- пояснение по налоговой декларации по НДС за 3 квартал 2025 г.;
- ответ на требование № 123 от 25 августа 2025 г. о даче пояснений.
Основная часть ответа
Основная часть ответа аналогично содержит номер и дату полученного требования.
«В ответ на ваше требование о даче пояснений от 25 августа 2025 г. № 123 сообщаем следующее:».
В содержательной части информацию излагайте последовательно, по пунктам документа, ответьте на каждую претензию, но лишнего не пишите. Если вы согласны с ошибкой, то честно признайте ее и укажите причину:
👉 техническая ошибка;
👉 опечатка;
👉 сбой в программе.
Сообщите, что уточненная декларация подана, укажите ее реквизиты.
Если вы не согласны с претензией инспектора, то приведите детальные и аргументированные возражения. По тексту пояснений сошлитесь на конкретные пункты НК РФ, писем Минфина, ФНС, судебную практику. Подкрепите текст расчетами и ссылками на первичные документы.
Если требование касается НДС, то иногда и дача пояснений не пригодится, достаточно поставить галочку, что информация заполнена в книге покупок (книге продаж) верно.
«Указанное в требовании расхождение по счету-фактуре №123 от 1 августа 2025 г. с контрагентом ООО «Бетта» возникло из-за технической ошибки в книге покупок контрагента. В качестве подтверждения предоставляем копию оригинала счет-фактуры, подтверждающую правомерность применения налогового вычета. ООО «Бетта» уведомлено о расхождениях и необходимости подачи уточненной налоговой декларации по НДС.»
Пример формулировки, если претензии налогового органа возникли из-за отраженных расходов:
«Коммерческие расходы в сумме 150 000 рублей считаем экономически обоснованными. Затраты направлены на получение дохода, что подтверждается договором №123 от 10 января 2025 г., актом оказанных услуг от 2 августа 2025 г. Уровень рентабельности в отчетном периоде снизился из-за ежегодного сезонного спада (повышения закупочных цен на сырье и пр.).»
Если есть доказательства, то можете вставить конкретные диаграммы, таблицы с историческими сезонными данными или приложить многочисленные письма о повышении закупочных цен.
Ответ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо по доверенности. Допускается указывать исполнителя ответа, например, главный бухгалтер, его ФИО и номер телефона для связи. Инспектор прекрасно понимает, что руководитель крупной фирмы не будет самостоятельно готовить ответ о даче пояснений, за его подготовку ответственный главбух или иное лицо компании.
Какие документы приложить к ответу на требование ФНС
Обычно, ответ на требование о даче пояснений простым объяснением ситуации не заканчивается. Бухгалтер в подтверждении правомерности совершенных действий прикладывает документы.
💡 Если требование налоговой связано с конкретным покупателем, и она просит ОСВ сч. 62, не давайте всю оборотку в разрезе контрагентов. Сделайте отбор в 1С по тому партнеру, который фигурирует в требовании.
«К настоящему письму прилагаются:
- счета-фактуры за 4 квартал 2025 г. по контрагенту ООО «Бетта»;
- договор поставки № 123 от 10 января 2025 г.;
- акт сверки с контрагентом за 2025 г. и т.д.»
Образец ответа на требование ФНС о даче пояснений
ООО «Закон.рф» получено от налоговой инспекции требование о даче пояснений о возможном занижении налоговой базы по страховым взносам за полугодие 2025 года. Поводом для требования стало то, что у двух работников компании среднемесячная заработная плата оказалась ниже установленного МРОТ.
Компания оперативно отреагировала на запрос контролирующего органа:
- подготовлено письмо-пояснение;
- детально изложены причины сложившейся ситуации;
- приложены подтверждающие документы.
Суть объяснений: указанные сотрудники работают на условиях неполного рабочего времени, что подтверждается заключенными трудовыми договорами. Установленные должностные оклады при полной ставке превышают действующий МРОТ.
Направили ответ: что делать дальше
Обязательно выполните следующее:
✅ распечатайте требование, укажите на нем дату получения и дату ответа;
✅ ответ о даче пояснений распечатайте и приложите к требованию;
✅ выведите на печать все квитанции, подтверждающие направление ответа (из ЭДО), сделайте копии чеков отправки заказным письмом или иные аналогичные документы;
✅ пакет документов уберите в папку для хранения.
Это поможет избежать ситуаций, когда налоговая предъявит компании, что она не ответила на запрос.
После получения пояснений инспекция или снимет претензии, закроет вопрос, или запросит дополнительные документы. Если вы не согласны с решением инспекции, вынесенным по итогам рассмотрения пояснений, обжалуйте его в вышестоящем налоговом органе или в суде.
Получение требования о даче пояснений — это диалог с налоговым органом, а не приговор. Ключ к успешному разрешению ситуации — это оперативность, внимательность и аргументированность.
💯 Не игнорируйте запросы ФНС. Потратив время на качественный анализ и подготовку юридически выверенного ответа, подкрепленного документами, вы минимизируете риски финансовых потерь и сохраните деловую репутацию компании.