Какие документы нужны для оформления командировки: формы и образцы, коды для табеля

Смотреть Содержание

• Что такое командировка
• Приказ на командировку
• Авансовый отчет: как составить
• Как отразить командировку в табеле
• FAQ

Что такое командировка

Командировка — это служебная поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения рабочих обязанностей вне постоянного места работы (ст. 166 ТК РФ). Главная цель командировки — выполнение задач, связанных с производственной необходимостью, обучением, переговорами, участием в конференциях или проверкой филиалов компании.

Во время командировки за работником сохраняются:

• Средний заработок за все дни, включая дорогу и выходные, если они приходятся на период поездки;
• Компенсация расходов, связанных с проживанием, проездом, суточными и иными затратами, подтверждёнными документами;
• Гарантии по возвращении к основному месту работы.

Приказ на командировку

Чтобы отправить специалиста в командировку, компании надо издать письменное распоряжение – приказ (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Для оформления приказа о командировке фирма может применять унифицированный бланк Т-9 (если в поездку отправляют одного работника), Т-9а (если нескольких) или самостоятельно разработанную форму.

В приказе отразите следующие сведения:

• наименование работодателя;
• ФИО сотрудника;
• его должность;
• место поездки;
• ее временной диапазон;
• цели сотрудника.

Если для проезда к месту назначения будет использоваться служебное авто, транспорт самого сотрудника или иных лиц (на основании доверенности), этот момент необходимо отразить в приказе.

Готовый приказ подписывает руководитель организации или иное лицо, которое имеет полномочия отправлять персонал в командировки. С документом нужно ознакомить сотрудника под подпись, в противном случае его нельзя будет привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение распоряжения.

Дополнительно нужна документация, предусмотренная локальными нормативными актами (сокращенно – ЛНА) предприятия. Например, к такой может относиться служебная записка, составленная начальником направленного в поездку сотрудника, где будут перечислены поставленные перед гражданином задачи.

Дополнительно ЛНА может предусматриваться оформление следующих документов:

• служебного задания;
• командировочного удостоверения;
• отчета о выполненном поручении и другие.

Авансовый отчет: как составить

Авансовый отчет — это второй документ, который обязателен по командировкам. Его надо слать работодателю в течение 3 рабочих дней. Компании могут использовать утвержденную форму (АО-1) или разработать ее самостоятельно.

В документ включается следуюая информация:

• название фирмы-нанимателя;
• ФИО сотрудника;
• должность, табельный №, структурное подразделения;
• сумма полученного аванса;
• его назначения;
• сумма израсходованных средств;
• остаток / перерасход средств.

Составленный документ предоставляется в бухгалтерию, после ее проверки удостоверяется руководителем командированного.

К авансовому отчету должна быть приложена документация, удостоверяющая понесенные расходы. Это документальное подтверждение расходов за проезд и проживание, за покупку постельных принадлежностей в поездах и прочее.

Как отразить командировку в табеле

Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ наниматель обязан вести учет рабочего времени каждого сотрудника. Это правило касается и командированных специалистов. Данные вносятся на основании приказов об их направлении в служебную поездку. Кадровик по своему усмотрению отмечает дни командировки любым из двух способов:

• буквенным – «К»;
• цифровым – «06».

Длительность отработанного времени не указывается.

Если совместитель направлен в командировку по второму месту работы, то первый наниматель по согласованию со специалистом вправе предоставить тому отпуск без сохранения зарплаты на весь период поездки. В этом случае в табеле ставится буквенный код «ДО» или цифровой «16».

FAQ

• Нужно ли оформлять командировочное удостоверение?

Нет, с 2015 года оформление командировочных удостоверений не является обязательным, если иное не установлено внутренними документами организации.

• Как отчитываться после командировки?

Работник обязан представить авансовый отчет с подтверждающими документами (билеты, чеки, квитанции) не позднее трёх рабочих дней после возвращения из командировки.

• Может ли работодатель отправить работника в командировку без приказа?

Нет, нельзя. Командировка оформляется только на основании приказа (распоряжения) работодателя. Без приказа поездка не считается официальной командировкой, а расходы работника не могут быть признаны командировочными.

Приказ является основным документом, подтверждающим факт направления сотрудника в командировку и основанием для:

👉 начисления суточных и возмещения расходов;

👉 сохранения среднего заработка;

👉 оформления авансового отчёта по возвращении.

Отсутствие приказа может привести к спорам с налоговыми органами и трудовой инспекцией, поскольку поездка не будет иметь правового статуса служебной командировки.

• Какие обязательные документы для оформления командировки?

Для правильного оформления командировки работодатель должен подготовить и оформить ряд обязательных документов. Ключевые из них:

📜 Приказ о направлении в командировку — основной документ, подтверждающий факт служебной поездки. В нём указываются Ф.И.О. сотрудника, место и срок командировки, цель поездки.

📜 Авансовый отчёт — оформляется сотрудником по возвращении для подтверждения расходов (проезд, проживание, иные затраты).

📜 Документы, подтверждающие расходы — билеты, чеки за проживание, квитанции, проездные документы и т. п.

Остальные — если прописаны во внутренних документах работодателя.

• Может ли командировка быть однодневной?

Да, командировка может быть однодневной, если сотрудник направляется выполнять служебное задание в другой населённый пункт и возвращается в тот же день. Закон не устанавливает минимальной продолжительности командировки — главное, чтобы были соблюдены условия: поездка оформлена приказом работодателя и связана с выполнением трудовых обязанностей вне места постоянной работы.