Книга учета доходов и расходов: обязанность ведения, сроки хранения, отвественность
Смотреть Содержание
Книга учета доходов и расходов (сокращение – КУДиР, КУД) – это налоговый регистр, который ведут частные предприниматели и юридические лица на УСН. На основе внесенных в нее данных исчисляется налоговая база. Это упрощенная версия бухгалтерского учета, которая позволяет, отразив доходы и расходы хозяйствующего субъекта, определять его обязательства перед бюджетом.
Что понимается под КУДиР и зачем ее заполняют
КУДиР для ИП и предприятий на упрощенной системе налогообложения (УСН) – обязательный к заполнению документ. Его нужно вести независимо от того:
- какой объект УСН выбран;
- получил ли бизнесмен доход в текущем году или нес убытки.
Книгу обязаны заполнять частные предприниматели на любых системах налогообложения, кроме АвтоУСН.
Книга учета доходов при ПСН и других режимах, применяемых ИП, является освобождением бизнесмена от ведения бухучета. На основании внесенных в нее данных заполняется декларация и определяется сумма перечисляемого в казну налога.
Если применяются режимы ПСН или УСН, то КУДиР используется для контроля соблюдения лимитов по выручке. В этих и других случаях регистр может потребоваться для получения банковской ссуды или оформления налоговых каникул. Его вправе потребовать налоговики. Если он нужен при проведении выездной проверки, у налогоплательщика на предоставление есть 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК РФ). Если требуется для камеральной – до 5 рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК РФ).
Требования к заполнению КУДиР
Правила определены Приложением 5 к Приказу ФНС от 07.11.2023 №ЕА-7-3/816@. Устанавливается, что в регистре отражаются операции хозяйствующего субъекта, которые:
✅ совершались за отчетный период;
✅ удостоверяются подтверждающими документами, составленными на русском языке или сопровождаемыми построчным переводом.
Установлено, что книга доходов и расходов заполняется в течение 12-ти месяцев года, а с 1-го января заводится новая. Предприниматели на ПСН вправе вести общую КУД или отдельную по каждому патенту.
Компания ведет одну КУД по всей организации, не предусмотрено заполнение отдельных регистров для разных подразделений.
Доходы в КУД отражаются в момент фактического получения денег, расходы – в дату списания средств (кассовый метод). Единственное исключение – ИП на ОСНО, который вправе также использовать метод начислений.
В качестве элемента доходов не нужно отражать то, что не подлежит обложению налогами, например, внесение личных средств бизнесмена в развитие бизнеса.
Книга учета расходов и доходов при УСН может быть оформлена как на бумаге, так и в электронном виде. В первом случае все листы нумеруются и прошиваются в начале года, во втором – в завершении, когда регистр распечатывается. Предприниматели на ПСН печатают КУД после окончания периода действия патента.
Если бизнесмен предпочитает бумажный вариант, актуальная форма КУДиР скачивается из информационных бухгалтерских систем, приобретается на маркетплейсе или в магазине канцтоваров.
Совершенные фирмой или ИП операции отражаются в порядке хронологии. На последнем листе обязательно указывается общее количество страниц документа. Эта запись удостоверяется подписью ИП или гендиректора юрлица, оттиском печати (если таковая имеется).
❗️ Заполненная КУДиР не заверяется в ИФНС. Единственное исключение – ИП на ОСНО. Они предоставляют КУД в свою ИФНС одновременно с декларацией 3-НДФЛ до 30-го апреля.
Книга должна храниться на предприятии, потому что ее нужно предоставлять по первому запросу налоговиков. Например, ее могут потребовать при проведении налоговой проверки или в соответствии с нормативными актами региона РФ.
Порядок заполнения книги
Как заполнять книгу учета доходов и расходов? Ответ на этот вопрос содержится в Приказе ЕА-7-3/816@. Нюансы внесения данных зависят от того, какой вид УСН выбран хозяйствующим субъектом:
объект «Доходы» — титульный лист, разделы 1 и 4
объект «Доходы минус расходы» — титульный лист, разделы 1, 2 и 3.
Сколько нужно хранить книгу
- Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, книга по общим правилам должна храниться не менее пяти лет. Если ее ведет ИП на ОСНО, то этот период уменьшается до четырех лет.
- Если бизнесмен на УСН ведет КУДиР «доходы минус расходы» и списывает убытки прошлых периодов, то она хранится в течение всех лет списания убытков и еще пять лет.
- Если фирма или ИП списывает просроченный долг, то КУДиР хранится в течение трех лет с момента его возникновения и еще пять лет.
Какова ответственность за ошибки в ведении КУДиР
Для предпринимателей, которые нарушают правила ведения книги, предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ. Наказание наступает:
- за ошибки в КУД за один год – 10 тыс. руб.;
- за ошибки в регистре за несколько лет – 30 тыс. руб.
Если допущенные ошибки привели к недоплате налога, то санкция составит 20% от величины недоимки, но не менее 40 тыс. руб.
К категории нарушений относится непредоставление КУДиР с расходами и доходами по запросу налоговых органов. Если запрос был сделан в отношении самой организации или ИП, предусмотрен штраф по п. 1 ст. 126 НК РФ – 200 руб., если в отношении ее контрагента, то по п. 2 ст. 126 НК РФ – 10 000 руб.
Дополнительно за непредоставление КУД налоговикам предусмотрена административная ответственность. Согласно п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, должностное лицо организации карается штрафом 300-500 руб.