Инструкция по составлению письма поставщику об отсрочке платежа

Смотреть Содержание

• Когда просить об отсрочке платежа
• Особенности подготовки письма об отсрочке по 44-ФЗ
• Порядок подготовки письма об отсрочке платежа
• Кто подписывает письмо об отсрочке платежа
• Образцы писем об отсрочке платежа

Скачать образцы документов и разъяснения ведомств

💾 Гарантийное письмо об отсрочке платежа

💾 Письма об отсрочке платежа в связи с тяжелым финансовым положением заказчика

💾 Письмо о задержке поставки товара от поставщика

💾 Совместное письмо Минфина, МЧС, ФАС России № 24-06-05/26578/219-АГ-70/МЕ/28039/2 от 03.04.2020

Когда просить об отсрочке платежа

В деловой переписке письмо с просьбой отсрочки даты платежа, адресованное поставщику товаров, работ и услуг (ТРУ), — документ не обязательный. Но применяется он часто. Повод для его использования — существующий или ожидаемый недостаток средств для погашения долга перед контрагентом.

Письмо контрагенту об отсрочке платежа составляют в свободной форме. Заказчик указывает в письме фразу «прошу произвести оплату оставшейся суммы платежа» или аналогичную и отправляет обращение:

• по собственной инициативе;
• в ответ на претензию поставщика.

Письмо об отсрочке платежа свидетельствует:

👉 о признании факта неоплаченной поставки ТРУ;

👉 готовности погасить задолженность по платежу после преодоления трудностей;

👉 признании сумм, подлежащих перечислению, в том числе в части оговоренных в договоре санкций;

👉 наличии у покупателя конкретных сроков погашения задолженности.

Особенности подготовки письма об отсрочке по 44-ФЗ

В ходе исполнения контракта периодически возникают проблемы не только с оплатой, но и со сроками поставки. Срок исполнения (поставки) — одно из существенных условий (п. 1 ст. 432 ст. 506, 508 ГК РФ, п. 2 ст. 42 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ).

Изменения допустимы только в ограниченных случаях, если:

1. Заказчику из числа указанных в п. 6, 11 ст. 161 БК РФ изменили лимиты на закупку (письмо Минфина от 18.03.2020 № 24-03-06/21073).
2. Стороны заключили контракт на строительство, реконструкцию, капремонт, снос объектов капстроительства, проведение работ по сохранению культурного наследия, и стоимость такого госконтракта изменилась не больше чем на 30% из-за удорожания строительных материалов и оборудования (постановление Правительства от 09.08.2021 РФ № 1315).
3. Между заказчиком и поставщиком заключен долгосрочный контракт, и сроки его исполнения изменило правительство или местные органы власти (п. 2-4 ч. 1 ст. 95 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ).
4. Стороны заключили госконтракт, по которому правительство определило дополнительные условия, не связанные с его предметом (ч. 1 ст. 111 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ).
5. Заказчик заключил соглашение с единственным поставщиком по п. 1, 8, 22, 23, 29, 32, 34, 51 ч. 1 ст. 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (п. 10 ч. 1 ст. 95 44-ФЗ, письма Минфина № 24-03-07/99602 от 19.12.2019, № 24-03-07/99997 от 20.12.2019) и другие.

В других случаях изменять сроки поставки нельзя (ч. 1 ст. 95 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ). Но поставщик вправе поставить товар раньше установленного срока, если заказчик согласен с такими условиями. Если нормативное регулирование позволяет, стороны изменяют сроки, подписывая дополнительное соглашение.

Исполнитель направляет заказчику письмо об увеличении сроков поставки, в котором указывает причину отсрочки и ссылается на законодательные основания. Затем стороны составляют и подписывают дополнительное соглашение. Заказчик обязан направить сведения об изменении госконтракта в реестр контрактов в течение 5 рабочих дней с даты заключения дополнительного соглашения (ч. 3 ст. 103 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ).

Порядок подготовки письма об отсрочке платежа

Унифицированной формы обращения к контрагенту об отсрочке платежа законодательством не предусмотрено. Заказчик вправе прописать любой текст в рамках делового документооборота с вежливым обращением «прошу вас согласовать оплату товара в рассрочку» и указать причины образования задолженности.

1️⃣ Пропишите реквизиты отправителя и получателя

Укажите в "шапке" письма:

• наименование организации-отправителя (или ИП);
• реквизиты отправителя (ИНН, КПП, юридический адрес и др.);
• наименование фирмы (Ф.И.О. предпринимателя), которой направляется письмо с просьбой.

Впишите дату составления, исходящий номер документа.

2️⃣ Опишите цель обращения

В тексте укажите:

• реквизиты договора, на основании которого была осуществлена поставка товаров, работ и услуг;
• факт наличия долга по оплате и неустойку (суммы платежа обязательно укажите прописью);
• причину обращения («в связи с невозможностью исполнить обязательство в срок по причине…» и т. п.);
• цель обращения об отсрочке платежа («во избежание конфликта», «для решения вопроса» и др.).

3️⃣ Выразите суть просьбы

Выскажите пожелание об отсрочке платежа. Вежливо разъясните причины задержки платежа и попросите отсрочку даты взаиморасчетов. Используйте фразы: «Просим Вас», «Обращаемся с просьбой». Обращаться к партнеру по бизнесу необходимо в уважительной форме.

Приведите аргументы для отсрочки платежа, опишите, почему поставщику выгодно пойти на уступки.

При составлении письма о просьбе оплатить товар до определенного числа внесите в текст ожидаемый срок погашения обязательств.

Укажите в тексте несколько просьб к контрагенту, перечислите их отдельными пунктами или абзацами.

Если рассчитываете на получение ответа в определенный срок, корректно обозначьте это в тексте просьбы.

Кто подписывает письмо об отсрочке платежа

В заключительной части письма об отсрочке платежа ставится подпись руководителя организации с расшифровкой, подпись главного бухгалтера. Печать в письме об отсрочке ставится при ее наличии.

Образцы писем об отсрочке платежа

Так выглядит образец письма о предоставлении отсрочки платежа поставщику товара: