Как составить гарантийное письмо об оплате по 44-ФЗ
Смотреть Содержание
Заказчик отправляет поставщику гарантийное письмо на оплату контрактов по 44-ФЗ для подтверждения объема и срока расчетов по своим обязательствам. Но чтобы такой документ имел юридическую силу, его нужно правильно составить.
Скачать образцы документов
💾 Гарантии на оплату обязательств
💾 Гарантийное письмо об оплате в word
💾 Гарантийное письмо в госзакупках по ГОЗ
💾 Информационное письмо — оплата суммы от подрядчика за комиссию гарантийного обеспечения
Когда оформляют гарантийные письма
Заказчики делают письменную гарантию для поставщиков, а поставщики составляют гарантийные письма к тендерной заявке или к контрактным обязательствам. После исполнения госконтракта заказчик обязан заплатить поставщику, это надо сделать в течение 7 рабочих дней после подписания документов приемки (ч. 13.1 ст. 34 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ).
Но бывают ситуации, когда в организации не хватает финансирования для оплаты исполнителю. В таком случае заказчик направляет контрагенту гарантийное письмо. Оно не является коммерческим или финансовым документом, но на его основании заказчик гарантирует факт оплаты и устанавливает предельные сроки, в которые перечислит деньги поставщику.
Гарантийное письмо формируют по инициативе организации-заказчика или в ответ на претензию поставщика. Составляя гарантию на имя исполнителя, заказчик подтверждает наличие задолженности. Это освобождает стороны от подписания дополнительного соглашения с новыми условиями госконтракта.
Если организация-заказчик предоставила такую гарантию, поставщик откладывает начисление пеней и штрафов за просрочку платежа.
Гарантию составляют и поставщики. Если заказчик предусмотрел в извещении оплату гарантии для обеспечения заявки, обязательств по контракту, а у исполнителя отсутствуют средства на специальном счете, он вправе предоставить гарантийное письмо (на фирменном бланке предприятия за подписью уполномоченного лица участника, с указанием по тексту гарантийного письма на номер и наименование закупочной процедуры), направив его заказчику и оператору электронной площадки. Такое обращение формируют в электронном виде и подписывают квалифицированной ЭП.
Как правильно составить гарантийное письмо по госзаказу
В законодательных актах и нормативах нет требований к гарантийному письму по 44-ФЗ и унифицированные формы для такого обращения. Заказчику следует руководствоваться общими правилами делового документооборота.
Предлагаем инструкцию по написанию гарантии:
- Документ составляется на фирменном бланке организации-заказчика.
- Ему присваиваются обязательные реквизиты — дата, исходящий номер.
- В правом верхнем углу прописывается адресат — руководитель или иное уполномоченное лицо исполнителя, его фамилия и инициалы.
- Указывается наименование регистра.
- В тексте следует подробное описание — должник обязуется оплатить товары, работы или услуги по госконтракту и по счету (счету-фактуре, товарной накладной, акту сдачи-приемки) в установленном размере и в определенный срок. Допускается указать причину образования задолженности. Если по условиям контракта предусмотрены несколько платежей, в гарантии расписывается обновленный график перечисления денежных средств. Заказчик вправе самостоятельно рассчитать и прописать размер штрафных санкций, которые будут выставлены за невыполнение обязательств.
- Прописываются данные об организации и ее банковские реквизиты.
- Вносятся сведения об ответственных лицах и об исполнителе: Ф.И.О. и контактная информация.
Гарантию заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, так как в документе устанавливается финансовая ответственность заказчика. Печать ставится, если учреждение использует ее в работе.
Образец гарантийного письма об оплате товара
|
Руководителю ___________________ ___________________ ___________________ Гарантийное письмо Настоящим ___________________ (название компании) гарантирует оплату счета № ______________ от ________________ по государственному контракту №____________ от __________ в размере ________________ рублей в течение _____ дней. Банковские реквизиты:
Контактное лицо:_________________________________________ Тел: __________________ Е-mail: ________________ Генеральный директор ______________/______________________/ Подпись Ф.И.О. Главный бухгалтер _________________/_______________________/ Подпись Ф.И.О. М.П. Дата «___» ___________________20____г |
А это пример гарантии от заказчика.
Как написать по гособоронзаказу
Заказчики и исполнители государственного оборонного заказа работают по правилам Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ. Для ГОЗ обязательно банковское сопровождение госконтрактов. Исполнители открывают отдельный счет в уполномоченном банке, и все платежи переводятся на этот платежный реквизит. Если заказчик гособоронзаказа не успевает рассчитаться в срок, он формирует гарантию на имя поставщика.
Правила составления такого обращения ничем не отличаются от порядка по 44-ФЗ. Вот как написать правильно гарантийное письмо на оплату счета для ГОЗ (контрактов):
- Укажите отправителя (заказчика) и получателя (исполнителя).
- Проставьте основные реквизиты — номер, дату.
- Озаглавьте документ.
- Перечислите причину и основание обращения.
- Сошлитесь на контракт, счет на оплату.
- Определите срок погашения задолженности.
- Подпишите у руководителя.
Как избежать ошибок
Хотя гарантийное письмо — это некоммерческий документ, содержание должно носить строго формальный характер. Используйте в тексте официальный стиль и избегайте простых речевых оборотов. Обращение составляют так, чтобы не возникало поводов для споров между сторонами. Структура документа — четкая и краткая: сумму платежа, новый срок оплаты и последствия неисполнения гарантии указывают в первую очередь. Не стоит в подробностях расписывать причину задолженности.
Рекомендуется составлять гарантийное письмо в двух экземплярах: один — для поставщика, другой — для заказчика. При передаче документа попросите контрагента поставить отметку о получении документа.