График отпусков на 2026 год: успейте составить до 17.12.2025
Смотреть Содержание
- График отпусков: формальная обязанность или инструмент управления отдыхом персонала
- Ключевые принципы формирования графика отпусков на 2026 г.: кого включать
- Процедура утверждения графика отпусков: тонкости и обязательные шаги
- Что выбрать: бланк Т-7 или собственную разработанную форму
- Образец графика отпусков на 2026 год
- Как внести изменения в график
- Судебная практика
Утверждение графика отпусков до 17 декабря 2025 года – это соблюдение нормы ст. 123 ТК РФ. Разберемся, как составить график отпусков, кого в него включить и как внести изменения.
График отпусков: формальная обязанность или инструмент управления отдыхом персонала
График отпусков – обязательный локальный нормативный акт для подавляющего большинства работодателей. Его отсутствие или ненадлежащее оформление – прямое нарушение трудового законодательства, влекущее административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Оштрафовать могут за полное отсутствие графика, его несоблюдение или поддельный вариант.
С управленческой точки зрения график выполняет стратегические функции.
| Функция графика отпусков | Описание |
|---|---|
| Обеспечение непрерывности бизнес-процессов | Позволяет распределить периоды отсутствия ключевых сотрудников, предотвращая простои |
| Финансовое и кадровое прогнозирование | Дает бухгалтерии и отделу кадров данные для расчета фонда оплаты труда (отпускных) и планирования замещения |
| Профилактика трудовых споров | Четкий, утвержденный и доведенный до сведения персонала график минимизирует конфликты, связанные с временем отдыха |
| Инструмент контроля | Позволяет отслеживать исполнение обязанности по предоставлению отпусков и недопущению их накопления |
Право не составлять график отпусков имеют только предприятия, полностью перешедшие на типовую форму трудового договора (ст. 309.2 ТК РФ). Для всех остальных, включая ИП-работодателей, этот документ обязателен.
Ключевые принципы формирования графика отпусков на 2026 г.: кого включать
Требование ст. 123 ТК РФ о включении в график всех работников порождает множество вопросов на практике. Кого надо включить в график:
- штатных сотрудников;
- внешних и внутренних совместителей;
- тех, кто на больничном или в отпуске по разным основаниям;
- сотрудников в отпуске по БиР;
- отпускников по уходу за ребенком, если они выйдут на работу в 2026;
- планирующих увольнение в 2026 г.
⛔️ Кого не включать:
- работников ГПХ;
- мобилизованных сотрудников (если приостановление договора продолжается);
- сотрудников в отпуске по уходу за ребенком весь 2026 г.;
- срочников, у которых договор заключен на срок до 6 месяцев.
Вновь принятых сотрудников включают в график по решению работодателя.
Процедура утверждения графика отпусков: тонкости и обязательные шаги
Разберемся пошагово, как соблюсти процедуру составления графика отпусков на 2026 г.
Шаг 1. Выбор формы для заполнения графика отпусков
На этапе формирования проекта заполняется унифицированная форма Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или самостоятельно разработанная. Разницу в формах объясним чуть ниже.
Шаг 2. Подготовка проекта
Отдел кадров формирует проект графика, учитывая:
✅ производственную необходимость (информацию дают руководители подразделений, когда отсутствие персонала критично);
✅ пожелания льготных категорий (несовершеннолетних, родителей детей-инвалидов, многодетных и пр.);
✅ пожелания иных работников (не обязательно, но желательно).
Шаг 3. Учет мнения профсоюза
При наличии выборного органа профсоюза проект графика в обязательном порядке направляется для получения мотивированного мнения (ст. 372 ТК РФ). Игнорирование процедуры – ошибка, делающая график недействительным.
Шаг 4. Утверждение директором
Осуществляется руководителем организации не позднее 17 декабря 2025 года. Форма утверждения – гриф «Утверждаю» на самом бланке графика или издание отдельного приказа.
Шаг 5. Ознакомление работников
Прямо такая обязанность не установлена в ст. 123 ТК РФ. Работника надо уведомить за 2 недели до начала отпуска, но некоторые позиции госорганов говорят об обратном. График – это локальный акт, а с локалкой работников требуется ознакомить под подпись.
Приложите к графику лист ознакомления или предусмотрите соответствующую графу в бланке. Это предостережет от споров с проверяющими.
Что выбрать: бланк Т-7 или собственную разработанную форму
Использование унифицированной формы Т-7 допустимо, но не всегда оптимально. Разработанный собственными силами бланк позволяет учесть специфику компании.
| Критерий | Унифицированная форма Т-7 | Самостоятельно разработанная форма |
|---|---|---|
| Юридическая сила | Полностью соответствует требованиям к первичным документам | Должна содержать все обязательные реквизиты из ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ |
| Учет отпускного стажа | Не предусмотрен | Целесообразно добавить графу «Рабочий год». Это позволяет контролировать, за какой именно период предоставляется отпуск, избегая предоставления авансом |
| Ознакомление | Не предусмотрено | Целесообразно добавить графы «Дата ознакомления» и «Подпись работника» |
| Отражение изменений | Графы 8-9 позволяют фиксировать факт переноса отпуска | Можно расширить информацию об изменениях |
| Гибкость | Ограничена | Позволяет внедрить любые полезные для учета и контроля элементы |
На практике большинство компаний используют унифицированный бланк, т.к. он «зашит» в системы 1С. Если требуется, то график дорабатывают под потребности бизнеса и утверждают новую форму. Поэтому, что выбрать зависит от прямой потребности компании и удобства формы для работы.
Образец графика отпусков на 2026 год
ООО «Закон.рф» составляет график на 2026 г. В шапке специалист отдела кадров заполнила название компании и код по ОКПО. Представим, что у компании есть профсоюз, который согласовал график. Информация о выраженном мнении заполняется в специальном выделенном поле.
Например, профсоюз согласовал документ 15 декабря 2025.
Также проставляется номер графика и дата его составления (до 17 декабря 2025), указывается год, на который составляется очередность предоставления отпусков. В графике есть специальное поле для утверждения руководителем.
В табличной части руководитель отдела кадров заполнила информацию о тех, кто пойдет отдыхать в 2026 г. и в какие даты. Дополнительно в примечаниях отмечено, что некоторым сотрудникам предоставлены дополнительные дни за ненормированный рабочий день или произошел перенос с прошлого года не отгулянных дней.
💾 Скачать образец заполнения графика отпусков.
Как внести изменения в график
Закон предусматривает возможность корректировки графика (ст. 124, 125 ТК РФ). Что делать для внесения изменений:
- Зафиксируйте основания для переноса (заявление, служебка от руководителя работника, больничный и пр.).
- Издайте приказ о переносе.
- Сделайте отметку в графике в гр. 8-9 формы Т-7 или в графах самостоятельно разработанной формы.
- Уведомьте сотрудника. Если изменение инициировано работодателем, то получите согласие работника и уведомьте его о новых датах отдыха.
Корректировки вносятся на основании приказов о предоставлении и переносах отпуска.
Судебная практика
Приведем несколько интересных судебных дел по поводу составления графика отпусков и споров с работниками.
⚖️ Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 21.11.2023 № 88-20268/2023
Работник (Крайний Север) потребовал предоставить ему отпуск летом, а не в ноябре-декабре, как было установлено в утвержденном графике. Последний раз он отдыхал летом несколько лет назад, а другие сотрудники регулярно получают летние дни отпуска. У него пожилая мать в Грузии, которую он хотел навестить летом. Он усмотрел в действиях работодателя дискриминацию.
Дискриминация — это ограничение прав человека по определенному признаку. Запрет дискриминации прописан в ст. 3 ТК РФ.
Суды первой инстанции удовлетворили желание работника, обязав работодателя предоставить отпуск летом и взыскать компенсацию за моральный вред. Суд считал, что работодатель нарушил принцип очередности и не учел северные гарантии работника.
Кассация отменила решение нижестоящих судов:
- График – это локальный акт, с которым ознакомлен работник и профсоюз.
- У работника нет льготного права (он не ребенок, не многодетный отец, вредник и пр.). Северная работа такого права не дает.
- Личные обстоятельства работника – не основание для изменения графика в судебном порядке. Навестить мать – это уважительная причина, но не повод обращаться в суд для принудительного порядка изменения графика.
- При составлении графика, работодатель руководствуется производственной необходимость, а не принципом «все должны отдыхать по очереди летом). ТК РФ не содержит требования предоставлять отпуск работникам в летний период с какой-либо периодичностью.
Хотите летом в отпуск – договаривайтесь с работодателем, а не с судом.
⚖️ Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 23.07.2025 № 88А-11189/2025
Трудовая инспекция проверила ООО. В ходе проверки установили, что в утвержденном графике отпусков работникам не запланирован ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме (положенный по закону). Например, машинисту буровой установки 6 разряда положено 66 дней, а запланировано 28. ГИТ выдала предписание, обязывающее работодателя исправить нарушение. Но ООО обратилось в суд, чтобы оспорить предписание.
Выводы суда:
- График должен отражать полную продолжительность отпуска.
- Замена дополнительного отпуска денежной компенсацией имеет строгие ограничения.
- Согласие работника не освобождает работодателя от обязанности соблюдать закон.
- Предписание ГИТ является законным и исполнимым. Довод работодателя, что предписание неисполнимо (т.к. год уже идет) отвергнут судом.
В графике отпусков на календарный год для каждого работника укажите полную продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска (основного + всех дополнительных).
Работодатель несет ответственность за соблюдение трудовых прав работников, даже если последние по каким-то причинам готовы от них отказаться.