ГосЛог и реестр экспедиторов: регистрация с 01.03.2026 и налоговые риски клиентов

Смотреть Содержание

• ГосЛог и реестр экспедиторов: нововведения 2026 года
• Другие изменения для перевозчиков с 2026 года
• Как подготовиться к изменениям

ГосЛог и реестр экспедиторов: нововведения 2026 года

Президент подписал закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который вносит поправки в закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и вводит:

1. Обязательный реестр экспедиторов.
2. Единую цифровую платформу ГосЛог 2026.

Реформа направлена на повышение безопасности и прозрачности рынка: теперь взаимодействие на всём пути груза — от отправителя до получателя — будет цифровым и подконтрольным.

Чтобы попасть в него, действующие экспедиторы до 1 мая 2026 года должны подать заявку. Это время даётся, чтобы компании успели проверить соответствие требованиям и наладить ЭДО.

Новые компании, которые начнут деятельность после 1 марта 2026 года, должны будут получить запись в реестре до начала работы.

Подать уведомление можно через личный кабинет на «Госуслугах» с использованием усиленной электронной подписи. Если с документами будет всё в порядке, заявку рассмотрят в течение одного рабочего дня. Если понадобится добавить файлы или исправить информацию — обработка займет до 7 дней.

❗️ Чтобы попасть в реестр экспедиторов в 2026 году, компания или ИП должны соответствовать двум основным требованиям:

• у руководителя или ИП отсутствие непогашенной судимости в сфере экономических преступлений;
• за последний год зафиксировано не более одного нарушения в сфере экспедирования.

Реестр обеспечит прозрачность рынка, объединив широкий спектр данных о бизнесе. В нём будут указаны:

Реестр будет вестись на базе национальной цифровой транспортно-логистической платформы ГосЛог, которую запустят ко времени вступления поправок в силу (закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ). Оператором платформы станет Минтранс.

Если компании не выполнят новые требования, они лишатся права оказывать транспортные услуги. А также возможны налоговые риски перевозок без регистрации — штраф.

Другие изменения для перевозчиков с 2026 года

С 1 сентября 2026 года в сфере транспортно‑экспедиционных услуг вступят в силу существенные изменения, которые касаются электронного документооборота, форматов транспортных накладных и обязанностей экспедиторов.

Все экспедиторские документы нужно будет переводить в электронный формат с передачей данных через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) (закон от 08.12.2007 № 259-ФЗ). Участники перевозки (отправитель, получатель, перевозчик, экспедитор) должны использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись.

Как будет работать система:

1. Участники создают документы в электронном виде.
2. Подписывают их электронной подписью через «Госключ».
3. Направляют в ГИС ЭПД через аккредитованных операторов.
4. Система обеспечивает обмен данными даже между пользователями разных операторов.

Это касается:

👉 поручения экспедитору (определяет перечень и условия договора транспортной экспедиции);

👉 экспедиторской расписки (подтверждает получение груза для перевозки);

👉 складской расписки (подтверждает приём груза на складское хранение);

👉 грузовой авиационной накладной;

👉 железнодорожной транспортной накладной;

👉 транспортной накладной при перевозках автомобильным транспортом;

👉 заказы и заявки на перевозку грузов автомобильным транспортом.

В исключительных случаях разрешат использовать бумажные документы. Договор транспортной экспедиции пока не входит в этот перечень. Его заключают в стандартном письменном или электронном виде.

По новым правилам все сведения об экспедиторских услугах должны храниться на российских серверах. Правоохранительные органы вправе запросить эти данные. При этом передавать за границу персональные данные клиентов запрещено — за исключением международных перевозок, если это допускается законом (Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ) и международными договорами.

🕑 Нужно хранить в течение 3 лет со дня окончания исполнения договоров информацию:

• о заключенных договорах транспортной экспедиции;
• сторонах договоров и лицах, которые привлекаются к их выполнению;
• свойствах грузов, фактах приема, обработки, погрузки, хранения, разгрузки, передачи, выдачи грузов;
• маршрутах следования, видах транспорта;
• иную информацию при оказании экспедиционных услуг.

Особые требования действуют для перевозок запрещённых или ограниченных грузов (например, опасных химикатов). Экспедитор обязан:

• строго соблюдать особые правила перевозки;
• отказаться от услуг, если не может обеспечить соблюдение требований;
• сообщить в оперативно‑разыскное подразделение ОВД, если на груз нет разрешения;
• при проверке передать груз для осмотра или изъятия, а также предоставить помещение, если это возможно.

Также уже сейчас в системе ГИС ЭПД можно бронировать время проезда через границу, с сентября 2025 начнут выдавать разрешения на перевозки внутри стран ЕАЭС. А к концу 2025 система сможет работать с документами для морских и речных перевозок.

Как подготовиться к изменениям

Чтобы не заработать штрафы, выполните несколько шагов.

До 1 марта 2026 года

1️⃣ Проверьте, попадает ли компания под закон о реестре экспедиторов. Закон касается тех, кто:

• Работает по агентской или экспедиторской схеме.
• Организует перевозки, но не владеете транспортом.
• В вашем ОКВЭДе указано 52.29 — «Деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками».

Если в ОКВЭД указана экспедиторская деятельность, но фактически вы ею не занимаетесь, не нужно регистрироваться в реестре.

2️⃣ Проверьте, можете ли попасть в реестр экспедиторов:

• нет долгов по налогам;
• у руководителей нет судимостей.

До 1 мая 2026 года

3️⃣ Соберите полный пакет сведений для регистрации:

Загрузите документы через Госуслуги.

4️⃣ Проверьте правила хранения документов в компании

• Если часть документов на бумаге, спланируйте переход. Назначьте ответственного и выберите оператора ЭДО.
• Создайте электронный архив. Зарубежные сервисы с серверами за границей вроде Google Диска не подойдут.
• Подумайте, как распределить документы по папкам: накладные, договоры, расписки.
• Храните только оригиналы — PDF-файлы с квалифицированной электронной подписью; к основному файлу должны прилагаться файлы электронных подписей.

До 1 сентября 2026 года.

5️⃣ Перейдите на ЭТрН. Подключитесь к оператору ЭДО. Что нужно:

• Проверьте, чтобы ваш оператор ЭДО поддерживал интеграцию с ГИС ЭПД — в этой системе будут храниться архивы всех документов.
• Убедитесь, что ваши контрагенты тоже готовы работать через ЭДО. Иначе придётся искать других контрагентов.
• Получите электронные квалифицированные подписи для сотрудников. Это можно сделать в удостоверительных центрах, которые выдают КЭП, или бесплатно в приложении Госключ.

Использование ЭТрН и правильное оформление всех документов позволит вам обоснованно учитывать транспортные расходы для ФНС.