Электронные перевозочные документы: что обязательно с 01.09.2026 и кому дадут исключения
Смотреть Содержание
С 1 сентября 2026 года российскую логистику ждут перемены: электронная транспортная накладная станет обязательной для коммерческих перевозок. Это повлечёт трансформацию всего документооборота, а отсутствие электронной транспортной накладной или ее некорректное оформление будет автоматически расцениваться как признак бестоварной операции со всеми вытекающими.
Узнайте, как перейти на новую систему и применять электронную транспортную накладную в 2026 году.
Какие перевозочные документы станут обязательными
Государство стремится сделать логистические процессы прозрачнее и открытее для контролирующих органов. Поэтому 7 июня 2025 года приняли закон № 140-ФЗ, который вносит поправки в закон № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности».
Теперь бумажный вариант транспортной накладной заменяют на электронный.
Коснутся изменения и заполнения документа: в текущей версии ЭТрН можно не указывать экспедитора, а теперь будет нужно. При этом, он должен состоять в реестре «ГосЛог» и соответствовать правилам:
- Отсутствие судимости за экономические преступления для ИП и руководителей юрлиц.
- Не более одного нарушения в сфере экспедирования за последний год.
Изменения коснулись и других ключевых документов. Обязательные перевозочные документы-2026:
Чтобы обмениваться электронными документами, потребуются УКЭП или УНЭП. Если титулы в документах подписывает сотрудник, ему потребуется машиночитаемая доверенность. Подписанные документы будут попадать в ГИС ЭПД.
Как получить УКЭП >>>
Когда переходить на ЭТрН
Перевести транспортные документы в электронный вид можно уже сейчас. До 1 мая 2026 года экспедиторы и другие участники транспортно-экспедиционной деятельности должны пройти регистрацию в реестре. Иначе заниматься транспортно-экспедиционной деятельностью будет запрещено.
Все основные сроки перехода в таблице:
| Дата | Требования |
|---|---|
| С 1 марта 2026 года | Начало регистрации в реестре «ГосЛог» |
| До 1 мая 2026 года | Подача уведомления о транспортно-экспедиционной деятельности для внесения в реестр. |
| С 1 сентября 2026 года | Обязательное применение электронных перевозочных документов |
Электронный реестр будет вестись на платформе «ГосЛог». Для регистрации в нём новым экспедиторам нужно направить уведомление о транспортно-экспедиционной деятельности через личный кабинет на Госуслугах. Если с документами всё в порядке, экспедитора внесут в реестр на следующий рабочий день после подачи уведомления.
🕓 Если потребуется скорректировать или представить дополнительную информацию, срок регистрации продлевается до 7 рабочих дней.
Исключения и льготы
Возможность оформлять документы в бумажном виде будет определять Минтранс. Вероятно, они коснутся перевозок в условиях отсутствия связи или для специальных грузов. Детали станут известны позже.
Некоторые исключения из ЭТрН:
- Перевозка без заключения договора перевозки. Например, поставщик доставляет товар покупателю собственным транспортом, а доставка не выделена как отдельная оплачиваемая услуга.
- Если покупатель забирает товар или компания перевозит грузы между филиалами своими же машинами. По согласованию сторон ЭТрН можно оформить для внутреннего контроля, но закон этого не требует.
В этих случаях подтвердить расходы на транспортировку для налогового учёта можно другими документами, например, договорами, актами или путевыми листами.
Риски отказа в признании расходов
Внедрение ЭТрН усилит эффективность налогового контроля. Теперь контролирующие органы смогут автоматически анализировать цепочки контрагентов, выявлять несоответствия в налоговой отчетности и движение денежных средств.
Электронные транспортные накладные станут главным источником данных о реальности перевозок. Это повлечет массовые отказы в признании расходов и вычетов по НДС из-за отсутствия или несоответствия ЭТрН (ст. 252 НК РФ).
| ☝️ Нарушение | ⛔️ Последствия |
|---|---|
| Отсутствие ЭТрН в системе | Автоматический отказ в признании расходов и вычете НДС. Доначисление налогов, пени и штрафы |
|
Ошибки в ЭТрН. Несоответствие данных: — По контрагенту. — По датам. — По номенклатуре и объему. — По маршруту |
Документ будет считаться недействительным, что прямо нарушает требование статьи 252 НК РФ. Налоговая получит основание усомниться в реальности операции. Это приведет к отказу в признании расходов и вычетов не только по перевозке, но и по всей сделке с этим товаром |
| Работы с экспедиторами или транспортными компаниями, которых нет в государственном реестре | Любая ЭТрН будет юридически ничтожна. Налоговая будет считать, что услуга оказана не была, так как поставщик услуги не имел права ее оказывать |
Практика применения: кейсы 2026
Некоторые крупные компании уже внедрили ЭТрН. Вот некоторые кейсы.
Ozon внедрил ЭТрН в магистральных перевозках между своими складами, где выступает грузоотправителем и грузополучателем. Интеграция собственной логистической платформы с TMS-системой заняла 6 месяцев.
Сегодня 30% рейсов Ozon оформляются с использованием ЭТрН. Для работы с партнерами компания использует автоматическое заполнение черновиков накладных — это ускоряет процесс подписания документов с экспедиторами.
Такой подход позволяет Ozon выполнять требования законодательства и оптимизировать логистику: сокращать временные и финансовые затраты, минимизировать ошибки при заполнении документов.
Крупный промышленный холдинг столкнулся с проблемами децентрализованной логистики: у каждого предприятия были свои требования, а документооборот велся вручную, что приводило к срыву сроков. Решением стала централизация на базе единой ERP-системы и выбор основного экспедитора и нескольких ключевых операторов ЭДО.
В результате был выстроен сквозной цифровой процесс: от создания заявки на перевозку и проведения торгов до автоматического формирования УПД после приемки груза. Это позволило минимизировать сроки доставки, обеспечить прозрачность на каждом этапе и ускорить взаиморасчеты со всеми партнерами — как экспедиторами, так и перевозчиками.
Рекомендации для бухгалтера
Составили пошаговый план, который поможет компании безболезненно подготовиться к применению ЭПД.
Шаг 1. Проведите внутренний аудит и оцените «цифровую зрелость»
Ответьте на вопросы:
- Как сейчас устроен документооборот в логистике? Где есть сложности и потеря времени?
- Какие IT-системы используются (1С, SAP, самописная CRM)? Готовы ли они к интеграции?
- Насколько сотрудники готовы к работе с цифровыми инструментами?
- Есть ли у водителей смартфоны, а у сотрудников на складах — доступ к сети?
Это поможет понять, что нужно «чинить» и от чего отталкиваться.
Шаг 2. Сформируйте команду и выберите стратегию
Для этого надо:
- Назначить ответственного за проект. Это должен быть человек, который понимает и IT, и бизнес-процессы.
- Разработать внутренние регламенты и правила для сотрудников, которые будут работать с ЭТрН. Описать процедуры формирования, подписания и передачи электронных накладных.
- Пересмотреть соглашения с перевозчиками, экспедиторами, поставщиками и другими контрагентами — важно, чтобы в них были прописаны условия работы с ЭТрН.
Шаг 3. Выберите оператора ЭДО
Позже Минтранс определит перечень операторов и занесёт в специальный реестр. При выборе нужно оценивать не только финансовые расходы, но и:
- Экспертизу: как давно оператор работает с ЭПД, есть ли у него успешные кейсы в отрасли.
- Техподдержку: готова ли команда оператора помогать 24/7, особенно на этапе внедрения.
- Возможности интеграции: предлагает ли оператор готовые модули для 1С или понятный API для интеграции с другими системами.
- Роуминг: насколько хорошо у оператора налажено взаимодействие с другими площадками.
Шаг 4. Запустите пилотный проект
Лучше выбрать одного-двух лояльных партнеров и отработать на них цепочку взаимодействия. Это поможет выявить подводные камни, настроить интеграцию и получить первый успешный кейс.
Шаг 5. Масштабируйте процессы и обучите участников
Постепенно подключите остальных контрагентов и пользователей, настройте шаблоны перевозочных документов ЭДО, интегрируйтесь с другими программами.
Также проведите инструктаж для всех участников процесса:
👉 объясните логистам, где формируются документы;
👉 покажите бухгалтерам, как они попадают в учет;
👉 вооружите водителей памятками и номерами горячей линии на случай проверки на дороге.
Составьте план действий, если произойдут непредвиденные ситуации — что делать, если пропадёт интернет или произойдёт сбой системы. Продумать алгоритмы действий, чтобы минимизировать риски и обеспечить непрерывность логистических операций.