Электронные больничные: что важно знать работодателям
Смотреть Содержание
Электронные больничные в большинстве случаев являются обязательными, это замена существовавшим ранее бумажным листкам нетрудоспособности (ЛН). Данные формируются и передаются в дистанционном режиме через систему ЕИИС «Соцстрах».
Такой формат работы исключает вероятность предоставления сотрудниками поддельных ЛН, позволяет Социальному фонду России (СФР) контролировать процесс от установления нетрудоспособности до выплаты пособия.
Что такое электронный больничный и как он выдается
Согласно п. 6 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ основание для выплаты пособия гражданину – листок нетрудоспособности, оформленный в виде электронного документа, который подписывается усиленной квалифицированной подписью (сокращенно – УКЭП) врача и медицинской организации. В дополнение к нему пациент вправе получить выписку (п. 7 ст. 13 закона 255-ФЗ).
Электронный лист нетрудоспособности (сокращенно – ЭЛН) вправе выдавать медицинская организация, которая имеет лицензию на медицинскую деятельность, в том числе на экспертизу временной нетрудоспособности. Оформить его могут следующие сотрудники:
- лечащий врач (кроме врача скорой помощи);
- фельдшер, если таковой выполняет функционал лечащего врача;
- зубной врач, если в медицинской организации нет врача-стоматолога.
Для отдельных категорий лиц листки нетрудоспособности по-прежнему выдаются в бумажном виде (ст. 13 закона от 29.12.2006 255-ФЗ). Это застрахованные граждане, данные о которых являются государственной тайной, а также лица, в отношении которых реализуется государственная защита.
Прямые выплаты пособия по ЭЛН пока не реализованы в ЛНР, ДНР, Запорожской и Херсонской областях. На этих территориях больничные по-прежнему выдаются в бумажном виде.
Как организована работа с электронными больничными
Переход на электронные больничные предполагает, что листки нетрудоспособности автоматически формируются в ЕИИС «Соцстрах». Чтобы произвести оплату пособия, работодателю достаточно узнать номер документа, который поступает от СФР по электронным каналам связи.
От сотрудника не нужно требовать какие-либо распечатки или талоны.
Электронный формат взаимодействия – гарантия подлинности ЛН. СФР контролирует достоверность больничных и все действия, совершаемые с ними. Это означает, что нанимателю не нужно опасаться поддельных ЛН.
Работники могут отслеживать информацию о выданных больничных и суммах пособия в личном кабинете на сайте СФР. Для входа используется тот же пароль и логин, которые установлены на Госуслугах.
Информация об открытии, продлении, закрытии больничных приходит в личный кабинет на Госуслугах и на почту, указанную работником в учетной записи.
Как работодатель работает с электронными больничными
Для назначения и оплаты пособий работодатель передает в СФР сведения, которые тот запрашивает. Это можно сделать следующими способами:
- через личный кабинет страхователя на официальном сайте СФР (доступ в него организован через учетную запись на Госуслугах);
- электронный сервис «Социальный электронный документооборот» (сокращенно – СЭДО);
- программное обеспечение АРМ «Подготовка расчетов для СФР», которое доступно для скачивания на портале СФР;
- операторов электронного документооборота (ЭДО).
Когда электронный больничный закрыт, СФР отправляет нанимателю запрос с предзаполненными данными для назначения и уплаты пособия. При необходимости компания правит эти сведения, сохраняет, подписывает УКЭП и отправляет в СФР. Вся информация о выдаваемых ЭЛН хранится в базах СЭДО, организации ничего распечатывать и архивировать не нужно.
СЭДО – это специализированный сервис, созданный для обмена электронной документацией между медицинскими учреждениями, СФР и компаниями. С его помощью СФР получает информацию о том, что медорганизация открыла гражданину ЛН, и в автоматическом режиме оповещает об этом страхователя (например, компанию-нанимателя).
Работодатель получает уведомление о закрытии ЛН через СЭДО или по другому каналу, используемому для обмена данными с СФР. Документ становится в статус «030». Это значит, что по нему можно производить выплату (наниматель оплачивает первые три дня болезни).
Как работодатель передает информацию для оплаты ЭЛН
В трехдневный срок с момента получения информации о закрытии больничного работодатель размещает запрашиваемые СФР сведения в ЕИИС «Соцстрах». Они заверяются УКЭП уполномоченного лица компании. Если у фонда имеется вся информация для расчета и выплаты пособия, он не будет запрашивать данные.
Какую информацию работодатель передает в СФР:
- величина среднего заработка;
- длительность страхового стажа;
- наличие / отсутствие районного коэффициента;
- необходимость замены лет;
- наличие / отсутствие льгот или особых условий занятости;
- страховой стаж;
- отметка о нарушениях режима, если есть.
Ошибки при работе с ЭЛН
На практике наиболее распространены следующие ошибки работодателя при ЭЛН:
- указание в ЭЛН неверных данных по застрахованному лицу;
- технические ошибки. Например, ошибки 503–598 говорят о проблемах с загружаемым файлом, 599 – о внутренних неполадках на портале СФР.
Если при заполнении своей части ЭЛН наниматель допустил ошибку и направил документ в СФР, нужно внести необходимые правки и отправить скорректированную версию.
Часто задаваемые вопросы
- Как узнать номер электронного больничного (ЭЛН)?
Номер ЭЛН содержится в уведомлении, которое направляет СФР работодателю. Там же указываются данные сотрудника, причина нетрудоспособности, дата выдачи ЭЛН. Уведомления направляются автоматически.
Сам сотрудник узнает номер и другие данные открытого больничного в личном кабинете на Госуслугах или на сайте СФР.
- Какие сроки у работодателя для обработки данных по ЭЛН и выплаты пособия?
Причитающееся пособие выплачивается работодателем одновременно с ближайшим перечислением заработной платы. Конкретные сроки его начисления и выплаты рекомендуется определить в локальном нормативном акте.
Реестр сведений по работнику для выплаты пособия направляется в течение трех рабочих дней с момента, когда нанимателю сообщили номер ЭЛН. Если данные будут высланы неполностью, от фонда придет запрос о предоставлении недостающей информации. На исправление ошибки у работодателя есть еще пять рабочих дней.
- Кто оплачивает больничный: работодатель или СФР?
Согласно п. 1 ч. 2 ст. 3 255-ФЗ, ЭЛН оплачивается в следующем порядке:
— первые три дня нетрудоспособности – оплачивает работодатель;
— последующие дни, начиная с четвертого, – СФР.
СФР полностью оплачивает больничные по беременности и родам, по уходу за больным родственником, карантину и несчастным случаям на производстве.
- Что грозит работодателю за ошибки при работе с электронными больничными?
За нарушения для нанимателя предусмотрены штрафы следующего размера:
— не предоставлены документы для назначения пособия – 200 руб. за каждый документ;
— предоставлены недостоверные сведения – 20% от суммы излишне выплаченного пособия, минимум 1 тыс. руб., максимум 5 тыс. руб.;
— опоздание в предоставлении сведений – 5 000 руб.;
— несвоевременная выплата сотруднику пособия – от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб.
Перечисленные меры ответственности работодателей определены в ст. 15.2 закона № 255-ФЗ.