Электронная доверенность в ФНС: как оформить и применять в 2026 году

Смотреть Содержание

• Правовая основа
• Когда нужна электронная доверенность
• Как оформить электронную доверенность через ЛК ФНС
• Как оформить электронную доверенность через оператора ТКС
• Сроки действия и отзыв доверенности
• Ошибки и отказ в приеме
• FAQ для бухгалтера и юриста

Правовая основа

Статья 26 НК РФ указывает на то, что налогоплательщик может лично или через представителя участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах. То есть не только руководитель может взаимодействовать с налоговыми органами, но и его представитель.

В п. 3 ст. 29 НК РФ прописано, что представитель налогоплательщика-организации выполняет свои полномочия на основании письменной или электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форма электронной доверенности и порядок ее направления в ФНС регламентируется Приказом ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@.

Если у представителя есть доверенность для взаимодействия с ФНС, то налоговые органы должны принимать подписанные им документы. Несоблюдение этого требования является нарушением прав налогоплательщика и может быть обжаловано в установленном порядке.

Когда нужна электронная доверенность

Электронная доверенность (МЧД) — машиночитаемая форма доверенности, заменяющая бумажный аналог, позволяет одному лицу (доверителю) уполномочить другое лицо (представителя) совершать определенные действия от его имени перед ФНС. МЧД заверяется УКЭП и передается в ФНС в электронном виде. Электронная доверенность повышает безопасность и автоматизацию документооборота.

МЧД незаменима при работе с электронными сервисами государственных органов, таких как ФНС, Росстат, СФР и прочие. Она обеспечивает идентификацию представителя, удостоверяет его полномочия и гарантирует юридическую значимость совершаемых действий.

Когда нужна электронная доверенность:

• Сдача отчётности в электронном виде.

• Оформление документов в ФГИС «Меркурий» и системе «Честный знак».
• Участие в государственных торгах и закупках — как для заказчиков, так и для поставщиков.
• Подписание договоров, актов и накладных с контрагентами через системы ЭДО.
• Взаимодействие с Росаккредитацией, Росреестром, Минтрудом.

Условия использования электронной доверенности регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Как оформить электронную доверенность через ЛК ФНС

Чтобы оформить доверенность в налоговую через ЛК ФНС:

• Зайдите в сервис ФНС, в раздел МЧД «Создать доверенность».

• Заполните сведения о доверенности, доверителе, представителе и укажите какие полномочия передаете.
• В пункте «Настройки доверенности» вы можете задать пароль, который защитит МЧД от подробного просмотра сведений, таких как ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Без пароля можно будет узнать только статус и сроки действия доверенности.

• Далее система переведет вас в раздел «Просмотр результата». В нем нужно проверить введенную информацию, чтобы не было ошибок. Если всё верно, нажмите «Сформировать XML».
• Готовый файл МЧД скачайте на устройство и заверьте КЭП руководителя организации. Система проверит наличие действующего сертификата КЭП.
• Загрузите МЧД в реестр ФНС. Для этого необходимо повторно перейти на страницу сервиса доверенностей и в меню слева выбрать «МЧД», а затем раздел «Загрузить в реестр». В поле «Исходный документ» загрузите файл МЧД, а в поле «Файл с подписью» — файл с вашей электронной подписью. Далее нажмите «Загрузить».

В течение 3-5 минут система автоматически зарегистрирует МЧТ. Проверить регистрацию доверенности можно на сайте.

Как оформить электронную доверенность через оператора ТКС

Начиная с 1 марта 2025 года, юридическую силу имеют лишь те электронные доверенности, информация о которых присутствует в распределенном реестре ФНС. МЧД по-прежнему можно оформить в ЭДО, но после оформления нужно, чтобы сервис передал электронную доверенность в ФНС. Если этого не произошло, тогда отправьте доверенность самостоятельно.

Каждая система ЭДО работает по-разному, покажем на примере Saby:

• В зависимости от конфигурации зайдите в раздел:

— Saby Docs или Saby Buhta, далее перейдите в «Доверенности».

— Saby Report или Saby TMS — «Подписи», затем «Доверенности».

— Online.saby.ru — «Документы/Доверенности» или «Подписи/Доверенности».

• Нажмите кнопку «+» — создание новой доверенности и заполните сведения о доверителе, представителе, период действия МЧД, возможно ли передоверие и ограничение по подразделениям.

• В строке «Полномочия» выберите категорию «Отчетность». Раскройте полный список, нажав на значок развертывания, и выберите «Без ограничений» напротив нужного государственного органа. Если нужны ограничения, тогда отметьте их.

• Нажмите кнопку «Зарегистрировать МЧД».

После регистрации вы получите уведомление в системе Saby.

Сроки действия и отзыв доверенности

Максимальный срок действия МЧД законодательно не установлен. Руководитель компании, выдающий электронную доверенность, самостоятельно устанавливает срок ее действия. Можно указать точную дату или период в днях.

Это может повлечь определенные риски, особенно при увольнении сотрудника.

Как отозвать электронную доверенность

Отозвать МЧД можно в любой момент. Для отзыва нужна КЭП доверителя.

Для отзыва электронной доверенности через ФНС:

• Зайдите в раздел МЧД, далее «Отменить доверенность» и выберите нужный формат МЧД.

• Укажите номер доверенности, сведения о доверителе и причину отзыва.

• Проверьте корректность введенных данных.
• Подпишите заявление открепленной квалифицированной электронной подписью руководителя в специальном сервисе.
• Перейдите в раздел МЧД, далее «Загрузить в распределённый реестр» и добавьте файл заявления и электронной подписи.

Если в компании сменился руководитель, который выдавал доверенности, то новый руководитель может их все отозвать и оформить другие.

Ошибки и отказ в приеме

Правильное заполнение МЧД гарантирует, что система корректно распознает и обработает предоставленные полномочия, позволяя осуществлять необходимые операции без задержек и сбоев. Отказ в приеме МЧД может привести к невозможности совершения важных действий, нарушению сроков и, как следствие, к финансовым и репутационным потерям.

Основные ошибки, ведущие к отказу в приеме МЧД:

1. Ошибки в данных доверителя и представителя
2. Ошибки в описании полномочий. Полномочия можно выбрать из списка или прописать самостоятельно. Они должны быть описаны максимально конкретно и однозначно. Использование общих фраз типа "представлять интересы" без уточнения, в каких именно ситуациях и по каким вопросам, может вызвать вопросы. Кроме этого, не будут приняты полномочия, противоречащие действующему законодательству.
3. Неправильная версия формата электронной доверенности. С 2026 года используется версия формата 5.03 или единый формат 003 (EMCHD).
4. Неправильная подпись, истекший срок действия сертификата или отсутствие подписи.
5. Неправильный выбор сервиса. Убедитесь, что вы используете официальный сервис для подачи МЧД, который соответствует требованиям законодательства и оператора системы.

FAQ для бухгалтера и юриста

• Где можно хранить электронную доверенность?

Хранить МЧД можно в информационной системе ФНС, в ЭДО или в собственной учетной системе. В ФНС она хранится в течение всего срока действия и еще 5 лет после окончания срока.

• Кто несет ответственность за неправомерное использование МЧД?

Владелец электронной подписи несет полную ответственность за все заверенные этой подписью документы, в том числе за неправомерные действия с использованием электронной доверенности.

• Основные требования к МЧД для юридической силы?

— Формат: МЧД должна быть представлена в машиночитаемом формате, чаще всего в формате XML.

— Квалифицированная электронная подпись (КЭП): доверенность должна быть подписана КЭП доверителя.

— Идентификация сторон: должны быть четко идентифицированы доверитель и представитель.

— Объем полномочий: должен быть точно определен перечень действий, которые представитель имеет право совершать.

— Срок действия: должен быть указан срок действия доверенности.

— Регистрация в реестре ФНС.