Какие документы нужны ИП для законной продажи товаров на маркетплейсах

Смотреть Содержание

• Документы для начала работы на маркетплейсах
• Документы для продажи на маркетплейсах
• Документооборот с маркетплейсом
• Как работать без проблем
• Пошаговый алгоритм выхода на маркетплейс

Документы для начала работы на маркетплейсах

Работа на маркетплейсах дает массу преимуществ: не нужно арендовать помещение, искать покупателей — все уже есть. Площадка сама помогает с продажами и доставкой. А процесс оформления достаточно простой и понятный.

При этом нельзя забывать, что электронная торговля — это такой же бизнес, как и в обычном магазине. А значит, торговать нужно по всем правилам — с разрешительными документами, маркировкой и налогами.

Первый шаг для выхода на маркетплейс — регистрация в налоговой и получение соответствующего статуса: ИП, юрлица или самозанятого (если еще нет). После этого нужно подготовить базовый пакет документов, пройти регистрацию на маркетплейсе и заключить договор о сотрудничестве.

На большинстве российских площадок, таких как Wildberries и Ozon, размещена публичная оферта. В процессе регистрации с ней надо ознакомиться и принять условия. С этого момента между предпринимателем и маркетплейсом возникает договор. Изменить условия оферты нельзя — они одинаковы для всех (ст. 438 ГК РФ).

Процедура проходит в личном кабинете маркетплейса. Обычно требуется заполнить анкету с ИНН, телефоном и указанием статуса (ИП, организация, самозанятый), принять оферту. Площадки автоматически проверяют информацию по ИНН в базе налоговой.

На некоторых маркетплейсах (Ozon, AliExpress, Мегамаркет) потребуется дополнительно загрузить сканы паспорта (для ИП, самозанятого или директора компании) и выписку из ЕГРИП или ЕГРЮЛ (ее можно получить онлайн на сайте налоговой).

Следующим шагом станет оформление документов на товар.

Документы для продажи на маркетплейсах

На товары, которые продаются через маркетплейсы, должна быть оформлена вся необходимая документация. Это нужно, чтобы подтвердить безопасность товаров и соблюдение законодательства. То есть не важно, продается товар в магазине или через интернет.

Обязательные документы

📜 Сертификат соответствия

Этот документ подтверждает, что товар соответствует техническим регламентам и стандартам качества, а значит, безопасен для покупателей. Обязателен, например, для детских игрушек, медицинских изделий, бытовой химии.

📜 Декларация соответствия

Это заявление производителя или импортера о том, что товар безопасен и подходит для использования. Именно они оформляют декларацию и отвечают за ее достоверность.

Для определения, какой документ нужен именно для вашего товара, следует обратиться к техническим регламентам Таможенного союза (ТР ТС) и перечням продукции с обязательным подтверждением соответствия.

Чаще всего нужные документы оформляются еще до того, как товар попадает к продавцу — этим занимается производитель или импортер. Продукция уже поступает с полным пакетом. Если таких документов нет, оформить их придется самостоятельно. Упростить задачу помогут аккредитованные центры сертификации: они разъяснят, какие бумаги требуются, и смогут взять оформление на себя.

Когда предприниматель сам производит товар и продает его на маркетплейсе, он должен оформить все необходимые сертификаты и декларации на свои изделия.

Отказное письмо оформляют также в центрах сертификации. Для этого нужно подать заявку, предоставить информацию о товаре и компании, оплатить услуги.

📜 Обязательная маркировка товара для маркетплейса

Для отдельных категорий товаров в России действует обязательная цифровая маркировка в системе «Честный ЗНАК». Это уникальные коды Data Matrix, которые наносятся на каждую единицу товара. Они позволяют отслеживать путь товара — от производителя или импортера до покупателя.

Процесс выглядит так:

Производитель, импортер или продавец регистрируются в системе «Честный знак» и получают уникальные коды Data Matrix. Эти коды наносятся на каждую единицу товара. При каждой передаче товара коды сканируются и отмечаются в системе. Когда товар покупают, код выводится из оборота.

❗️ Требование распространяется на всех участников товарооборота — производителей, импортеров, оптовиков, розничные магазины и продавцов на маркетплейсах. Без маркировки продавать такие товары запрещено. За нарушение предусмотрены штрафы (ст. 15.12 КоАП РФ), блокировка карточек на маркетплейсе, изъятие продукции.

Перечень товаров с обязательной маркировкой постоянно обновляется, и проверять его надо на официальном сайте «Честный знак».

Необязательные документы

📜 Свидетельство о регистрации товарного знака — подтверждает исключительное право на бренд, помогает защищать товар от копирования и несанкционированного использования другими продавцами.

📜 Добровольный сертификат — не обязателен, но может повысить доверие покупателей и улучшить продажи.

Документооборот с маркетплейсом

Маркетплейс предоставляет продавцу ряд важных документов, которые необходимы для налоговой отчетности, бухгалтерии (при необходимости), сверки расчетов.

• Отчеты о продажах — содержат информацию о количестве проданных товаров, суммах продаж, возвратах.
• Акты выполненных работ — подтверждают услуги маркетплейса, например, по хранению или логистике.
• Счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД).

Как организован документооборот

Большинство крупных площадок — Wildberries, Ozon, Яндекс. Маркет и другие передают документы продавцам в электронном виде через оператора ЭДО (электронного документооборота). Это позволяет ускорить обмен, упростить хранение документов и избежать проблем с отчетностью. Все электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) и имеют такую же юридическую силу, как бумажные.

Удобнее выбрать оператора ЭДО, с которым работает маркетплейс. Если же у продавца другой оператор, стоит заранее проверить, поддерживается ли роуминг — возможность обмена документами между разными сервисами. Если нет, придется подключиться к тому же оператору, с которым сотрудничает площадка.

💯 В личном кабинете на площадке можно регулярно скачивать нужные документы.

Многие крупные маркетплейсы допускают работу и без подключения продавца к оператору ЭДО. В этом случае документы подписываются электронной подписью и загружаются в личный кабинет или отправляются по электронной почте.

По некоторым категориям товаров документы передаются только через ЭДО. Это может касаться, в частности, товаров с кодами маркировки или ювелирной продукции. Поэтому важно внимательно читать правила выбранной площадки и заранее уточнять, требуется ли ЭДО именно для вашего товара.

Как работать без проблем

Каждая торговая площадка устанавливает свои требования к документообороту и условиям сотрудничества. Поэтому важно внимательно изучить все правила и условия перед началом работы.

Чтобы успешно вести бизнес на электронных площадках, важно:

1. Внимательно изучить договор оферты и правила маркетплейса.
2. Проверять, нужны ли обязательные документы или маркировка для вашего товара.
3. Своевременно обновлять сертификаты и декларации на товар.
4. Следить за изменениями в законодательстве.

Пошаговый алгоритм выхода на маркетплейс