Акт приемки работ: зачем он нужен и что делать, если подрядчик отказывается его подписывать
Смотреть Содержание
Подписание акта — завершающий этап: как правило за ним следует расчет за выполненную работу. Как грамотно оформить акт приемки работ и как быть, если заказчик не торопится его подписывать — расскажем в этой статье.
Зачем нужен акт приемки работ
Любую выполненную на заказ работу или оказанную услугу — будь то строительство дома, настройка сайта или починка бытовой техники нужно принять и оплатить. Для этого и служит акт приемки (или акт приема-сдачи, акт выполненных работ и т.п.) — официальный документ, который подтверждает, что все сделано качественно и заказчик с этим согласен (п. 4 ст. 753 ГК РФ).
Акт подписывают обе стороны договора:
👉 Заказчик — подтверждает, что принял работу и не имеет претензий.
👉 Исполнитель (подрядчик или лицо, оказавшее услугу) — подтверждает, что все сделано в полном объеме и в соответствии с договоренностями.
Как проходит процесс от заказа до оплаты
На начальном этапе заключается договор подряда или оказания услуг, в котором прописывают все детали заказа, сроки выполнения и цену. После завершения работ исполнитель составляет акт. Его подписание — финальный этап, после которого можно производить расчеты.
Подрядчик делает косметический ремонт в офисе: красит стены, меняет розетки, укладывает ламинат. Между сторонами заключен договор. К установленному сроку все работы завершены успешно. Заказчик доволен результатом и подписывает акт приемки работ — подрядчик получает оплату.
А вот другая ситуация: работы завершены, но заказчик тянет с подписанием акта. Ссылается на сильную занятость или что-то еще. Без этого подтвердить выполнение работ становится сложно, а требовать оплату — еще сложнее.
Поэтому подписанный акт — гарантия исполнителя, что работа принята без нареканий и будет оплачена.
💯 Кроме того, акт выполненных работ:
- Для заказчика — служит основанием для отражения расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Является важным документом при налоговых проверках.
- Для обеих сторон — защищает интересы в случае споров.
Можно ли не подписывать акт приемки работ
В российском законодательстве нет прямого требования о составлении акта приемки работ. Даже без него подрядчик (исполнитель) может отчитаться, что заказ действительно выполнен.
В качестве доказательной базы можно использовать совокупность документов:
- техническая документация;
- протоколы испытаний;
- заключения полномочных органов (если предусмотрено договором);
- чеки и накладные на материалы;
- переписка с заказчиком;
- фото- и видеофиксация;
- отчеты о проделанной работе и другие доказательства.
Главное, чтобы все собранные материалы подтверждали объем, содержание и факт выполнения работ.
Вместе с тем практика показывает: акт — самый простой и надежный способ подтвердить выполнение и приемку работ. Если стороны договорились, что именно акт будет служить официальным подтверждением результата, это обязательно стоит прописать в договоре подряда или оказания услуг.
Также в договоре можно утвердить форму акта — что именно в него включать и как он будет подписываться. Желательно, чтобы в акте содержалась ссылка на договор: его номер, дату и наименование.
Если акт не составлен:
⛔️ Исполнителю может быть сложнее подтвердить выполнение работы и получить оплату.
⛔️ У заказчика могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов в налоговой.
⛔️ Отсутствует официальный документ, закрывающий договор.
⛔️ Увеличивается риск споров, особенно по объему или качеству работ.
Результат работы не устроил заказчика: что делать с актом
Заказчик вправе не подписывать акт приемки работ, если видит какие-то нарушения или недоделки. Ведь подписать документ — значит согласиться с тем, что работа принята без претензий.
В таком случае заказчик должен обязательно зафиксировать свои замечания в акте или в отдельном документе (например, в протоколе разногласий) и потребовать их устранения.
Как составить акт приемки работ: пошаговая инструкция
Форма акта приемки работ — произвольная. Но чтобы акт действительно защищал ваши интересы, важно включить в него ряд сведений:
- Полное название документа, например «Акт приемки выполненных работ» или «Акт оказания услуг» — в зависимости от сути.
- Номер и дату составления.
- Данные заказчика и исполнителя: название, ИНН, адрес и т. д. Если подписывает представитель, укажите его ФИО и реквизиты доверенности.
- Описание работы или услуги. Важно конкретно описать, что было сделано. Например: «Разработано мобильное приложение для изучения английского языка». Такая конкретика важна и для подтверждения налоговых расходов в случае налоговой проверки.
- Стоимость услуг, согласованная в договоре, — цифрами и прописью, а также НДС (если он применяется).
- Укажите в акте реквизиты договора: номер и дату. Это позволяет понять, на основании какого договора выполнены работы, отраженные в акте.
- Информация о передаче результата. Например, если это какой-то отчет или исследование, можно написать: «Передан отчет в электронном виде в формате PDF объемом 40 страниц».
- Замечания. Если у заказчика есть претензии по качеству, лучше зафиксировать их письменно — в отдельной графе или приложении.
Акт составляется в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами договора и заверяется печатями (если в компании предусмотрена печать). Акт можно подписать и с помощью электронной подписи — тогда печать не нужна.
Что делать, если заказчик не подписывает акт приемки работ
Исполнитель может столкнуться с тем, что, несмотря на добросовестное выполнение работы, заказчик тянет с подписанием акта или вовсе отказывается это делать. Ситуация малоприятная, но не безвыходная.
Судебная практика показывает, что выполненную работу можно доказать актом с подписью только одной стороны, а также другими документами. При этом важно соблюсти договорные условия, а при их отсутствии руководствоваться нормами законодательства.
Итак, что нужно сделать:
1️⃣ Составьте акт в двух экземплярах и подпишите его со своей стороны
К акту приложите письмо. В нем укажите, что работа выполнена полностью, результат передан, и предложите заказчику оценить его и при отсутствии замечаний подписать акт. Обязательно укажите срок для этого. Если срок принятия работ прописан в договоре — ссылайтесь на него. Если не прописан — укажите разумный срок, например, семь календарных дней с даты направления акта (п. 2 ст. 314 ГК РФ).
2️⃣ Отправьте документы заказчику тем способом, который прописан в договоре
Если предусмотрен электронный документооборот (ЭДО), используйте его. Если способ не определен — отправьте акт и сопроводительные документы по юридическому адресу заказчика ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Обязательно сохраните подтверждение отправки и доставки.
3️⃣ Подпишите акт в одностороннем порядке, если нет ответа от заказчика
Если в указанный срок заказчик не вернет подписанный акт и не направит мотивированные возражения, составьте и подпишите акт в одностороннем порядке. Такой акт имеет юридическую силу, если суд установит отсутствие у заказчика веских оснований для отказа (п. 4 ст. 753 ГК РФ). Направьте заказчику экземпляр одностороннего акта, претензию с требованием оплаты и счет. Это необходимо для соблюдения досудебного порядка урегулирования спора.
4️⃣ Обращайтесь в суд, если не пришла оплата
Если в 30-дневный срок с даты направления претензии (п. 5 ст. 4 Арбитражного процессуального кодекса РФ) заказчик не ответит и не оплатит работы — пора готовить иск в суд. Собранные документы (договор, переписка, акт — даже односторонний, уведомление о вручении и другие) помогут доказать, что работа сделана, а заказчик уклоняется от подписания акта без причин. Если суд установит вашу правоту, он вправе взыскать с заказчика задолженность по оплате.
Полезные советы
- Все важные детали: сроки выполнения, объем и содержание работ, цена, порядок сдачи-приемки — обязательно закрепите в договоре или приложении к нему. А в акте приемки работ указывайте реквизиты договора.
- Не затягивайте с оформлением акта, передавайте его заказчику сразу после выполнения работ.
- Включите в договор условие: если заказчик не направил возражения в срок (например, семь рабочих дней после получения акта), он считается подписанным, а обязательства — исполненными.
- Сохраняйте доказательства выполненных работ. Фотографии, видео, переписка, скриншоты, промежуточные отчеты — все это может пригодиться, если дело дойдет до суда.
Претензия перед судом — обязательна. Это не только формальность, но и шанс все уладить до суда.
Действия исполнителя при отказе подписать акт приемки-сдачи работ
| Действия заказчика | Действия исполнителя |
|---|---|
| Не подписывает акт | Направить акт с письмом, попросить подписать в разумный срок |
| Не возвращает подписанный акт, не предоставляет мотивированные замечания | Направить односторонний акт и потребовать оплату, ждать 30 дней |
| Игнорирует претензию, не оплачивает работу | Собрать доказательную базу и подать иск в суд |
Может ли УПД заменить акт приемки работ
Да, если стороны согласны. Универсальный передаточный документ совмещает в себе функции акта выполненных работ и счет-фактуры. Это удобно.
Однако если в договоре прямо указано, что подписывается акт, — для замены формы документа нужно оформить допсоглашение.