Журнал регистрации договоров
Смотреть Содержание
Журнал регистрации договоров позволяет систематизировать информацию обо всех заключенных в компании контрактах.
Расскажем, зачем вести журнал, по какой форме его составить и представим образец.
Зачем вести журнал регистрации договоров
Журнал регистрации договоров - это внутренний учетный документ, в котором фиксируется информация обо всех заключенных в компании договорах (с покупателями, поставщиками). Журнал - это не обязательная учетная форма, но она поможет систематизировать документооборот. В крупных компаниях архив договоров с контрагентами занимает не один шкаф. Папки могут разделяться по принципу алфавита, каждая из них содержит реестр договоров, которые в ней хранятся. Журнал отражает общую совокупность всей договорной документации компании.
Преимущества наличия журнала — в таблице.
| Преимущество | Описание |
|---|---|
| Систематизация документооборота | Быстрый поиск договора, контроль сроков его действия, учет изменений и дополнительных соглашений, отслеживание наличия оригинала договора |
| Помощь при проверках | Предоставление аудиторам, проверяющим органам |
| Организационные преимущества | Оптимизация работы с документами, упрощение передачи дел между сотрудниками, оперативное отслеживание ответственных лиц за поддержание актуальных условий договорных отношений, выявление проблемных договоров |
Форма журнала регистрации договоров
Вести журнал можно как в бумажном, так и в электронном виде. Бумажный вариант обычно хранится в юридическом отделе. Электронный журнал можно вести:
👉 в таблице Excel (обычно располагается на сервере компании, доступ открывается ограниченной части сотрудников);
👉 в облачных таблицах (гугл, яндекс и т.д.);
👉 в CRM-системах (битрикс и т.д.).
По журналу удобно отбирать ответственных лиц и оценивать объем заключенных ими договоров. Например, если в компании установлен KPI за каждый новый договор, то по данным журнала можно составить приказ о премировании менеджера.
Все правила работы компании с журналом установите во внутренних регламентах и бизнес-процессах, например, в Положении по работе с контрагентами. Назначьте ответственное лицо за ведение и передачу ему информации, оригиналов договоров.
Какие поля включить в форму компания определяет исходя из собственных нужд.
Журнал может включать следующие сведения:
| Сведения | Описание, примеры |
|---|---|
| Порядковый номер | Правила нумерации устанавливаются самостоятельно. Это может быть сквозная нумерация в рамках года или в пределах одной буквы алфавита |
| Номер и дата договора | В некоторых компания не предусмотрено указание номера договора, в других номер содержит буквенно-символьные сочетания. Например, договор поставки №123/ЗРФ от 23.06.2025 г. |
| Тип договора | С покупателем, поставщиком, лизинговый, кредитный, займа и т.д. |
| Наименование контрагента | ИП Иванов И.И., ООО “Закон.рф” |
| Предмет договора | Поставка стекла, гофрокартона, услуги связи и т.д. |
| Срок действия договора | С какой даты действует, когда заканчивается |
| Ответственное структурное подразделение компании | Отдел продаж, отдел закупок |
| Ответственное лицо компании | Менеджер по продажам И.И. Иванов |
| Статус договора | Действует, истек, расторгнут, пролонгирован |
| Наличие оригинала | Скан, оригинал, документ отсутствует |
| Место хранение оригинала | Юридический отдел, архив |
| Контактная информация контрагента | ФИО менеджера, телефон, электронная почта. Удобно, чтобы не искать контакты в других местах. |
В начале журнала отразите дату начала его ведения и окончания, место хранение, ответственное лицо за сохранность. В положении пропишите, когда журнал сдается в архив.
☝️ Если журнал ведется в электронном виде, то установите правила безопасности для сохранности данных (пароли, ограничение доступа и т.д.). Это необходимо, чтобы в компании не произошла утечка клиентской базы или персональных данных, если они включены в форму журнала.
Также в положении отразите порядок уничтожения старых данных, правила архивирования, сроки хранения.
Разработайте специальные инструкции, чек-листы для ведения и проверки данных. Раздайте памятки новым сотрудникам.
Образец журнала регистрации договоров
Представим образец журнала регистрации договоров ООО “Закон.рф”. Доработайте форму по установленным в компании правилам.
| Общество с ограниченной ответственностью “Закон.рф” | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ___________________________________________________________________________________ | ||||||||
| Журнал регистрации договоров | ||||||||
| Дата начала ведения журнала | 10.01.2025 г. | |||||||
| Место хранения | юридический отдел | |||||||
| Ответственное лицо | руководитель юридического отдела | |||||||
| Дата окончания ведения журнала | 31.12.2025 г. | |||||||
| №п/п | Регистрационный номер договора | Дата договора | Контрагент | Вид договора | Предмет договора | Срок действия договора | Наличие оригинала | Ответственный менеджер |
| 1 | 123/ЗРФ | 10.01.2025 | ИП Иванов И.И. | С покупателем | Поставка стекла | 31.12.2025 | Оригинал | Сидоров С.С. |
| 2 | 234/ЗРФ | 02.02.2025 | ООО "Бетта" | С покупателем | Поставка упаковки | 31.12.2025 | Скан | Лебедев Д.С. |
| 3 | 45-1-ИП | 02.06.2025 | ООО "Гамма" | С поставщиком | Поставка песка | 31.12.2026 | Оригинал | Паршин А.А. |
Скачать образец журнала регистрации договоров
