Образец уведомления о невозможности представления документов и информации в установленные сроки

Смотреть Содержание

• Когда налоговая может запросить документы
• Что будет, если не представить документы в срок
• Форма уведомления о невозможности представления документов и информации в установленные сроки
• Как заполнить уведомление о невозможности представления документов и информации в установленные сроки
• Судебная практика по предоставлению документов и уведомления

Законный способ избежать санкций - вовремя направить в инспекцию уведомление о невозможности представления документов в установленный срок. Рассказываем, по какой форме и как правильно составить этот документ.

Когда налоговая может запросить документы

Документы запрашиваются при проведении мероприятий налогового контроля, например, в рамках:

👉 камеральной проверки по ст. 88 НК РФ (для проверки заявленных налоговых вычетов по НДС, льгот, применения пониженных тарифов страховых взносов);

👉 встречной проверки по ст. 93.1 НК РФ (для сопоставления документов контрагента с имеющимися в компании);

👉 выездной проверки по ст. 89 НК РФ (круг запрашиваемых документов расширяется, затребовать могут все, что относится к проверяемым налогам и периодам);

👉 вне рамок проверки (запрос о конкретной сделке).

Стандартный срок представления документов – 5 дней с момента получения требования, но он может увеличиваться в зависимости от оснований запроса и способа получения. Конкретные сроки указываются в требовании. За непредставление документов и несоблюдение сроков ответа, на компанию и должностное лицо вправе наложить штраф.

Что будет, если не представить документы в срок

Молчание расценят, как непредставление документов и могут выписать штрафы.

Форма уведомления о невозможности представления документов и информации в установленные сроки

Форма уведомления о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) в электронном виде утверждена Приказом ФНС от 21 февраля 2024 г. № СД-7-2/148@.

Приказ по тексту ссылается на важные статьи НК РФ:

• Абз. 8 п. 2.1 ст. 86 НК РФ: банк должен направить в ИФНС специальное уведомление о задержке представления документов, предложив новый срок. Налоговая в течение двух дней рассматривает это уведомление и выносит решение: либо продлевает срок, либо отказывает в продлении.
• Абз. 4 п. 3 ст. 93 НК РФ: если документы не могут быть предоставлены в установленный срок, то на следующий день после получения требования, вы обязаны уведомить об этом налоговиков с указанием причины и нового срока. Налоговая рассматривает уведомление о невозможности представления документов, информации в течение 2 дней и выносит решение – продлить срок или отказать.
• П. 5 ст. 93 НК РФ: если налоговая повторно запрашивает документы, которые направлялись ранее, то заново их можно не представлять. Вместо них в установленный срок уведомите инспекцию, что документы представлены ранее. В уведомлении указывается, когда и в какую налоговую они отправлены, реквизиты письма, требования.

Актуальная форма уведомления о невозможности представления содержит четыре раздела для указания причин невозможности представления документов.

1️⃣ Запрос отсрочки. Он заполняется, если документы есть, но для их подготовки требуется дополнительное время.

2️⃣ Посвящен проблеме отсутствия запрашиваемых документов, например, таких документов никогда не было или они утрачены.

3️⃣ Заполняется, если документы ранее представлялись в инспекцию.

4️⃣ Специальный блок для банков и кредитных организаций.

Как заполнить уведомление о невозможности представления документов и информации в установленные сроки

Рассмотрим на примере, как заполнить уведомление о невозможности представления документов в установленные инспекцией сроки.

ООО «Закон.рф» получило требование, по которому необходимо представить в инспекцию договор поставки с партнером, счета-фактуры и товарно-транспортные накладные за период. Документы в наличии есть, но объем настолько велик, что в указанный срок собрать документы не представляется возможным.

Шапка уведомления

Указывается:

• наименование налоговой инспекции и ее код (ИФНС России №12 по г. Москве, 1111);
• номер уведомления, дата (№1 от 13.12.2025);
• наименовании организации, ИНН, КПП (Общество с ограниченной ответственностью «Закон.рф», ИНН 1234567890, КПП 121201001);
• реквизиты полученного требования (№ 41/25 от 12.12.25).

Заполнение раздела об отсрочке представления документов

Интересующий компанию блок - №1. Он идет сразу после реквизитов требования. Он заполняется, так как ООО «Закон.рф» требуется отсрочка по представлению. Укажите в строке:

• документы – порядковый номер по полученному требованию и наименование документов (например, 1.1 договор поставки с ООО «Бетта» от 21 февраля 2025 г. № 123; 1.2 счета-фактуры и товарно-транспортные накладные по указанному выше договору за период с 21.02.2025 по 31.12.2025)
• информацию (аналогично, если есть);
• по причине (указываются конкретные причины для продления, например, большой объем, который бухгалтер не успеет собрать физически);
• срок, в который документы будут собраны (не позднее 25.12.2025).

❗️ Если нет запрашиваемых документов, то заполняется блок № 2. В нем перечисляется перечень документов и поясняется причина их отсутствия:

• с контрагентом не работали;
• документы не составлялись;
• договор не заключался;
• документы утрачены (например, произошел пожар, акт прилагается);
• документы переданы в рамках аудита аудиторской компании;
• документы изъяты по постановлению следователя ОВД и т.д.

☝️ Раздел № 3 заполняется, если документы представлялись ранее. Это сэкономит время сбора и подачи одной и той же документации. Компания указывает:

• в какую инспекцию представлялись документы;
• дату представления;
• реквизиты писем, описи;
• в рамках какого мероприятия (например, камеральной проверки декларации НДС за 3 квартал 2025 г.).

Последний блок разработан для кредитных организаций. В нем отражается перечень документов, причины невозможности представления и срок, когда документация будет собрана.

Приложения и подписи

Если есть приложения, они перечисляются в специально выделенной строке и прилагаются к уведомлению.

После заполнения соответствующих разделов уведомление подписывается руководителем организации (или ИП), главным бухгалтером, иным уполномоченным лицом. Указываются расшифровка ФИО, номер телефона, электронная почта (при наличии) и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя.

Образец уведомления о продлении сроков для предоставления документов

Судебная практика по предоставлению документов и уведомления

⚖️ Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 22.04.2025 № 09АП-78449/2024

Компания пыталась через суд признать решение ИФНС о привлечении к ответственности за непредставление документов по требованию незаконным. Налоговая оштрафовала компанию на 7 500 руб. (по ст. 126, 129.1 НК РФ).

Выводы суда:

• по закону, компания, получившая требование обязана представить документы в срок, направить в инспекцию уведомление о невозможности представления документов (например, по причине их отсутствия) или указать в уведомлении, что представит документы в более долгий срок;
• компания не представила документы и уведомление, написав письмо об отказе исполнять требование, сославшись на его незаконность, по мнению организации.

Закон не представляет права компании оценивать законность требования и отказываться от его исполнения. Направление возражений или мотивированного отказа не является надлежащим исполнением требования и не освобождает от ответственности за непредставление.

Таким образом, сам факт непредставления документов и отсутствия законного уведомления стал неопровержимым основанием для привлечения к ответственности.

⚖️ Решение Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области от 07.05.2025 № А56-11782/2025

В этом примере компания аналогично пыталась оспорить в суде 24 решения ФНС о начислении штрафа. Санкции вынесены, так как организации проигнорировала 19 направленных требований. Суд аналогично подчеркнул, что документы, уведомления о невозможности представления не направлены, просьба о продлении сроков не поступала. Ситуацию усугубило то, что представитель организации на заседании заявил: общество осознавало противоправность собственного поведения и высокую вероятность привлечения к ответственности, заведомо не собиралось представлять истребуемые материалы и документы. То есть компания сознательно пошла на конфликт с налоговой.

Суд оправдания компании принял несостоятельными (физическая невозможность, отсутствие действительной необходимости), сохранив штрафные санкции ФНС. Помните, что диалог с налоговыми органами нужно вести в правовом поле, используя законные процедуры.