Транспортная накладная: зачем нужна и как заполнить
Смотреть Содержание
Транспортная накладная – ключевой документ в сфере грузоперевозок, который не только подтверждает заключение договора перевозки, но и служит основанием для учета транспортных расходов при налогообложении. Правильно оформленная накладная защищает интересы всех участников перевозки: грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Документ можно оформить как на бумаге, так и в электронном виде.
Что такое транспортная накладная и зачем она нужна
Транспортная накладная — это документ, подтверждающий перевозку грузов. Статья 785 ГК РФ указывает, что заключение договора перевозки подтверждается выдачей транспортной накладной. Аналогичное правило установлено в Федеральном законе от 08.11.2007 № 259-ФЗ.
Если раздел 12 транспортной накладной содержит информацию о стоимости перевозки груза, то согласно пункту 114 Постановления Правительства от 21.12.2020 № 2200 накладная считается первичным документом и подтверждает расходы на перевозку для налоговой службы.
Налоговые органы часто требуют предоставить транспортную накладную в ответ на требования. Тем самым они проверяют факт перевозки. Кроме того, сотрудники Госавтоинспекции имеют право запросить товаросопроводительные документы, если останавливают автомобиль с грузом.
Типовая структура договора выглядит так:
- Преамбула – вводная часть, где указывают дату и место заполнения, наименования сторон и их представителей, кто ставить свои подписи.
- Предмет договора – существенные условия заключаемой сделки.
- Требования к транспортному средству – включает подготовку груза к транспортировке.
- Порядок доставки – сроки, маршрут, приемка получателем, иные существенные условия.
- Цена услуги – порядок расчетов, в том числе способ и сроки оплаты.
- Порядок разрешения споров – досудебное, судебное решение спорных ситуаций.
- Реквизиты сторон – наименование, адреса, контактные телефоны и пр.
Скачать образец можно в статье "Договор перевозки груза: условия заключения, форма, виды и образец".
Форма транспортной накладной 2025
Форма транспортной накладной утверждена Приложением № 4 к Постановлению Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200.
Когда нужна транспортная накладная, а когда нет
Примеры ситуаций, когда транспортная накладная требуется или ее оформление не обязательно, но желательно.
|
Пример
|
Нужна ли транспортная накладная
|
| Доставкой занимается наемная транспортная компания. Заказчик по договору роли не играет | Нужна. Пример: самовывоз товара со склада поставщика привлеченной транспортной компанией |
| Продукция вывозится транспортом продавца | Не нужна, при условии, что транспортные расходы включены в стоимость товара. Но законодательство не запрещает выдать водителю сопроводительный документ на доставку |
| Продукция доставляется транспортом продавца | Нужна, если стоимость доставки выделена отдельной строкой в договоре |
| Груз забирает покупатель своим транспортом | Не нужна, но оформить можно. В ответ на требование налоговой сошлитесь на пункт договора поставки, что покупатель обязуется своими силами и средствами вывезти товар |
Законодательство предусматривает обязательное оформление товарно-транспортной накладной при доставке товаров. Этот документ используется при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции согласно Федеральному закону от 22.11.1995 № 171-ФЗ.
Основное отличие товарно-транспортной накладной от транспортной заключается в том, что первая предоставляет подробную информацию о товарах и на основании нее можно принять поставку, например, до получения универсального передаточного документа.
Порядок заполнения транспортной накладной 2025
Подробный порядок заполнения транспортной накладной установлен разделом IX Постановления Правительства от 21.12.2020 № 2200. При заполнении формы необходимо внести информацию во все поля, за исключением тех, что помечены как “При необходимости”.
В документе указываются данные трех участников процесса: грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. В случаях, когда доставка осуществляется без привлечения сторонней транспортной компании, роль перевозчика выполняет либо грузоотправитель, либо грузополучатель, соответственно, в документе дублируются их данные. Каждый экземпляр транспортной накладной должен содержать уникальный номер и дату составления. При наличии заявки указываются ее номер и дата.
Блок информации о грузоотправителе включает: название организации, ИНН, адрес и телефон. Такие же реквизиты заполняются для грузополучателя.
Основную информацию о компании можно получить из ЕГРЮЛ или карточки предприятия.
Отдельная часть документа посвящена описанию груза: указывается его наименование, количество мест, тип упаковки, вес брутто и нетто, объем. Требуется также указать документ, подтверждающий отгрузку (УПД, товарную накладную или счет-фактуру).
В обязательном порядке фиксируются временные рамки: планируемое время забора и доставки груза, а также реальное время погрузки и выгрузки. При привлечении стороннего перевозчика указываются: название компании, данные водителя (ФИО, права, телефон), информация об автомобиле (марка и номер).
Завершается документ разделами с подробным описанием места и времени выгрузки, а также подписями всех участников процесса: ответственного за погрузку, принимающей стороны и водителя.
