Товарная накладная ТОРГ-12: нюансы оформления и образец заполнения

Смотреть Содержание

• Что такое накладная ТОРГ-12 и когда она заполняется
• Как оформить ТОРГ-12
• Ошибки в ТОРГ-12: что будет, как исправить
• Сроки хранения ТОРГ-12
• Чем ТОРГ-12 отличается от других накладных
• Электронная накладная ТОРГ-12

Разбираем, как заполнить документ, какие обязательные реквизиты указывать и какие ошибки встречаются чаще всего.

Что такое накладная ТОРГ-12 и когда она заполняется

Накладная ТОРГ-12 — это унифицированный первичный документ, подтверждающий передачу товарно-материальных ценностей между организациями.

ТОРГ-12 оформляется в следующих ситуациях:

✅ При продаже товаров юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю.

✅ При передаче товаров сторонней организации, если она не является конечным покупателем.

✅ При отгрузке товаров на основании договора поставки или купли-продажи.

✅ В некоторых случаях — при возврате товара покупателем продавцу.

Этот документ составляется при любых операциях, связанных с перемещением товаров. Накладная ТОРГ-12 служит основанием для списания товара у продавца, оприходования товара у покупателя и налогового учета.

Заполняет накладную продавец — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющий продажу товара. Покупатель получает накладную и использует ее для оприходования товара.

Стандартный бланк накладной утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. С 2013 года организации могут разрабатывать собственные формы, при условии, что они содержат все обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Как оформить ТОРГ-12

Накладная по форме ТОРГ-12 состоит из нескольких разделов, в которых указываются сведения о продавце, покупателе и товарах.

Документ содержит сведения о сторонах сделки:

• Грузоотправитель – тот, кто отправляет товар. Это может быть сам продавец или его склад.
• Грузополучатель – сторона, получающая товар.
• Поставщик — организация, поставляющая товар (может совпадать с грузоотправителем).
• Плательщик — организация, которая оплачивает товар (может совпадать с покупателем).

В накладной обязательно указывается документ, служащий основанием для передачи товара. В качестве такого документа может выступать договор поставки или счет на оплату. Если договор между сторонами не заключался, то в накладной следует указать номер счета или иной документ, подтверждающий факт совершения сделки.

Основная часть документа содержит сведения о товаре:

• наименование;
• единицы измерения;
• количество;
• цену без НДС;
• сумму НДС (если применяется);
• итоговую сумму.

Если продавец освобожден от уплаты НДС, в графах, относящихся к налогу, ставятся прочерки.

Документ подписывают:

✍️ главный бухгалтер продавца (или другое уполномоченное лицо);

✍️ сотрудник, разрешивший отпуск товара;

✍️ кладовщик или иное лицо, отпустившее груз;

✍️ представитель покупателя, принявший товар.

С 2015 года организации могут работать без печатей (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Однако если стороны используют печати в своей деятельности, их проставление на ТОРГ-12 обязательно.

Образец заполнения ТОРГ-12

Ошибки в ТОРГ-12: что будет, как исправить

Ошибки в накладной ТОРГ-12 могут привести к проблемам в бухгалтерском и налоговом учете, а также вызвать споры между контрагентами. Исправления возможны, но только с соблюдением установленных правил.

При обнаружении критических ошибок в накладной, таких как неверные суммы или неправильное указание покупателя, принятие документа недопустимо. В таком случае необходимо запросить у поставщика переоформление документа.

При обнаружении незначительных ошибок в накладной, например, опечатки в наименовании организации, возможно оформление акта разногласий, возврат накладной для исправления или исправление ошибки в соответствии с установленными правилами и с обязательным проставлением подписей обеих сторон.

Сроки хранения ТОРГ-12

По общему правилу, ТОРГ-12 хранится не менее 5 лет (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Этот срок установлен для всех первичных учетных документов, к которым относится и накладная.

Однако в некоторых случаях хранить документ нужно дольше:

• Если ТОРГ-12 участвует в судебном разбирательстве, она должна сохраняться до завершения процесса плюс 5 лет.
• Если накладная входит в бухгалтерскую отчетность, ее срок хранения может достигать 10 лет.

Срок начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом оформления накладной. Например, если ТОРГ-12 была составлена 15 мая 2024 года, то отсчет 5 лет начнется с 1 января 2025 года, а документ можно будет уничтожить только после 31 декабря 2029 года.

Утрата ТОРГ-12 может привести к проблемам:

⛔️ Для продавца — сложнее подтвердить реализацию товара, списание со склада и правильность налоговых расчетов.

⛔️ Для покупателя — возможно, налоговая не примет расходы на приобретение товара.

⛔️ Для обеих сторон — могут возникнуть трудности при разногласиях и судебных разбирательствах.

В случае утери накладной рекомендуется предпринять следующие действия: осуществить попытку восстановления копии документа посредством обращения к учетной системе или контрагенту, оформить бухгалтерскую справку, отражающую факт отсутствия документа, а также запросить у поставщика дубликат товарной накладной по форме ТОРГ-12 с пометкой «Повторный экземпляр».

Чем ТОРГ-12 отличается от других накладных

ТОРГ-12 — это первичный учетный документ, фиксирующий передачу товарно-материальных ценностей. Однако на практике могут использоваться и другие документы, которые выполняют схожие функции, но имеют разные юридические нюансы.

Разница между ТОРГ-12 и товарной накладной

Товарная накладная — это общее название документа, который подтверждает факт отгрузки товаров. Форма ТОРГ-12 — это один из видов товарных накладных, утвержденный государственным стандартом.

Главные отличия:

• ТОРГ-12 — унифицированная форма, содержащая обязательные реквизиты, установленные Госкомстатом РФ.
• Обычная товарная накладная может разрабатываться организацией самостоятельно, при условии, что в ней будут все необходимые данные.

Замена ТОРГ-12 универсальным передаточным документом

УПД может заменить ТОРГ-12. Универсальный передаточный документ совмещает в себе функции товарной накладной и счет-фактуры.

Преимущества использования УПД:

• Позволяет снизить количество документов в обороте.
• Подходит для организаций, которые ведут учет по упрощенной системе.
• Может использоваться как первичный документ для учета расходов.

Однако некоторые компании по-прежнему предпочитают использовать ТОРГ-12, особенно если в их бизнесе применяются отдельные требования к бухгалтерским документам.

Использование ТН или ТТН

Транспортная накладная (ТН) оформляется, если груз перевозится третьей стороной, например, транспортной компанией. Она подтверждает сам факт перевозки.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) используется, если груз передается через перевозчика и при этом необходимо учитывать его движение в бухгалтерии.

Таким образом, ТОРГ-12 фиксирует передачу товара, а транспортные документы — его перевозку.

Электронная накладная ТОРГ-12

С развитием цифрового документооборота компании все чаще переходят на электронные версии первичных документов, включая товарную накладную ТОРГ-12. Однако есть нюансы, которые важно учитывать.

Закон допускает заполнение ТОРГ-12 в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Но важно соблюсти несколько условий:

✅ Документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью обеих сторон.

✅ Обмен накладной возможен только через оператора электронного документооборота.

✅ Участники сделки должны заранее согласовать формат взаимодействия и прописать его в договоре.

✅ При соблюдении этих условий электронная накладная обладает той же юридической силой, что и бумажная.

Основные отличия между бумажной и электронной формой ТОРГ-12

❗️С 2026 года ТОРГ-12 нельзя будет выставлять в электронном виде. Остается только бумажный формат (приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Если вы пользуетесь ЭДО, то стоит постепенно переходить на УПД.