Табель учета рабочего времени: как заполнить
Смотреть Содержание
- Что такое табель учета рабочего времени
- Какую форму табеля учета рабочего времени использовать
- Условные обозначения (коды): где найти, как выбрать и как вводить собственные
- Методы ведения табеля: сплошной учет или учет отклонений
- Кто заполняет табель и как назначить ответственного
- Сроки составления и передачи табеля в бухгалтерию
- Сроки хранения табеля учета рабочего времени
- Особые случаи: дистанционные работники и сдельщики
Табель учета рабочего времени - документ для проверяющих и основание для расчета ФОТ. Разбираем правила заполнения по пунктам: форма, метод, коды, подписи, сроки.
В статье – образец заполнения табеля учета рабочего времени.
Что такое табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени – это первичный учетный документ работодателя, в котором фиксируют, сколько времени каждый сотрудник фактически отработал за день, смену или месяц. В табеле также отражают неявки или отклонения от режима работы (отпуск, больничный, командировка, простой, прогул, сверхурочные, ночные часы и т.п.).
Зачем нужен табель учета рабочего времени в организации:
- Для начисления зарплаты и доплат (ночные, сверхурочные, работа в праздники и выходные).
- Для контроля соблюдения нормы рабочего времени и графиков.
- Для подтверждения трудовых фактов при спорах и проверках.
Обязанность учета фактически отработанного времени установлена абз. 4 ст. 91 ТК РФ.
Какую форму табеля учета рабочего времени использовать
Коммерческий сектор бизнеса вправе использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. №1:
- Форма № Т-12 – это табель для расчета времени и оплаты труда. Удобно, если расчет частично ведется вручную.
- Форма № Т-13 – это обычный, привычный для многих организаций и ИП бланк. Его используют при автоматизированной обработке данных и выгрузке в зарплатные программы.
Например, в 1С:ЗУП табель найдете в разделе «Зарплата» - «Учет времени» - «Табели». В системе создается новый документ, выбирается месяц, организация, дата заполнения и для автоматизированного заполнения нажимается кнопка «Заполнить». После проведения форму можно выгрузить или вывести на печать. В 1С:ЗУП используется унифицированная форма табеля № Т-13.
Организация вправе разработать собственную форму табеля, как первичного документа. Соблюдайте требования ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ.
Это полезно, если у вас сложные сменные графики, проектный учет, разъездной характер работы, комбинированные режимы и нужно больше аналитики.
Но большинство организаций используют стандартные, «зашитые» в учетные программы шаблоны.
Для учреждений госсектора применяется форма по ОКУД 0504421 из Приказа Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н. Методические рекомендации по заполнению в этом же приказе.
Условные обозначения (коды): где найти, как выбрать и как вводить собственные
Табель учета рабочего времени заполняют с использованием условных обозначений: явка, отпуск, больничный и пр. Самый безопасный путь - это использование кодов из формы № Т-12. Они традиционно принимаются как стандарт делового оборота, понятны проверяющим, специалистам кадровой службы, бухгалтерам.
💾 Скачать полную таблицу с кодами обозначений в табеле
Если вам не хватает обозначений, вы вправе ввести собственные коды. Это допускает порядок, утвержденный Постановлением Госкомстата от 24.03.1999 № 20. Практическая схема введения нового кода простая:
- Определить событие, которое нужно отражать (например, отдельный вид перерыва, внутреннее обучение, дежурство и т.п.).
- Назначить буквенный или цифровой код (который не повторяется с уже утвержденными).
- Утвердить коды приказом в произвольной форме.
- Закрепить правило применения кодов в локальном акте, регламенте работы.
Пример
ООО «Закон.рф» направляет работников в клиники для прохождения обязательного медицинского осмотра. Компании удобно видеть это время выделенным в табеле. Организация ввела новый код «37» или МО, который фиксирует время прохождения медосмотров работников.
Методы ведения табеля: сплошной учет или учет отклонений
Выбор метода учета закрепляется в локальном акте организации.
| Метод | Разъяснение |
|---|---|
| Сплошная регистрация явок и неявок | Привычный способ, где каждый календарный день месяца отмечается кодом (явка, неявка) и указываются часы (минуты). Подойдет для учета времени сменного графика, суммированного учета, ночных часов, обычной пятидневки и пр. |
| Метод регистрации отклонений от нормального режима | Фиксация только отклонений, если они есть (неявки, опоздания и пр.). При нормальной работе день не детализируется. На практике метод отклонений экономит время табельщика, но если отклонение не зафиксировали, то бухгалтерия начислит зарплату как обычно, и потом придется делать корректировки |
Большинство организаций все же выбирают обычную сплошную регистрацию.
Кто заполняет табель и как назначить ответственного
Табель ведет уполномоченный сотрудник (например, мастер цеха или специалист отдела персонала). Если табель ведется по подразделениям, ответственных можно назначать по каждому подразделению. Назначение оформляют приказом руководителя в произвольной форме.
Оптимальная модель распределения ролей:
| Роль | Что делает |
|---|---|
| Табельщик (кадры, подразделение) | Ежедневно фиксирует явки, неявки или отклонения |
| Руководитель подразделения | Подтверждает фактические данные и согласует спорные случаи |
| Кадровая служба | Контролирует соответствие табеля приказам (отпуска, командировки, простои, режимы). На кадровую службу могут возлагаться обязанности по проверке отмеченного времени сотрудниками на соответствие системе пропускного режима. Также такая проверка может быть настроена автоматически. |
| Бухгалтерия | Проверяет табель на пригодность для начисления и закрывает период |
Пошаговое заполнение табеля учета рабочего времени: инструкция
Независимо от формы, логика заполнения одинакова.
Шаг 1. Заполните шапку документа
Укажите:
- организацию, подразделение, номер структурного подразделения (если применимо);
- код по ОКПО;
- отчетный период (временной промежуток, например, с 1 января по 31 января 2026);
- дату составления, номер документа (если у вас принят документооборот с нумерацией).
Например, ООО «Закон.рф» заполняет табель за январь 2026 года на подразделение «Администрация».
Шаг 2. Включите в табель всех сотрудников организации (подразделения)
По каждому работнику укажите:
- порядковый номер;
- ФИО;
- должность, профессию (при необходимости);
- табельный номер.
Шаг 3. Отразите ежедневные данные
В графах по датам укажите явки или отсутствия сотрудников с указанием кода и времени.
Верхняя строка предназначена для отражения кода (явка, больничный и пр.), нижняя строка – это количество часов (минут) отработанного или неотработанного времени.
Шаг 4. Подведите итоги за половину месяца и за месяц
В промежуточных итогах (как правило, за периоды с 1-15 и с 16-по последний день месяца) отражают:
- количество отработанных дней;
- количество часов.
По итогам месяца фиксируют суммарно:
- отработанные дни и часы;
- неявки по причинам и пр.
Продолжим заполнение табеля ООО «Закон.рф». Руководитель отдела персонала И.И. Иванова заполняет табель для администрации организации (генеральный директор и его заместитель). То есть в табеле выделяют 2 строки по количеству работников, проставляют ФИО, должность, табельный номер (н-р, Законов З.З., генеральный директор, 0000-00001).
В табличной части указывают фактически отработанное время. По производственной необходимости работники администрации Законов и Финансов выходили работать 9 января на 8 часов. Далее в месяце Финансов отработал весь период по пятидневке, а Законов болел с 26 по 30 января.
Периоды отсутствия Законова кадровик отметила значением «Б» в ячейках, соответствующих периоду. Следовательно, у генерального директора в первой половине месяца отработано 5 дней и 40 часов, а во второй половине месяца 6 дней и 48 часов. Общий результат работы за месяц Законова – это 11 дней, 88 часов. Также кадровик отдельно выделила причины неявки – код «Б» и количество дней, часов – 5 (40) в правой части таблицы.
Табель подписали: ответственное лицо, руководитель подразделения и руководитель отдела персонала.
💾 Скачать образец табеля учета рабочего времени
Сроки составления и передачи табеля в бухгалтерию
Прямого требования, в какой именно день табель формируется, подписывается и передается в законе не найдете. Правила устанавливаются внутри компании локальными актами. В некоторых организациях действует такой порядок:
- табель ведут руководители подразделений;
- он передается в отдел персонала дважды в месяц (первый раз 15-16 числа месяца для расчета аванса, второй раз – последнего числа текущего месяца или в первые числа следующего месяца для расчета зарплаты);
- отдел персонала проверяет представленные сведения, например, на соответствие СКУД;
- после проверки, выявления расхождений, соответствующих исправлений, чистовой вариант табеля подписывается ответственными лицами и передается зарплатчикам (обычно 3-5 число месяца).
В некоторых организациях без масштабного движения персонала, табель закрывается в последний рабочий день месяца, либо в первый рабочий день следующего месяца.
Основное правило – чтобы бухгалтерия успела начислить зарплату вовремя.
Сроки хранения табеля учета рабочего времени
Табели учета рабочего времени, как документы по личному составу, подлежат обязательному хранению в организации. Установленная продолжительность хранения напрямую зависит от условий труда, в которых были заняты учитываемые сотрудники.
Для работников с нормальными условиями труда срок хранения табелей составляет пять лет.
Если же в табелях фиксировалось рабочее время сотрудников, занятых во вредных или опасных условиях труда, применяются особые сроки. Для документов, делопроизводство по которым было завершено после 1 января 2003 года, срок хранения равен 50 годам. Для тех документов, работа с которыми закончена до этой даты, срок хранения увеличивается до 75 лет.
Нормативы хранения установлены ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и детализированы в п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.
Особые случаи: дистанционные работники и сдельщики
Ст. 312.4 ТК РФ дает дистанционным работникам гибкость в установлении режима рабочего времени. Основное правило – дистанционный работник самостоятельно определяет свой режим работы, если иное не оговорено в локальном акте, трудовом договоре, допсоглашении. Но это не снимает обязанности с работодателя вести учет рабочего времени дистанционщиков по ст. 91 ТК РФ. В табеле отражают рабочие дни как обычную явку (например, «Я» или «01») и указывают часы, ориентируясь на нормальную продолжительность рабочего времени (как правило, не более 40 часов в неделю).
Сдельщики табелируются в общем порядке: учет времени обязателен, даже если зарплата зависит от выработки. Дополнительно к табелю ведут документы по выработке: наряды, маршрутные листы, ведомости выполненных работ и т.п.
Мини‑чек‑лист главбуха и кадровика по ведению табеля
- Форма табеля закрепляется в ЛНА, учетной политике (Т-12, Т-13, собственная разработанная).
- Ответственный за ведение табеля назначается приказом директора.
- Коды едины и утверждены (включая дополнительные).
- Метод учета (сплошной, по отклонениям) выбран и закреплен.
- Табель сходится с приказами на отпуск, командировку, больничными, графиками сменности и пр.
- Определен срок закрытия табеля и передачи в бухгалтерию.
- Есть порядок корректировок и хранения.
