Спецодежда для сотрудников: нормы выдачи, учет
Смотреть Содержание
Работодатель должен выдавать работникам средства индивидуальной защиты, если условия работы опасные или вредные. Грамотная организация этого процесса — от установления типовые нормы СИЗ до бухгалтерского учета и списания — не только требование закона, но и основа безопасности и минимизация производственных рисков.
Ориентироваться нужно на нормативные акты, которые устанавливают требования к спецодежды (Приказы Минтруда № 766н и 767н) — их действие продлили до 1 сентября 2029 года. Также с 2025 года в бухучете спецодежды нужно придерживаться ФСБУ 5/2019 «Запасы».
Читайте, как определить, кому и какая спецодежда положена, как правильно организовать выдачу и документооборот, бухгалтерский и налоговый учет.
Что такое спецодежда и кому она положена
Спецодежда (СИЗ) — это специальная одежда, обувь и аксессуары для защиты сотрудников от вредных и опасных факторов, с которыми они сталкиваются при работе. Она помогает предотвратить травмы, профессиональные заболевания и обеспечивает безопасность.
Её основные функции:
- защита от химических веществ, высоких или низких температур;
- предотвращение механических повреждений, ударов, порезов;
- защита от электрического тока, пыли, биологических рисков;
- обеспечение видимости в условиях плохого освещения;
- соблюдение санитарных норм, например, в медицине или пищевой промышленности.
Работодатель самостоятельно определяет, кому выдавать такую одежду.
Он учитывает специальные нормы СИЗ, спецоценку условий труда и профрисков, а также мнение профсоюза или другого органа, который представляет интересы работников.
Примеры профессий:
| Профессия | Вид спецодежды | От чего защищает |
|---|---|---|
| Сварщик | Огнеупорный костюм, маска, краги | От искр, высоких температур, ультрафиолета |
| Химик-лаборант | Халат, перчатки, очки, фартук | От химических ожогов, попадания реактивов |
| Рабочий на холодильном складе | Утеплённый костюм, термообувь, рукавицы | От переохлаждения |
Нормы выдачи спецодежды сотрудникам
Все компании должны придерживаться Единых типовых норм (ЕТН), которые действуют с 1 сентября 2023 года (приказ Минтруда от 29.10.2021 № 767н). В ЕТН есть список профессий и позиций, нормы выдачи спецодежды для каждой из них. Работодатель не имеет права снижать эти нормы, но если есть необходимость, может их увеличивать.
В единых типовых нормах есть три раздела:
- Нормы спецодежды для профессий и должностей (приложение № 1 к Приказу № 767н).
- Нормы в зависимости от рисков (приложение № 2 к приказу № 767н).
- Нормы выдачи дерматологических СИЗ и очистительных средств (приложение № 3 к приказу № 767н).
Если работодатель считает, что спецодежда для сотрудников не нужна, следует проверить штатное расписание и должностную инструкцию. Если наименование должности не полностью отражает обязанности, нужно пересмотреть штатное расписание, переименовать должность, внести новую запись в трудовую книжку и отправить отчёт в СФР.
Порядок выдачи спецодежды
Порядок выдачи спецодежды включает несколько этапов:
| Этап | Пояснения |
|---|---|
| Определить сотрудников, которым нужна спецодежда | Это работники, которые заняты на вредных и опасных работах, в особых температурных условиях и связанных с загрязнением (ст. 221 ТК РФ и п. 4 Правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами, утверждённые приказом Минтруда от 29.10.2021 №766н) |
| Подготовить СИЗ |
Приобрести, взять в аренду или заключить договор со специализированной организацией (ст. 214 ТК РФ, п. 3 и 6 Правил) Средства защиты выбирают на основании результатов СОУТ и оценки профрисков, в соответствии сертификатами к СИЗ, либо классами или уровнями защиты на маркировках. |
| Проинструктировать сотрудников, как получать и хранить СИЗ (ст. 214 ТК РФ и п. 10 Правил) | Это можно сделать во время вводного инструктажа по охране труда. |
| Провести обучение о правилах эксплуатации, если требуются особые навыки (п. 10 Правил) | Это можно сделать во время обучения или инструктажа, в том числе по охране труда на рабочем месте (п. 38 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утв. постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464). |
| Выдать сотрудникам спецодежду (п. 24 Правил) |
При выдаче спецодежды работникам важно учитывать пол, размер, вес. Выдавать СИЗ работникам можно: лично в руки; через автоматизированные системы выдачи (вендинговое оборудование). Во втором случае важно учитывать правила (п. 28 Правил): выдавать таким способом можно СИЗ, применение которых не требует проводить дополнительный инструктаж; аппарат должен предусматривать возможность идентификации работника и автоматического заполнения данных о выданных СИЗ в электронную карточку учета; обеспечивать постоянное наличие спецодежды. Дежурные средства защиты закрепляют за рабочими местами и выдают нескольким работникам. |
| Организовать учет и контроль СИЗ |
Нужно контролировать выдачу, возврат и замену спецодежды (п. 10 и 72 Правил). Для этого заполняют карточки по выдаче СИЗ на бумажном носителе или в электронном виде. Рекомендуемая форма карточки приведена в Приложении № 2 к Правилам. По новым правилам форма должна: содержать разделы с отметкой выдачи смывающих средств и дерматологических СИЗ; не содержать процент износа СИЗ, которые возвращает работник. |
| Хранить СИЗ и ухаживать за ними (стирать, производить химчистку, сушку, ремонт и т. п.) (ст. 221 ТК РФ, разд. XIII–XIV Правил). | Если СИЗ могут оставаться у сотрудника в нерабочее время, работодателю нужно утвердить перечень таких СИЗ (п. 61 Правил). |
| Контролировать использование выданной спецодежды (ст. 215 ТК РФ и п. 10 Правил). | Если работники не применяют выданные им СИЗ, работодатель обязан отстранить их от работы (ст. 76 ТК РФ). |
| Организовать прием, вывод из эксплуатации и утилизацию СИЗ (п. 10 Правил). | Нужно принять одежду, зафиксировать это в учёте, осмотреть и списать по акту, а затем — безопасно уничтожение или переработать. |
В порядке следует распределить обязанности и ответственность руководителей подразделений компании.
Возврат спецодежды
Работник обязан вернуть спецодежду при увольнении, переводе на другую работу или истечении срока эксплуатации. Если сотрудник не может вернуть ее или испортил, работодатель вправе удержать из зарплаты балансовую или рыночную стоимость.
При возврате СИЗ нужно оформить подтверждающий документ. Это может быть такая же форма, как при выдаче спецодежды, или иной документ, который разработает организация. Также возврат отражают в личной карточке учёта (п. 13 Правил выдачи спецодежды).
Списание и утилизация спецодежды
Когда СИЗ теряют защитные свойства или заканчивается срок их службы, их нельзя просто выбросить. Нужно их списать и утилизировать.
Вот как это делается по правилам:
- Создаётся комиссия, которая осматривает СИЗ, фиксирует, почему они непригодны и составляет акт списания.
- Определяется класс опасности отходов:
— «Чистые» СИЗ, или поношенную одежду без опасных загрязнений, можно утилизировать как твёрдые коммунальные отходы через регионального оператора.
— «Грязные» СИЗ, загрязнённые маслами, химикатами, краской или биологическими жидкостями, — это опасные отходы. Их утилизация требует особого подхода.
- Для опасных отходов заключают договор со специализированной компанией, у которой есть лицензия на обращение с такими отходами. После того как они вывезут и уничтожат отходы, они предоставят акт об утилизации.
- Все акты и, договоры хранятся в отделах охраны труда и бухгалтерии для отчётности и проверок.
Досрочное списание возможно при наступлении определенных обстоятельств: физическом износе или повреждении, утрате объекта вследствие аварии или чрезвычайной ситуации, утрате защитных свойств, изменении технологических процессов или условий труда, а также увольнении работника.
Здесь также нужно создать комиссию, которая составит акт на списание, приложить подтверждающие документы и определить, что делать дальше — ремонтировать, утилизировать или перевести в разряд дежурного фонда.
Учет спецодежды на предприятии
Оприходовать спецодежду нужно на основании первичных документов поставщика. После выдачи работникам, она учитывается на забалансовом счете по условной цене или цене приобретения.
Порядок бухгалтерского учета определяется в зависимости от срока полезного использования и стоимости конкретного предмета, с учетом лимита, установленного в учетной политике для отнесения активов к основным средствам (ОС). Руководствуются ФСБУ 5/2019 «Запасы» или ФСБУ 6/2020 «Основные средства».
Учет спецодежды и типовые проводки:
| Какие СИЗ | Как учитывается | Проводки |
|---|---|---|
| Дорогие ИЗ | Как основные средства, если стоят более лимита, установленного в организации, и срок их полезного использования от 12 месяцев |
Принятие: Дт 08 → Дт 01. Амортизация: Дт 20/25/26 — Кт 02. Списание первоначальной стоимости: Дт 01 субсчет «Выбытие основных средств» — Кт 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации». Списание амортизации: Дт 02 — Кт 01 субсчет «Выбытие основных средств». |
| Спецодежда со сроком использования более 12 месяцев | Стоимость одежды стоимостью менее установленного лимита и сроком использования более 12 месяцев, списывают на затратный счет в момент передачи в эксплуатацию |
Принятие: Дебет 10-10 — Кредит 60. Передача работнику: Дт 20/25/26 — Кт 10. Забалансовый учет: Дт 012 (по цене приобретения). |
| Спецодежда со сроком использования менее 12 месяцев. | Спецодежду стоимостью менее лимита и сроком менее 12 месяцев, отражают на счете 10 «Материалы» и списывают на затратный счет в момент передачи в эксплуатацию |
Поступление: Дт 10 — Кт 60. Передача работнику: Дт 20/25/26 — Кт 10. Забалансовый учет: Дт 013 (по цене приобретения). |
| Спецодежда управленческого персонала | Стоимость можно сразу списать на расходы, закрепив этот порядок в учетной политике | Дт 26 — Кт 10.10. |
По истечении срока эксплуатации или при досрочном выбытии (износе, порче, утрате) предмет списывают с забалансового учета односторонней проводкой: Кт 012 (013).
В налоговом учете спецодежды на предприятии:
- стоимость «обычных» СИЗ включают в материальные расходы по мере передачи в эксплуатацию.
- стоимость СИЗ как основного средства погашают через амортизацию. Амортизацию начисляют с помощью одного из методов: линейного, уменьшаемого остатка, списания стоимости пропорционально объему продукции. Амортизация начисляется с 1 числа месяца, следующего за месяцем принятия к учету (абз. 5 п. 8 ПБУ 10/99).
Чтобы вести учет, важно правильно вести документооборот. Разработайте и утвердите Положение о выдаче и использовании СИЗ, которое регламентирует весь жизненный цикл. Закрепите порядок и нормы выдачи спецодежды в коллективном или трудовом договоре, Правилах внутреннего трудового распорядка.
Оформляйте факт выдачи в личной карточке учета выдачи СИЗ (форма МБ-7, постановление Госкомстата от 30.12.1997 № 71а). Для внутреннего перемещения используйте требование-накладную (М-11), лимитно-заборную карту (М-8) или накладную на отпуск материалов на сторону (М-15).
Списание оформляйте актом (форма МБ-8 или собственной) с указанием причины и заключением комиссии. Храните документы не менее 5 лет.
Ответственность работодателя
Если работодатель не предоставляет сотрудникам средства индивидуальной защиты, возможны последствия:
- сотрудники могут приостановить деятельность, а работодатель будет обязан компенсировать им время, в течение которого они не трудились (ст. 216.1 ТК РФ).
- штрафы за невыдачу СИЗ, если они отнесены к 2 классу риска в соответствии с техническим регламентом (решение Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 878). Размер санкций для компаний — до 150 000 рублей, руководителей и ИП — до 30 000 рублей.
- штрафы за неоднократное нарушение норм выдачи СИЗ (ст. 5.27.1 КоАП РФ). Для должностных лиц — до 40 000 рублей, дисквалификация от года до 3 лет, для ИП — приостановление предпринимательской деятельности до 90 суток или штраф до 40 000 рублей, для организаций — приостановление деятельности до 90 суток или штраф до 200 000 рублей.