Сопроводительное письмо к договору
Смотреть Содержание
Передача договора контрагенту — ответственный этап сделки, который требует документального подтверждения. Сопроводительное письмо выполняет эту роль, фиксируя факт передачи и упрощая дальнейшее взаимодействие.
Зачем нужно сопроводительное письмо к договору
Сопроводительное письмо к договору — это документ, который выполняет следующие функции:
👉 официально подтверждает передачу договора контрагенту, фиксируя дату и способ отправки;
👉 помогает избежать недопонимания: в нем кратко поясняется суть договора, сроки подписания и дальнейшие действия.
👉 служит доказательством в случае споров — если контрагент заявит, что не получал документы, письмо с отметкой о вручении или электронной перепиской станет подтверждением передачи.
Сопроводительное письмо не является обязательным документом, но усиливает профессиональный имидж компании. Корректно составленный документ показывает, что компания внимательна к деталям и ценит время партнера. Это важно для сделок с крупными клиентами или государственными учреждениями, где строгий документооборот.
Как передать сопроводительное письмо к договору
Способ передачи письма зависит от требований компании и степени важности договора:
- По электронной почте или через мессенджер. Это самый быстрый и распространенный вариант. Письмо отправляется с официальной корпоративной почты, желательно с уведомлением о прочтении. В теме указывается номер договора и суть документа, например: «Сопроводительное письмо к Договору №123 от 30.06.2025 на поставку оборудования».
- Курьером. Используется, если нужна гарантированная передача. В письме отражается опись вложения, а получатель ставит отметку о получении.
- По почте России. Подойдет для официальной переписки. Уведомление о вручении станет доказательством отправки.
- Личная передача. Представитель компании передает пакет документов с письмом лично в руки представителю партнера. На описи вложений или втором экземпляре письма ставится отметка о получении.
Как составить сопроводительное письмо к договору
Разберем в таблице, как составить сопроводительное письмо к договору.
| Элемент письма | Описание | Пример формулировки |
|---|---|---|
| Шапка (от кого, кому) | Можно составить письмо на фирменном бланке компании. В таком случае укажите данные получателя |
Генеральному директору ООО «Бетта» ИНН 9876543210 Иванову Алексею Александровичу |
| Номер и дата письма, место составления | Если в компании есть журнал исходящей корреспонденции, то нумерация ведется согласно журналу | г. Москва, исх. №123 от 30.06.2025 |
| Краткое отражение сути письма и его наименование | Укажите наименование, которое отражает суть письма и в тексте коротко поясните цель составления: подписать договор, вернуть экземпляр и т.д. |
Наименование: сопроводительное письмо к договору №123 от 30.06.2025 г. Цель письма: Направляем Вам подписанный с нашей стороны Договор оказания юридических услуг №123 от 30.06.2025 в двух экземплярах. Просим рассмотреть документ и вернуть один подписанный экземпляр в наш офис до 07.07.2025. В случае возникновения замечаний просим направить их в виде протокола разногласий. |
| Контакты ответственного лица | Обязательно укажите по какому телефону связаться с представителем компании, его ФИО и должность (при возникновении вопросов) | Менеджер Петрова М.С., тел. +7 (495) 123-45-67, petrova@zakon.rf |
| Подпись, печать | Подпишите письмо уполномоченным лицом, поставьте печать (если требуется) |
Генеральный директор ООО «Закон.рф» ______ /З.З. Законов/ |
Пример сопроводительного письма к договору
ООО «Закон.рф» направляет партнеру договор на оказание юридических услуг №123 от 30.06.2025 г. Дополнительно составлено сопроводительное письмо.
Образец письма
Скачать шаблон сопроводительного письма к договору
