Смена фамилии сотрудника: что нужно сделать бухгалтеру и кадровику
Смотреть Содержание
Смена фамилии сотрудника — это комплексный процесс, требующий внимания к деталям и четкого взаимодействия между отделами. Правильное оформление всех документов и своевременное внесение изменений гарантируют законность и порядок в кадровой системе.
В статье расскажем, что делать бухгалтеру и кадровику при смене фамилии сотрудника.
Смена фамилии сотрудника
Сотрудник может изменить фамилию при регистрации или расторжении брака, а также по собственному желанию. После смены фамилии гражданин должен сообщить об этом в компанию, где он работает. Эту обязанность и сроки компания может установить в своих правилах внутреннего трудового распорядка или включить в условия трудового договора.
Смена фамилии — причина для внесения изменений в учетные документы компании, которые ведутся по этому сотруднику. Кадровику необходимо знать, какие действия следует выполнить после получения подобного уведомления, чтобы избежать ошибок в учете и отчетности.
Что делать кадровику и бухгалтеру при смене фамилии сотрудника: пошаговая инструкция
Даем пошаговую инструкцию, как действовать кадровику, если сотрудник сообщил о смене фамилии.
Шаг 1. Принять заявление и подтверждающие документы
Первым делом кадровик должен получить от сотрудника заявление о смене фамилии и копии документов, подтверждающих это изменение. К таким документам относятся:
- Новый паспорт — основной документ.
- Свидетельство о заключении брака — если смена фамилии связана с браком.
- Свидетельство о расторжении брака — если смена фамилии связана с возвратом девичьей фамилии.
- Свидетельство о смене фамилии — если смена фамилии произошла по другим причинам.
- Свидетельство о рождении — может потребоваться для подтверждения девичьей фамилии.
Шаг 2. Издать приказ о внесения изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии
На основании заявления и подтверждающих документов издается приказ о внесении изменений в учетные данные сотрудника. Он оформляется в свободной форме. В приказе указываются старая и новая фамилия, основание для изменения, дата изменения. Также нужно прописать, в какие документы необходимо внести изменения, например, в трудовой договор, личную карточку и бумажную трудовую книжку. Приказ подписывает руководитель или уполномоченное лицо, после чего с ним знакомят сотрудника под подпись.
Бухгалтер приступает к своим действиям после получения приказа о смене фамилии от кадровой службы.
Ему нужно запросить у сотрудника копии нового паспорта и СНИЛС для внесения изменений в свои учетные системы.
Шаг 3. Уведомить СФР
Если сотрудник сам не передал изменение сведений в СФР, это нужно сделать кадровику или бухгалтеру (ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Для этого кадровику следует получить от работника заявление формы АДВ-2, полностью заполненное печатными буквами. В документе указывают СНИЛС, предыдущие личные данные, а в разделе с новыми сведениями — те, которые изменились. Если одновременно изменились паспортные данные или регистрационный адрес, их также нужно отразить в заявлении. К заявлению обязательно прикладывают документ-основание (например, свидетельство о браке).
Заполненное заявление направляется в территориальное отделение СФР. На основе представленных сведений фонд вносит изменения в анкету работника, обновляет ее в реестре учета и выдает новый документ с прежним номером СНИЛС, но с актуальными персональными данными.
Использовать новые персональные данные в отчетности возможно после внесения их в систему учета.
Если на дату сдачи отчета в СФР сохраняется старая фамилия, то отчет должен быть подан именно с ней. После внесения изменений — отчетность подается с новыми данными. Несоответствие информации может повлечь ошибочную проверку отчётов. Подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 в связи со сменой фамилии не заполняется, так как этот процесс не является кадровым мероприятием.
Шаг 4. Внесение изменений в кадровые документы
Кадровику нужно внести изменения в кадровые документы.
| Документ | Что изменить |
|---|---|
|
Трудовой договор |
Для внесения корректировок в трудовой договор нужно заключить дополнительное соглашение в двух экземплярах. В документе прописать: «Признать фамилию работника, приведенную в трудовом договоре, измененной с «Цветаева» на «Романова». Затем указать причину изменения личных данных и реквизиты подтверждающего документа. Например: свидетельство о браке, серия, номер и место выдачи |
|
Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности |
Бумажная трудовая книжка. В бумажной трудовой книжке аккуратно зачеркивается старая фамилия одной чертой, рядом или сверху вписывается новая фамилия. На внутренней стороне обложки (или на последней странице) указывается основание для изменения. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии). Электронная трудовая книжка. Для изменения фамилии в электронной трудовой книжке нужно заполнить форму СЗВ-ТД с указанием корректного кода изменения. В разделе с кодами мероприятий необходимо выбрать код «Изменение», а в разделе «Основание» указать реквизиты документа, послужившего причиной изменения фамилии |
| Личнаякарточка (форма Т-2) | В разделе «Общие сведения» старая фамилия зачеркивается, вписывается новая. На полях или на оборотной стороне указывается основание для изменения |
| Личное дело | Аналогично личной карточке, вносятся изменения в соответствующие разделы личного дела |
| Штатное расписание | Если фамилия сотрудника фигурирует в штатном расписании, необходимо внести соответствующие корректировки |
| График отпусков | Если в графике отпусков указана фамилия сотрудника, ее также необходимо обновить |
| Другие внутренние документы | Кадровику нужно проверить и обновить все внутренние документы, где может быть указана фамилия сотрудника. Например, приказы о командировках, должностные инструкции, если они содержат фамилию |
Бухгалтер меняет сведения о сотруднике в своих документах:
| Документ | Что изменить |
|---|---|
| Бухгалтерская программа | Справочник «Физические лица». Вносится изменение фамилии сотрудника. Важно указать дату начала действия новой фамилии |
| Табель учета рабочего времени | Если в табеле используется фамилия сотрудника, его необходимо обновить |
| Расчетные листки | Начиная с месяца, в котором произошла смена фамилии, расчетные листки должны содержать новую фамилию |
| Ведомости на выплату заработной платы | Аналогично расчетным листкам, фамилия должна быть актуальной |
Шаг 5. Внесение изменений в другие документы и системы
Кроме основных документов, возможно, понадобится изменить фамилию сотрудника в системе.
Например, выдать новый пропуск для входа на территорию предприятия или обновить внутренние информационные системы, если сотрудник заходит в них под своей фамилией.
Кадровику также нужно проинформировать о смене фамилии другие отделы (например, IT-отдела, службы безопасности) для своевременного внесения изменений в их системы.
Бухгалтеру нужно проверить банковские реквизиты сотрудника. Если он ранее предоставлял свои банковские реквизиты, и они были привязаны к его старой фамилии, необходимо уточнить, требуется ли обновление. Чаще всего, номер счета и БИК банка являются основными идентификаторами.
При оформлении отчетности в другие ведомства нужно убедиться, что данные сотрудника актуальны.
Если в предыдущих отчетностях были ошибки, может потребоваться корректировка. При подаче отчетности по НДФЛ (например, 6-НДФЛ) и других налоговых отчетов, фамилия сотрудника должна быть корректной.
Если сотрудник является стороной по каким-либо договорам, заключенным от имени организации (например, доверенности), и в них указана его фамилия, необходимо внести изменения.
Если организация пользуется услугами сторонних компаний, и данные сотрудников передаются им, необходимо уведомить этих поставщиков о смене фамилии.
Например, корпоративная мобильная связь, страхование.
Если фамилию меняет военнообязанный гражданин, работодатель должен сообщить об этом в военкомат в течение пяти рабочих дней. Информацию отправьте по форме, предусмотренной приложением № 13 к методическим рекомендациям, утвержденным Главнокомандующим Вооружёнными Силами РФ 11.07.2017 года.
Смена фамилии руководителя или главного бухгалтера
Если изменение касается сотрудника, не являющегося руководителем фирмы или главным бухгалтером, информировать налоговую инспекцию не требуется. Однако при смене фамилии директора организации или главного бухгалтера нужно уведомить налоговый орган, обновить образцы подписей в банке и, при необходимости, внести поправки в уставные документы (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ).
При смене фамилии главного бухгалтера — уведомление в банк обязательно, если его подпись используется в банковской карточке. Кадровые документы оформляются согласно стандартному порядку.
FAQ
- Какие документы должен предоставить сотрудник бухгалтеру и кадровику при смене фамилии?
Основным документом, подтверждающим смену фамилии, является свидетельство о заключении брака (если смена фамилии произошла в связи с бракосочетанием) или свидетельство о перемене имени (в случае других причин). Также сотруднику необходимо предоставить новый паспорт гражданина РФ с измененной фамилией.
- Какие действия должен предпринять кадровик при получении документов о смене фамилии?
Кадровик должен:
— Получить от сотрудника заявление о смене фамилии и подтверждающие документы.
— Оформить приказ о внесении изменений в документы и ознакомить с ним сотрудника.
— Составить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии и других данных.
— Внести соответствующие изменения в личную карточку работника (форма Т-2).
— Внести запись об изменении фамилии в трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) и другие документы сотрудника.
- Какие действия должен предпринять бухгалтер при смене фамилии сотрудника?
Бухгалтеру нужно:
— Получить от кадровика копию приказа о внесении изменений в трудовой договор и личные документы сотрудника.
— Внести изменения в учетные системы, где фигурирует фамилия сотрудника. Например, в программу для расчета заработной платы.
— Убедиться, что все дальнейшие расчеты и выплаты будут производиться с учётом новой фамилии.
— При необходимости уведомить соответствующие государственные органы.