Расходный кассовый ордер - 2026: когда применяется и как оформляется
Смотреть Содержание
Несмотря на цифровизацию, наличные расчеты внутри компаний никуда не исчезли. Выдача зарплаты, подотчетных сумм, расчеты с поставщиками могут осуществляться наличными денежными средствами. Оформляются такие операции с использованием расходного кассового ордера. Нарушение строгих правил Указания Банка России № 3210-У грозит штрафами.
Разбираем актуальные правила применения и заполнения РКО в 2026 году, образцы для типовых ситуаций и важные нюансы, которые уберегут от ошибок.
💾 Образец РКО при выдаче зарплаты наличными
Что такое расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер – это первичный документ бухгалтерского учета, который используется при выдаче наличных денежных средств из кассы организации.
Чем регулируется порядок ведения кассовых операций и применения ККТ
Основные нормативно-правовые акты в области порядка ведения кассовых операций и применения контрольно-кассовой техники.
Указание № 3210-У регламентирует правила осуществления кассовых операций для различных категорий хозяйствующих субъектов. В частности, оно распространяется на юридические лица, кредитные учреждения и предприятия малого бизнеса.
При этом для индивидуальных предпринимателей предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовых операций.
Все организации, осуществляющие налично-денежные расчеты, обязаны вести кассовую документацию независимо от их организационно-правовой формы и выбранной системы налогообложения. При этом индивидуальные предприниматели имеют право не оформлять кассовые документы, что установлено пунктом 4.1 Указания № 3210-У, если ведут налоговый учет объектов и показателей. Это правило распространяется на все виды кассовых документов.
Бланк расходного кассового ордера в 2026 году
Для составления РКО используется унифицированный бланк КО-2 «Расходный кассовый ордер», утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Унифицированная форма РКО обязательна к применению.
РКО является обязательным элементом соблюдения кассовой дисциплины. Порядок работы с кассой, перечень оформляемых документов, правила учета утверждаются в:
- учетной политике;
- локальном документе (например, разрабатывается положение о ведении кассовых операций).
Бланк расходного кассового ордера заполняется назначенным ответственным лицом организации в различных ситуациях. Рассмотрим некоторые примеры в таблице.
| Когда применяется расходный кассовый ордер | Примеры ситуаций |
|---|---|
| Расчеты с сотрудниками |
З.З. Законову выдана заработная плата за май 2026 года. Коммерческому директору выплатили премию за выполнение плана продаж. И.И. Иванову выдали материальную помощь при рождении ребенка |
| Выдача подотчетных сумм |
А.А. Агеев направлен в командировку, суточные выданы наличными по РКО. Менеджеру поручили купить питьевую воду для работников и выдали ему подотчетную сумму |
| Расчеты с поставщиками |
ООО «Закон.рф» оплатила услуги разработки сайта в размере 5 666 рублей ИП Законову З.З. За ремонт офиса подрядчику выплачено 40 000 рублей При расчетах между юридическими лицами соблюдайте лимит расчетов в рамках одного договора в размере 100 000 рублей |
| Расчеты с покупателями | Покупатель внес предоплату за корпусную мебель в размере 12 345 рублей. При нарушении сроков поставки поставщиком, покупатель решил расторгнуть договорные отношения и вернуть внесенную ранее предоплату |
| Инкассация | Денежные средства, свыше установленного лимита в компании, сдаются в банк |
Правила заполнения расходного кассового ордера в 2026 году
Разберемся, какие реквизиты предусмотрены в РКО, кто его оформляет, подписывает и можно ли вносить исправления в расходные ордера.
Как заполнить шапку расходного кассового ордера
В шапке РКО заполняется:
- Наименование организации.
- Структурное подразделение (при наличии), в котором оформлен РКО. Если структурное подразделение отсутствует – оставьте поле пустым.
- Код по ОКПО организации.
- Номер РКО. Особых требований к нумерации нормативно-правовыми актами и законами не установлено. Обычно, это простая сквозная нумерация. Закрепите порядок нумерации РКО в учетной политике.
- В поле «Дата составления» указывается дата, когда сформирован РКО.
- Код структурного подразделения, где составляется РКО, указывается при наличии такого подразделения.
- Поле «Корреспондирующий счет, субсчет» отражает счет дебета бухгалтерской проводки, которая будет сформирована на основании РКО. Если выдаете деньги подотчетному лицу, то используйте счет 71, при выдаче зарплаты работнику – счет 70 и т.д.
- Поле «Код аналитического учета» предназначено для отражения объекта аналитического учета корреспондирующего счета (при его наличии). Например, компания при выдаче зарплаты указала дебет сч. 70, объектом в этом примере выступает присвоенный код конкретному работнику.
- В поле «Кредит» указывается бухгалтерский счет, который укажет на выдачу денежных средств. Это счет 50.
- Поле «Сумма» отражает сумму выдаваемых наличных в рублях и копейках.
- Код в поле «Код целевого назначения» указывается, если деньги выдаются в форме целевого финансирования. В остальных случаях поле заполнять не требуется.
Порядок заполнения строк о выдаче, основании, сумме и приложении
В поле «Выдать» указывается Ф.И.О. лица, которому выдаются наличные денежные средства, например, данные работника компании, который получает зарплату.
Строка «Основание» предназначена для отражения хозяйственной операции (командировочные расходы, выдача суточных, выдача подотчетных средств, выплата премии и т.д.).
Сумма указывается с начала строки прописью в рублях и копейках.
Если РКО заполняется без применения компьютерной техники, то оставшееся свободное место перечеркните до конца строки.
В строке «Приложение» отражаются названия прилагаемых к РКО документов с их номерами и датами (служебная записка, заявление, приказ, платежная ведомость и т.д.).
Кто подписывает расходный кассовый ордер
В РКО предусмотрены специальные графы для проставления подписей следующих должностных лиц.
РКО подписывается руководителем компании, главным бухгалтером или иным уполномоченным лицом.
Случай, когда подпись директора не обязательна - на прилагаемых документах к РКО (заявления, счета и т.д.) есть разрешительная подпись директора компании. РКО подписывается главным бухгалтером (уполномоченным бухгалтером), а при их отсутствии – директором (п. 4.3 Указаний Банка России N 3210-У). Если руководитель лично осуществляет кассовые операции и составляет кассовые документы, он же должен их подписывать.
Внизу расходного ордера проставляется подпись кассира. Организация может либо принять специального сотрудника на должность кассира, выделив отдельную штатную единицу, либо оформить действующего бухгалтера по совместительству на должность бухгалтера-кассира для работы с наличными деньгами. Перечень лиц, имеющих право подписи РКО, необходимо закрепить во внутреннем документе компании.
Кассиру выдается:
- печать или штамп компании;
- образцы подписей лиц, которые вправе подписывать кассовые документы (если они составляются на бумаге).
Если кассовые документы подписывает и составляет руководитель, то образцы подписей могут не оформляться.
Оформление расходного кассового ордера доступно в следующих форматах:
- на бумаге;
- в электронном виде.
При оформлении РКО в электронном виде, получатель наличных также проставляет электронную подпись. При оформлении РКО на бумаге, проставляются собственноручные подписи лиц.
Кассир подписывает РКО после выдачи денежных средств получателю.
Кто оформляет РКО в организации
Заполнение полей о получении и денег и по какому документу
В поле «Получил» заполняется сумма полученных наличных денежных средств прописью, цифрами указываются копейки. Ниже предусмотрена строка для указания даты получения.
В поле «По» отражается наименование и реквизиты документа получателя, удостоверяющего его личность.
В некоторых рекомендациях указывается, что серия и номер паспорта отражаются в следующем формате «ХХХХ ХХХХХХ», в других прописывается «серия: ХХХХ, № ХХХХХХ». Четких рекомендаций по заполнению указанного поля нет, поэтому утвердите правила заполнения строки «По» бланка расходного ордера в локальных документах компании, учетной политике или используйте формат заполнения 1С.
Можно ли вносить исправления в РКО
Исправления в расходном кассовом ордере после его подписания запрещены (п. 4.7 Указаний N 3210-У). Правило распространяется также на подписанный РКО в электронном виде.
Образцы заполнения расходного кассового ордера в 2026 году для различных ситуаций
Приведем примеры заполнения РКО в 2026 году для различных ситуаций.
Ситуация №1. Выдача денег под отчет
Кассир ООО «Закон.рф» выдает под отчет деньги Ф.Ф. Федорову на приобретение канцелярских товаров в сумме 3000 рублей. Основание – это заявление подотчетного лица от 15 июня 2026 года. Подписи в РКО ставит директор, главбух, подотчетное лицо и кассир.
Образец заполнения РКО в 2026 г. при выдаче денег под отчет (покупка канцтоваров)
💾 Скачать образец заполнения РКО на подотчет
Ситуация №2. Из кассы организации выдается материальная помощь
ООО «Закон.рф» выдает материальную помощь сотруднице П.П. Петраковой в размере 4 000 рублей 17 июня 2026 года. Сотрудницей написано заявление от той же даты, которое является основанием для выдачи. Сумма матпомощи выдана кассиром. Подписи на РКО поставили директор, главбух, получатель материальной помощи и кассир.
Образец РКО по выдаче материальной помощи в 2026 году
💾 Скачать образец РКО по выдаче материальной помощи
Ситуация №3. Выдача зарплаты наличными
19 июня 2026 г. ООО «Закон.рф» выдает работникам зарплату наличными. Сумма к выдаче – 30 000 рублей. Кассир оформляет РКО:
- основание – это выдача зарплаты за первую половину июня 2026 г.;
- приложение – это платежная ведомость на выдачу;
- за получение работники расписываются в платежной ведомости, поэтому в РКО о получении подпись не ставят.
РКО подписывает генеральный директор, главбух и кассир. Везде по тексту РКО ссылайтесь на документ-основания (платежную ведомость, ее номер и дату).
Образец заполнения РКО при выдаче зарплаты наличными в 2026 г. по платежной ведомости
