Путевые листы в 2025 году: правила оформления, бланки и образцы
Смотреть Содержание
В статье расскажем как заполнить путевой лист в 2025 году, чтобы не было проблем.
Когда нужен путевой лист
Оформление путевого листа обязательно, если:
✅ юрлицо занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов с использованием ТС, которые находятся в их собственности;
✅ юрлицо предоставляет ТС во временное владение и пользование за плату по договору аренды с экипажем.
Чтобы избежать внимания со стороны контролирующих органов, лучше оформить путевой лист для сотрудника, который использует ТС для собственных нужд компании.
Путевой лист может понадобиться для:
- его представления водителем сотрудникам полиции по их требованию (п. 2.1.1 Постановления Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090);
- подтверждения расходов, связанных с эксплуатацией ТС, в частности затрат на ГСМ;
- начисления зарплаты водителям;
- подтверждения использования сотрудником личного ТС в служебных целях для обоснования выплаты ему компенсации за использование личного имущества (Письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@);
- подтверждения расходов на ГСМ, зарплату водителей и прочее — при аренде транспортного средства.
Форма путевого листа: основные требования по заполнению
Путевой лист нужен для учета и контроля за работой водителя и ТС (п. 14 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ ). Предусмотрено 2 варианта оформления путевых листов:
📜 форма с обязательными реквизитами (разрабатываются юрлицом самостоятельно или используется унифицированная форма из Постановления Госкомстата от 28.11.1997 N 78);
📜 электронная форма (утверждена Приказом ФНС от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@).
Форму документа нужно утвердить в учетной политике. Все зависимости от выбранной формы путевого листа, в него нужно включить обязательные сведения, перечисленные в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390.
| Вид сведений | Что нужно указать |
|---|---|
| Срок действия документа |
Путевой лист оформляется на: 1 день — указывается конкретная дата, когда его можно использовать; 2 или более календарных дней — указывается начало и окончание срока его действия. |
| Данные о юрлице, которое оформляет документ | Полное наименование юрлица, ОГРН, номер телефона и адрес в пределах местонахождения. |
| Идентификационные данные ТС |
Тип, марка, модель ТС; Гос.номер регистрации ТС; Инвентарный номер (для трамваем и троллейбусов). Если используется прицеп или полуприцеп, то нужн нужно указать их регистрационный номер, марку и модель. |
| Информация о ТС |
Данные о предрейсовом (предсменном) контроле тех.состояния ТС (если он обязателен по закону): время (часы и минуты); дата (число, месяц и год); результат; ФИО и подпись ответственного сотрудника. Дата и время выпуск ТС на линию. Дата и время возвращения ТС. Показания одометра (округлять до полных километров) при: выпуске ТС в линию; возвращении с линии после окончания последнего рейса; приеме-сдаче ТС следующему водителю после окончания смены (рабочего дня) |
| Данные о водителе (водителях) ТС |
Фамилию, имя, отчество (при наличии) водителя. Серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения. СНИЛС. |
| Данные о медосмотре водителя (если обязанность его проведения предусмотрена законом) |
Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) и результат медосмотра. ФИО, подпись медработника и наименование медорганизации (если он состоит в штате). |
| Вид перевозок |
Выбрать конкретный вид перевозки: коммерческая; для собственных нужд; работа специального транспортного средств. |
| Вид сообщения |
Городское сообщение (в рамках одного населенного пункта). Пригородное сообщение (перевозка между населенными пунктами (их границами) до 50 км включительно). Междугородное сообщение (перевозка между населенными пунктами (их границами) свыше 50 км включительно). Международное сообщение (был въезд или выезд с территории России с фиксацией пересечения границы (в т.ч. транзитом). |
В форме, разработанной самостоятельно, нужно указывать реквизиты, которые признаются обязательными и дополнительные реквизиты:
Такие сведения нужны, если юрлицо подтверждает расходы на ГСМ в налоговом учете путевыми листами. Главное, указывать информацию максимально подробно, чтобы избежать спорных ситуаций с проверяющими.
- наименование документа;
- дата составления;
- маршрут;
- количество израсходованного топлива;
- стоимость оказанных услуг;
- подписи уполномоченных лиц с расшифровкой.
Например, при описании маршрута не стоит применять общие формулировки («поездка по городу» или «поездка по поручению (заданию)»). Лучше указать конкретные данные по месту отправления и назначения и времени отправления и прибытия по каждому пункту маршрута, включая пройденный путь в километрах.
Правила оформления путевых листов
Оформлять путевой лист нужно на каждое ТС. Правила нумерации каждое юрлицо устанавливает самостоятельно (требований в законе нет).
| Вариант оформления | Описание ситуации |
|---|---|
| Один путевой лист | Совершается 1 рейс, продолжительностью более 1 рабочего дня или смены водителя (водителей). |
| Один путевой лист | Совершается несколько рейсов в течение рабочего дня или смены водителя. |
| Несколько бумажных путевых листов | Если одно ТС используют несколько водителей посменно, то можно оформить путевой лист на каждого. |
Путевой лист подписывают лица, ответственные за оформление фиксируемых в нем фактов, в том числе водитель ТС.
Медосмотр
Последовательность проведения медосмотров и техконтроля при оформлении путевого листа законом не предусмотрена (Письмо Минтранса от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ). Поэтому можно проводить их в любой очередности.
Дату, время и результат любого медосмотра в листе фиксирует медработник, а также ставит свою подпись:
- на бумаге — собственноручную;
- в электронной форме — УКЭП.
Техконтроль
Технический контроль проводит должностное лицо, которое назначает руководитель. Данный сотрудник отвечает за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС. Внесенные данные он заверяет собственноручной подписью в бумажном документе либо использует УКЭП или УНЭП, если формируется электронный путевой лист.
По результатам контроля проставляется отметка "выпуск на линию разрешен" или "выпуск на линию не разрешен" (если выявлено несоответствие требованиям).
Если водители работают посменно на одном ТС, контроль проводится до начала рейса или смены (рабочего дня) водителя, который первым выезжает с парковки.
Показания одометра
По завершении последнего рейса и возврате ТС показания указывает сотрудник, уполномоченный на это руководителем. Он заверяет данные собственноручной подписью на бумажной форме или УКЭП (УНЭП) в электронном путевом листе.
Если на одно ТС оформляется несколько путевых листов (бумажная форма) на каждого водителя, то дату, время и показания одометра проставляет принимающий водитель. Он же заверяет данные своей собственноручной подписью.
Заполнение путевого листа для разных видов ТС
В зависимости от того, на какой автомобиль оформляется путевой лист, нужно использовать определенную форму. Рассказываем подробнее.
Легковой автомобиль
За основу можно взять форму № 3 из Постановления Госкомстата от 28.11.1997 № 78 и дополнить ее обязательными реквизитами и недостающими сведениями. Рекомендуется указать все пункты следования ТС. Расход топлива нужно фиксировать в полном объеме на основании показателей приборов учета.
Грузовой автомобиль
За основу можно взять форму № 4-С или 4-П из Постановления Госкомстата от 28.11.1997 № 78. При необходимости ее нужно дополнить нужными сведениями. Например, в зависимости от условий оплаты труда водителей может подойти:
👉 дополненная форма № 4-С, если применяется сдельная оплата;
👉 доработанная форма № 4-П, если оплата производится по повременному тарифу.
При перевозке материальных ценностей, в путевой лист нужно внести данные товарно-транспортных документов, в которых прописаны характеристики грузов.
Путевые листы и товарно-транспортные документы в таком случае рекомендуется хранить вместе (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 N 78).
Исправление ошибок в путевых листах
В бумажных путевых листах исправить ошибки можно руководствуясь требованиями ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.11.2011 № 402-ФЗ:
- ошибочную запись зачеркнуть одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
- внести корректную запись;
- сделать надпись "Исправлено" и указать дату исправления;
- заверить исправление подписями лиц, составивших путевой лист, с указанием их должностей, фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации). Обычно это диспетчер (иное лицо, ответственное за составление путевых листов) и водитель.
В электронных путевых листах можно вносить изменения в данные о водителе, а также марке, модели прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах.
Если ошибки допустили в других реквизитах, то нужно составить новый документ.
В надо указать, что документ составлен взамен первоначального. Далее указывается дата исправления. Документ заверяется электронной подписью лица, который внес ошибочные данные.
Регистрация движения путевых листов
Обязанности вести журнал движения путевых листов в законодательстве не предусмотрены. Однако наличие журнала дает возможность контролировать:
✅ эксплуатацию ТС и рабочее время водителей;
✅ своевременность представления отчетов сотрудников;
✅ движение путевок, выданных водителям и расход топлива на поездки.
Если журнал ведется в электронной форме, рекомендуется заверять его УКЭП.