Проверки трудинспекции: что важно знать каждому работодателю
Смотреть Содержание
Проверки Государственной инспекции труда (ГИТ) направлены на обеспечение соблюдения трудового законодательства, защиту прав работников и создание безопасных условий труда. Для руководителей и кадровиков такие проверки нередко становятся источником стресса.
Разберемся, как успешно пройти проверку трудинспекции.
Основания для проверки: когда ждать инспектора
Проверки ГИТ бывают плановыми и внеплановыми (ст. 9, 10 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ).
Плановые проверки проводятся согласно ежегодному плану, который публикуется на сайте Генеральной прокуратуры РФ. Периодичность зависит от категории риска: чем выше риск, тем чаще компанию будут проверять. Узнать о включении организации в план можно заранее.
С 2023 года действует мораторий на проверки трудовой инспекции (Постановление Правительства № 372), продленный до 2030 года.
Плановые проверки проводятся в отношении ИП и организаций из категорий высокого и чрезвычайно высокого риска.
Внеплановые проверки могут быть инициированы по причинам указанным в п. 3 Постановления Правительства № 336. Также внеплановая проверка может быть организована при срабатывании индикатора риска – ситуации, которая сама по себе не является нарушением, но с высокой вероятностью на него указывает.
Предмет проверки: что будут проверять
Предмет проверки ГИТ — это соблюдение работодателем трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Инспекторы обычно проверяют:
| Предмет проверки | Что проверяют |
|---|---|
| Оформление трудовых отношений |
Трудовые договоры. Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении. Трудовые книжки (сведений о трудовой деятельности). Личных карточек работников (Т-2) |
| Оплата труда |
Соблюдение сроков выплаты заработной платы. Размер заработной платы (не ниже МРОТ). Начисления и выплаты отпускных, больничных, компенсаций. Оформление расчетных листков |
| Режим труда и отдыха |
Штатное расписание, табели учета рабочего времени. Предоставление перерывов и обедов. Оформление сверхурочной работы, работы в выходные/праздничные дни, ее оплата. Предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков, их график |
| Охрана и условие труда |
Обучение по охране труда, инструктажи. Условия труда. Проведение специальной оценки условий труда (СОУТ). Обеспечение работников средствами индивидуальной защиты. Наличие аптечек первой помощи. Расследование несчастных случаев на производстве. |
| Локальные нормативные акты |
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Положение об оплате труда и премировании. Положение о защите персональных данных |
| Увольнение работников |
Соблюдение оснований и процедуры увольнения. Правильность оформления документов при увольнении. Своевременная выплата всех причитающихся сумм. |
| Привлечение к дисциплинарной ответственности |
Соблюдение процедуры наложения взысканий. Наличие подтверждающих документов. |
| Исполнение предписаний ГИТ | Проверка выполнения ранее выданных предписаний. |
Подготовка к трудовой проверке
Лучшая защита от проблем при проверке – это заблаговременная подготовка и постоянное соблюдение законодательства.
- Систематизируйте документы. Убедитесь, что все кадровые документы в порядке, актуальны и легко доступны.
- Проведите внутренний аудит. Регулярно проводите самопроверки по основным направлениям трудового законодательства.
- Обучите ответственных лиц. Кадровики и руководители должны знать актуальные изменения в законодательстве.
- Изучите предыдущие предписания. Если у вас были предыдущие проверки, внимательно изучите выданные предписания и убедитесь, что все нарушения устранены.
- Подготовьте рабочее место для инспектора. Обеспечьте комфортные условия для работы инспектора: отдельное помещение, доступ к компьютеру и интернету (при необходимости), канцелярские принадлежности.
Процедура проверки
Перед началом запланированной проверки инспектор информирует работодателя о дате и месте проведения мероприятия, а также направляет список требуемых документов вместе с конкретными вопросами. Инспекторы используют проверочные листы, в которых содержится перечень контрольных вопросов, что ограничивает предмет проверки. Инспектор имеет право: запрашивать документы по теме проверки, осматривать помещения и оборудование, опрашивать работников, проводить экспертизы (если проверка выездная).
При документальной проверке (без выезда) работодатель в течение 10 рабочих дней предоставляет заверенные копии документов.
По итогам анализа представленных материалов инспектор фиксирует обнаруженные расхождения, составляя акт с указанием нарушений и должностных лиц, ответственных за них, а также протокол по каждому из них. Документы передаются работодателю для ознакомления с обязательной подписью.
Возможно, потребуется предоставить разъяснения от руководства, например, генерального директора, начальника отдела кадров или бухгалтера. Однако работодатель вправе воспользоваться правом на отказ от дачи показаний, не давать объяснений и запросить разъяснения по спорным моментам.
Результаты проверки
По итогам проверки ГИТ могут быть следующие результаты:
- Отсутствие нарушений. В этом случае акт проверки будет содержать информацию об отсутствии выявленных нарушений.
- Выдача предупреждения. В некоторых случаях может быть выдано предупреждение.
- Выдача предписания. Если нарушения выявлены, инспектор выдаст предписание с указанием сроков их устранения.
- Составление протокола об административном правонарушении. Если нарушения серьезные, то может быть назначен административный штраф, приостановление деятельности предприятия, направление материалов в прокуратуру или другие органы.
Работодатель вправе обжаловать любое действие или решение проверяющего. Сделать это можно через суд или в досудебном порядке, обратившись к руководству инспектора.
Ответственность работодателя: какие санкции предусмотрены
За нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ):
- от 1 000 до 5 000 рублей — должностным лицам и ИП;
- от 30 000 до 50 000 рублей — юрлицам.
За повторное правонарушение:
от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация от одного года до трех лет — должностным лицам;
- от 10 000 до 20 000 руб. — ИП;
- от 50 000 до 70 000 руб. — юрлицам.
За нарушение законодательства в области охраны труда (ст. 5.27.1 КоАП РФ):
- от 2 000 до 5 000 рублей — должностным лицам и ИП;
- от 50 000 до 80 000 рублей — юрлицам.
Как избежать нарушений
Самый эффективный способ избежать проблем с трудовой инспекцией — это построить систему кадрового делопроизводства, соответствующую требованиям законодательства, и поддерживать ее в актуальном состоянии.
- Держать кадровые документы в порядке (трудовые договоры, допсоглашения, штатное расписание, личные дела, должностные инструкции, графики отпусков).
- Регулярно проводить внутреннюю проверку. Проверить соответствие деятельности организации действующему трудовому законодательству: проанализировать согласованность документов, выявить возможные ошибки и их соответствие требованиям закона.
- Регулярно обновлять знания. Трудовое законодательство постоянно меняется, следите за новостями, посещайте семинары и вебинары, читайте профессиональную литературу.
- При возникновении сложных вопросов или сомнений в правильности оформления документов обращаться за консультацией к опытным юристам по трудовому праву.
- Обучать сотрудников. Важно, чтобы все сотрудники, от руководителя до рядового специалиста, понимали важность соблюдения трудового законодательства и свою роль в этом процессе.
Что делать, если нарушения все же выявлены
Если в ходе проверки были выявлены нарушения, внимательно изучите акт и предписание. Составьте четкий план действий по устранению каждого нарушения. Определите ответственных лиц и сроки выполнения. Фиксируйте все принятые меры по устранению нарушений. Сохраняйте подтверждающие документы (приказы, акты, новые документы). По окончании работ по устранению нарушений уведомите инспекцию о проделанной работе, предоставив подтверждающие документы.
При устранении нарушений важно уложиться в установленные сроки. Просрочка может привести к дополнительным санкциям.
FAQ
- Какие документы чаще всего проверяет трудинспекция при проверке?
Список документов может быть обширным, но наиболее часто проверяют:
— Трудовые договоры.
— Приказы: о приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпусков.
— Личные карточки работников.
— Штатное расписание.
— Положения об оплате труда, премировании, компенсациях.
— Документы по охране труда: инструкции, журналы инструктажей, результаты обучения, медицинские осмотры.
— Документы по учету рабочего времени.
— Документы, связанные с увольнением работников.
— Документы, подтверждающие выплату заработной платы.
- Какие права есть у работодателя во время проверки?
Работодатель имеет ряд прав во время проверки, в том числе:
— Требовать предъявления распоряжения (приказа) о проведении проверки и ознакомиться с его содержанием.
— Присутствовать при проведении проверки.
— Получать разъяснения по всем возникающим вопросам, касающимся проверки и законодательства.
— Предоставлять инспектору необходимые документы, а также давать письменные или устные объяснения по существу проверяемых вопросов.
— В случае несогласия с действиями или решениями инспектора, работодатель имеет право обжаловать их в установленном законом порядке.
— После завершения проверки работодатель имеет право получить копию акта проверки.
- Какие могут быть последствия, если отказаться сотрудничества с трудинспекцией?
Отказ от сотрудничества с трудинспекцией, воспрепятствование законной деятельности инспектора, непредставление документов или представление заведомо ложных сведений может повлечь за собой административную ответственность в виде штрафа. В некоторых случаях, при систематических нарушениях или злостном уклонении от исполнения предписаний, возможны более серьезные меры, вплоть до приостановки деятельности организации.