Письмо контрагенту об отсрочке платежа: образец
Смотреть Содержание
Временные финансовые трудности – ситуация, с которой может столкнуться любая компания. В таких случаях важно грамотно выстроить диалог с контрагентами и документально оформить просьбу об отсрочке платежа.
В статье разберем, как составить эффективное письмо-просьбу об отсрочке платежа, рассмотрим основные требования к его содержанию и представим готовый образец документа, который можно адаптировать под конкретную ситуацию.
Когда пишется письмо контрагенту об отсрочке платежа
В процессе своей деятельности практически каждая организация рано или поздно оказывается в ситуации, требующей обращения к контрагенту с просьбой отсрочить платеж. Это делается путем написания письма об отсрочке платежа.
Наиболее часто такая необходимость возникает, когда компания испытывает временные финансовые сложности: например, при наличии договорных обязательств по предоплате, отсутствии свободных средств на счетах и острой потребности в материальных ресурсах для выполнения обязательств перед своими клиентами. В этом случае организация направляет поставщику ходатайство о переносе сроков оплаты.
Другой распространенный сценарий – когда внутренняя политика поставщика предусматривает обязательное написание письма-ходатайства перед внесением изменений в условия договора с предоплаты на отсрочку платежа.
Также часто случается, что покупатель, получив претензию о просрочке платежа с требованием погасить задолженность в указанные сроки, отвечает письмом с просьбой об отсрочке и предоставляет свои гарантийные обязательства по дальнейшему погашению задолженности.
В любой из этих ситуаций может потребоваться составление гарантийного письма об отсрочке платежа.
Обратите внимание, если контрагент вам уже направил претензию о неоплате за товар или услугу, в этом случае лучше написать гарантийное письмо об оплате задолженности. И только потом попробовать договориться об отсрочке платежа с помощью письма-просьбы.
Зачем писать письмо об отсрочке платежа
Письмо об отсрочке платежа является важным документом деловой переписки, который не только подтверждает наличие задолженности, но и служит официальным подтверждением намерений покупателя выполнить свои обязательства в оговоренные новые сроки. В документе фиксируется точная сумма долга и согласованный график погашения.
С юридической точки зрения, такая договоренность может рассматриваться как коммерческий кредит в соответствии со статьей 823 ГК РФ. Вопрос о начислении процентов за пользование денежными средствами решается по взаимному согласию сторон: поставщик может предоставить отсрочку либо с процентами по согласованной ставке, либо без них.
Коммерческий кредит — это условие договора, по которому сторона должна заплатить проценты за то, что пользуется деньгами другой стороны. По факту несвоевременная оплата — это пользование чужими денежными средствами.
Соблюдение условий, прописанных в письме, является показателем надежности компании и ее деловой репутации. Грамотное оформление отсрочки платежа позволяет организации преодолеть временные финансовые затруднения, сохранить партнерские отношения с контрагентами и избежать возможных судебных разбирательств.
Как составить письмо с просьбой об отсрочке платежа
Разберемся, как написать письмо об отсрочке платежа в таблице.
|
Что указать
|
Пример
|
| В адрес кого пишется письмо и кто его составляет (в шапке), дополнительно можно указать адрес, телефон, электронную почту и т.д. | Директору ООО «Гамма» Иванову Роману Ивановичу Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Садовая, д. 8 Телефон: 8(800)123-123-12 от директора ООО «Дельта» Сидорова Ивана Ивановича Юридический адрес: 362514, г. Москва, ул. Паромная, д. 17 Телефон: 8(800) 987-654-32 |
| Название письма | Письмо о предоставлении отсрочки платежа |
| Причины, по которым просите отсрочить платеж и выражение просьбы | В связи с тем, что организация находится в тяжелой финансовой ситуации и в целях урегулирования вопроса задолженности за поставку по УПД №1234 от 10 марта 2025 года, прошу Вас предоставить отсрочку оплаты по договору № 123 от «10» декабря 2024 года согласно установленному графику |
| График отсрочки или конкретные даты и суммы | Удобнее составлять в виде графика, например, не позднее 30 апреля 2025 года покупатель обязуется внести 2 000 000 (два миллиона) рублей |
| Просьба не начислять проценты | В случае положительного решения прошу не начислять проценты согласно Гражданского Кодекса РФ |
| Подпись, дата | Укажите должность, ФИО, подпись и дату составления письма |
