Письмо об аффилированности организаций: как составить
Смотреть Содержание
- Что такое аффилированность: ключевое понятие для бизнеса
- Когда требуется письмо об аффилированности организаций
- Как составить письмо об аффилированности компании
- Частые ошибки при составлении справки об аффилированности
- Какие документы могут понадобиться дополнительно
- Сроки подачи письма об аффилированности
- Могут ли оштрафовать из-за письма об аффилированности
Компании часто просят подтвердить отсутствие связей с другими юрлицами. Рассказываем, как составить письмо и какие документы понадобятся.
Что такое аффилированность: ключевое понятие для бизнеса
Аффилированность — это наличие устойчивых связей между юридическими или физическими лицами, которые позволяют одним оказывать влияние на действия других. Такие связи могут быть прямыми или косвенными. В гражданском праве понятие закреплено в статье 53.2 Гражданского кодекса. В антимонопольной сфере — в статье 4 закона о конкуренции.
Закон признает аффилированными тех, кто способен принимать решения за других или в их интересах. Влияние может быть связано с управлением, владением долями, родством или иными формами зависимости. Это важно для оценки прозрачности и добросовестности деловых отношений.
Когда требуется письмо об аффилированности организаций
Письмо об аффилированности организаций часто требуется для:
- участия в закупках и тендерах. Заказчики должны быть уверены, что участники не связаны между собой и не создают искусственную конкуренцию. Если организации состоят в одной группе или имеют общих владельцев, это влияет на допуск к процедурам. В таких случаях подается либо подтверждение аффилированности, либо письмо об отсутствии аффилированности;
- банков. Финучреждения запрашивают письмо об аффилированности компаний при оформлении займов, открытии счетов и проверке корпоративных клиентов. Цель — понять структуру бизнеса и оценить риски. Финансовые организации анализируют, может ли заемщик оказывать влияние на другие компании и наоборот. От этих данных зависит решение о кредитовании и размере лимита;
- аудиторам и бухгалтерам. Специалисты используют такие письма для оценки достоверности отчетности. Особенно при проверке сделок между связанными лицами. Документ также нужен при слиянии компаний, изменении структуры собственников и при получении лицензий. Лицензирующие органы требуют подтверждения того, что заявитель и его партнёры не нарушают антимонопольное законодательство;
- налоговой службы. Если у ФНС есть подозрения в занижении налогооблагаемой базы через взаимозависимые сделки. Федеральная антимонопольная служба требует справку об аффилированности при анализе концентрации бизнеса на рынке. Прокуратура использует такие документы для установления контроля и возможного конфликта интересов в госзакупках и крупных сделках.
Как составить письмо об аффилированности компании
Письмо об аффилированности должно быть четким, лаконичным и юридически корректным. Оно подаётся в ответ на официальный запрос — как правило, от банка, государственного органа или делового партнера.
Важно избегать расплывчатых формулировок. Ответ должен быть однозначным: либо организация признает наличие связей, либо подтверждает их отсутствие.
Чтобы письмо об аффилированности компаний имело юридическую силу, оно должно содержать следующие данные:
- полное наименование организации, направившей ответ;
- ИНН, ОГРН, юридический адрес;
- реквизиты запроса (дата, номер, от кого поступил);
- данные о связанных компаниях или указание на их отсутствие;
- основания, по которым лицо признано аффилированным — доли участия, совместное руководство, родственные связи и др.
Если в организации ведется внутренний список аффилированных лиц, стоит сослаться на него. Также допустимо упомянуть нормы законодательства, например ст. 53.2 ГК РФ или ст. 4 Федерального закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ "О защите конкуренции", чтобы подтвердить правомерность позиции.
Далее в заголовке указывается заголовок: «Справка об аффилированности», «Письмо об отсутствии аффилированности» или «Ответ на запрос об аффилированности организаций».
В основном тексте излагается информация о наличии или отсутствии взаимозависимости. При необходимости указываются названия аффилированных организаций и характер связей: участие в капитале, общий руководитель и так далее. Если аффилированные лица отсутствуют, это прямо указывается в письме.
👉 Если аффилированности нет:
Настоящим подтверждаем, что организация ООО «РесурсГрупп», ИНН 1234567890, не состоит в аффилированных отношениях с другими юридическими и физическими лицами, способными оказывать влияние на ее управленческие решения.
👉 Если аффилированность есть:
Организация ООО «ТехПроф» (ИНН 9876543210) входит в группу взаимозависимых лиц, в которую также входят: — ООО «ПрофМаркет» (ИНН 1231231231) — доля участия 35%; — ИП Иванов А.Ю. — является директором обеих компаний. Данная взаимосвязь подтверждается положениями статьи 53.2 ГК РФ и внутренним реестром аффилированных лиц.
Документ оформляется на официальном фирменном бланке организации. Использование бланка подтверждает легитимность письма и облегчает проверку сведений. Если бланк не используется — письмо может быть признано недействительным в ряде процедур.
Письмо подписывает руководитель компании или иное уполномоченное лицо. При этом необходимо указать ФИО и должность подписанта. В некоторых случаях — особенно если письмо направляется в банк — дополнительно требуется подпись главного бухгалтера.
Образец письма об аффилированности
Частые ошибки при составлении справки об аффилированности
При подготовке справки об аффилированности крайне важно избегать распространенных ошибок, способных привести к негативным последствиям для компании. Некорректно составленный документ может стать причиной отказа в кредите, проигрыша в тендере или претензий со стороны контролирующих органов.
Часты ошибки при составлении справки об аффилированности:
👉 Недостаточная точность и неполнота сведений в письме об аффилированности.
👉 Искаженная информация.
👉 Отсутствие необходимых приложений к письму об аффилированности.
👉 Нарушение сроков предоставления справки об аффилированности.
Какие документы могут понадобиться дополнительно
При составлении письма об аффилированности организаций часто требуется приложить:
- Копии учредительных документов. В их числе — устав, решение о создании компании, выписка из ЕГРЮЛ.
- Финансовую отчетность. Она демонстрирует структуру активов и обязательств, возможную зависимость от других компаний, характер финансовых потоков. Особенно это актуально при проверках банками и аудиторами.
- Договоры о совместной деятельности, поставке, консалтинге, долевом участии, управлении.
- Справки из налоговой службы, ФНС или ФАС.
Сроки подачи письма об аффилированности
Письмо об аффилированности организаций подаётся по запросу. Конкретные сроки подачи зависят от ситуации: банк может установить свой срок, госорган — иной. Важно не затягивать с ответом, чтобы избежать отказа в участии в процедуре или санкций. Документ направляется по официальным каналам: электронной почтой, через канцелярию, заказным письмом или через личный кабинет юридического лица в системе заказчика.
Получить выписку из ЕГРЮЛ с электронной подписью ФНС можно на сайте налоговой >>>
Могут ли оштрафовать из-за письма об аффилированности
Если организация не предоставит письмо об аффилированности или умышленно исказит данные, последствия могут быть серьёзными. В соответствии со статьёй 19.8.1 КоАП за неполный или ложный ответ по запросу контролирующего органа предусмотрен штраф — от 100 000 до 500 000 рублей. В ряде случаев это может повлечь блокировку счета, исключение из закупки, отзыв лицензии или доначисление налогов.
Предоставление достоверной справки об аффилированности помогает избежать рисков, повысить прозрачность бизнеса и подтвердить добросовестность компании в глазах проверяющих и партнёров.