Как оформить отпуск: заявление, приказ, уведомление о начале отпуска
Смотреть Содержание
Работодатель обязан грамотно оформлять отпуска сотрудников, соблюдая трудовое законодательство и корректно заполняя документы, чтобы избежать штрафов и обеспечить комфорт работников.
Рассмотрим какие документы подготовить при оформлении отпуска, особенности запланированных и внеочередных отпусков.
Как оформить отпуск: коротко о важном
Все трудоустроенные сотрудники компании обеспечиваются ежегодным отдыхом длительностью 28 календарных дней, если отработали нужный период. В обычном порядке за каждый полный отработанный месяц работнику начисляют 2,33 дня отдыха.
Отпуск сотрудникам предоставляется согласно графику отпусков, который утверждается не позднее чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 ТК РФ). Некоторые организации практикуют гибкий подход к отпускам: хотя основной график утверждается согласно законодательству, сотрудники имеют возможность взять отпуск вне установленного графика после согласования с руководством. Для этого они пишут заявление.
Основные правила по оформлению отпуска:
- Если в организации работники ходят в отпуск только в соответствии с ранее утвержденным графиком, то отдел кадров обязан уведомить сотрудника о дате начала предстоящих дней отдыха в письменном виде.
- Приказ на отпуск составляется в любом случае, не важно идет сотрудник в отпуск по графику или нет.
- Перечислите денежные средства сотруднику не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Сумму отпускных отразите в записке-расчете, которая составляется на основании изданного приказа на отпуск.
В таблице обобщим, какие документы составить при оформлении отпуска по графику или вне графика.
| Сотрудник идет в отпуск по утвержденному графику | Сотрудник уходит в отпуск вне графика |
|---|---|
|
1. Уведомление о начале отпуска (за 2 недели до его начала). 2. Приказ о предоставлении отпуска. 3. Записка-расчет. 4. Запись в личной карточке |
1. Заявление от работника на отпуск. 2. Приказ о предоставлении отпуска. 3. Записка-расчет. 4. Запись в личной карточке |
Если вы регулярно пересматриваете график отпусков, то всегда берите с сотрудников заявления. Это поможет отделу персонала контролировать процесс предоставления дней отдыха и проверить график.
Уведомление о начале отпуска
Работодатель заранее информирует сотрудников о предстоящем отпуске по графику, формируя уведомление минимум за 14 дней до его начала. Законодательство не регламентирует форму уведомления, позволяя использовать:
👉 утвержденный и самостоятельно разработанный в компании документ;
👉 приказ по форме Т-6;
👉 внесение дополнительных граф в график отпусков (форма Т-7), где работник подтверждает ознакомление с датой отпуска.
Для систематизации процесса отпусков разработайте локальный документ, который содержит:
- условия предоставления отпуска (минимальный стаж работы);
- правила расчета отпускного стажа;
- порядок оформления различных ситуаций с отпуском (разделение, перенос, продление);
- процедуру отзыва из отпуска;
- правила оплаты;
- взаимодействие с профсоюзом при составлении графика и т.д.
Положение утверждается руководителем и подписывается всеми сотрудниками, включая новых работников до заключения трудового договора.
Иной вариант – указать положения в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Руководитель отдела персонала ООО «Закон.рф» составляет уведомление в адрес экономиста планово-экономического отдела И.И. Иванова, который в прошлом году планировал уйти в отпуск с 1 по 28 июля 2025 года на 28 календарных дней. Уведомление оформили по утвержденной в ООО «Закон.рф» форме, указав следующие данные:
- Ф.И.О. сотрудника, его должность и наименование отдела;
- наименование уведомления;
- даты начала и окончания отпуска, суммарную продолжительность со ссылкой на утвержденный график отпусков;
- просьбу подтвердить начало отпуска подписью и датой в нижней части уведомления.
Скачать образец уведомления
Скачать форму уведомления
Заявление на отпуск
Оформите заявление в свободной форме, если сотрудник идет в отпуск не по графику.
Сроки такого заявление законодательно не установлены.
Представим ситуацию, на календаре 11 июня, грузчик ООО «Закон.рф» приходит в отдел кадров и приносит заявление на отпуск, датированное текущей датой и фразой «мне надо». Почему отпускать грузчика в отпуск с таким заявлением опасно:
- Отпускные перечисляются по ТК РФ за 3 дня до начала отпуска. Отпустите – рискуете получить штраф.
- Отсутствие сотрудника может быть не согласовано с начальником склада и внезапный уход в отпуск сорвет план отгрузок.
Регламентируйте сроки предоставления заявления в локальных документах.
Например, заявление в отдел персонала подается не менее, чем за 2 недели до планируемой даты ухода в отпуск. На заявлении стоит виза «Согласовано» руководителя отдела или генерального директора. При регламентации сроков и представлении заявления текущей датой и фразой «мне надо», вы вправе отказать работнику, не нарушив закон (ст. 8 ТК РФ).
В заявлении отражается следующая информация:
- в адрес кого составлено (Ф.И.О. директора компании);
- от кого (Ф.И.О., должность, наименование отдела);
- дата начала отпуска и его продолжительность в днях;
- подпись сотрудника и дата.
Скачать образец заявления
Скачать шаблон заявления
Приказ на отпуск
Форму приказа на отпуск утвердите в учетной политике, приложениях к локальным документам. Можно использовать унифицированную — № Т-6 или разработайте ее самостоятельно.
☝️ Безопасно оформлять приказ за 2 недели до даты выхода сотрудника в отпуск, это запас для бухгалтерии и отдела кадров для оформления всей необходимой документации, соблюдения законодательства и начисления отпускных.
Специалист отдела персонала ООО «Закон.рф» составила приказ о предоставлении ежегодного отпуска И.И. Иванову за период с 25 января 2025 г. по 24 января 2026 г. на 28 календарных дней. Сотрудник уходит отдыхать с 1 июля 2025 г. В приказе по унифицированной форме Т-6 специалист заполнила наименование организации, номер и дату составления приказа, информацию о сотруднике (Ф.И.О., должность, отдел), его табельный номер и периоды предоставления отпуска. Приказ подписал генеральный директор и работник.
Скачать образец приказа
Скачать шаблон приказа
Ответственность за нарушение оформления отпуска
Ошибки при оформлении отпуска приведут к нарушениям трудового законодательства, конфликтам с сотрудниками и штрафам от контролирующих органов. Административные штрафы за нарушение трудового законодательства установлены в ст. 5.27 КоАП РФ.
Приведем некоторые примеры в таблице за что и на какие суммы могут наказать работодателя.
| Тип нарушения | Пример | Штраф на должностное лицо, тыс. руб. | Штраф на юридическое лицо, тыс. руб. |
|---|---|---|---|
| Задержка выплаты отпускных | Отпускные перечислены за 1 день до отпуска (вместо 3 дней) | 10 - 20 | 30 - 50 |
| Неверный расчет отпускных | В расчет не включена квартальная премия, что уменьшило сумму выплат | 10 - 20 | 30 - 50 |
| Отказ в обязательном отпуске | Работнику не дали ежегодный оплачиваемый отпуск более 2 лет подряд | 1 - 5 | 30 – 50 |
| Отсутствие приказа на отпуск | Работник ушел в отпуск, но приказ не оформлен или не подписан | 1 – 5 | 30 – 50 |
| Неуведомление о начале отпуска согласно графику | Работник не предупрежден за 2 недели о начале отпуска по графику | 1 - 5 | 30 - 50 |
При повторных нарушениях штрафы увеличиваются.