Объяснительная записка: когда нужна и как составить в зависимости от ситуации
Смотреть Содержание
Объяснительная записка - это документ, который пишет работник с целью пояснить образовавшееся нарушение. Разберемся, как ее составить, какие формулировки использовать, чтобы работодатель не наложил дисциплинарное взыскание и учитывал данные пояснения.
Когда требуется объяснительная записка
Чаще всего объяснительная записка применяется в трудовых отношениях. Статья 193 ТК РФ регламентирует, что перед применением дисциплинарного взыскания с работника необходимо взять письменное объяснение.
Примеры ситуаций, когда понадобится объяснительная:
👉 работник систематически опаздывает или не приходит на работу вовсе;
👉 рабочий функционал выполняется с ошибками, нарушениями сроков;
👉 не соблюдаются корпоративные правила (работник приходит в спортивном костюме в офис, хотя в правилах установлен офисный дресс-код);
👉 из-за действий сотрудника нанесен ущерб имуществу компании (сломан станок, инструмент, разбит погрузчик);
👉 на сотрудника жалуется остальной персонал (грубость, хамство, употребление мата в беседе).
Как затребовать у работника объяснительную
Представим, что И.И. Иванов, менеджер ООО “Закон.рф” нарушил трудовую дисциплину и не пришел на работу 22 июля. Разберемся, какие шаги выполнить руководителю коммерческого отдела.
Шаг 1. Оформление требования о представлении объяснительной записки в письменном виде
Устный формат запроса доступен, но тогда у компании не будет бумажных доказательств. Составляйте документы такого характера в письменном виде.
В заголовочной части укажите данные работника (ФИО, должность), укажите наименование документа, например, “Уведомление о представлении объяснений”. В основной части опишите суть нарушений, сошлитесь на ст. 193 ТК РФ, укажите, что у работника есть 2 дня на ответ.
В конце отразите мысль о предоставлении объяснительной записки и подпишите документ.
“В связи с отсутствием на рабочем месте 22 июля 2025 года без уведомления руководства, на основании ст. 193 ТК РФ, вам необходимо предоставить письменные объяснения в течение двух рабочих дней с момента получения данного уведомления. В случае отказа будет составлен акт о непредоставлении объяснений, дисциплинарное взыскание может быть применено без учета вашей позиции".
Шаг 2. Вручите уведомление о представлении объяснений работнику под подпись
Так вы фиксируете срок получения, с которого начнется течение нового двухдневного срока для ответа на уведомление. Самый оптимальный вариант вручения уведомления - под подпись лично в руки. Оригинал отдайте работнику, а подпись проставьте на копии или втором экземпляре.
Другие способы передачи уведомления - по Почте России или по электронной почте (если предусмотрено локалкой и работник отсутствует).
Шаг 3. Получите экземпляр объяснений работника и вынесите на обсуждение возможность применения дисциплинарного взыскания
Если работник не предоставил объяснительную записку, то составьте акт об отказе и подпишите его двумя свидетелями. Примените дисциплинарное взыскание при необходимости.
При наложении дисциплинарного взыскания учитывайте причины отсутствия. Если сотрудник по дороге на работу попал в аварию, его увезли в больницу, физически он не мог предупредить отдел кадров, то причина уважительная. Если работник просто не пришел, потому что не захотел, то причина неуважительная.
Как правильно составить объяснительную записку
Объяснительная записка составляется в свободной форме, но в письменном виде.
Что указать в объяснении:
| Элементы | Что писать | Примеры |
|---|---|---|
| Шапка объяснительной | В адрес кого составляется (например, должность и ФИО директора), от кого (должность, название отдела, ФИО) |
Генеральному директору ООО “Закон.рф” З.З. Законову от менеджера отдела продаж И.И. Иванова |
| Заголовок объяснения | Указывается название | Объяснительная записка |
| Основной текст | Краткое изложение ситуации и объяснение причин произошедшего, признание или отрицание вины |
Примеры формулировок: Опоздание на работу: “Я, Иванов Иван Иванович, опоздал на работу 22 июля 2025 г. на 1 час по причине поломки общественного транспорта. Прошу учесть уважительную причину и не применять дисциплинарное взыскание”. Ошибки в работе: “Я, И.И. Иванов, допустил ошибку в отчете о продажах за июнь 2025 г., завысив сумму реализации из-за невнимательности. Ошибка обнаружена и исправлена. Обязуюсь тщательно проверять предоставляемые данные. Прошу учесть признание вины при наложении дисциплинарного взыскания”. Прогул: “Я, И.И. Иванов, отсутствовал на работе 22 июля 2025 г. по причине плохого самочувствия. Состояние ухудшилось внезапно, поэтому предупредить руководство не успел. К объяснительной записке прилагаю медицинскую справку”. |
| Дата и подпись | Подпишите документ, расшифруйте подпись, поставьте дату |
Менеджер по продажам Иванов И.И. Иванов 23 июля 2025 |
Образец объяснительной записки
Рекомендации по написанию объяснительной
✅ Не пишите длинные оправдания, делайте акцент на фактах.
✅ Указывайте уважительные причины (если есть), например, болезнь.
✅ Прикладывайте подтверждающие документы (справки, акты, выписки).
✅ Пишите в деловом стиле без лишних эмоций.
✅ Не признавайте вину без оснований. Если считаете, что вина не ваша, приведите аргументы.