Инструкция: составляем письмо на возврат товара поставщику

Смотреть Содержание

Иногда случается, что приобретенные вещи надо вернуть: при наличии брака, если предмет не подошел по размеру, габаритам, форме и пр. Для документального оформления необходимо написать письмо на возврат товара поставщику, с которым заключен договор поставки. Рассказываем, как и в какие сроки оформить документ.

Образцы документов

💾 Шаблон информационного письма о возврате товара поставщику

💾 Письмо на возврат товара ненадлежащего качества поставщику

💾 Письмо поставщику на возврат сырья

💾 Уведомления о возврате товара поставщику при нарушении условий поставки

💾 Письмо об отсутствии товара на складе организации

Возврат товара

В каких случаях разрешено вернуть товар поставщику

Процедуру по возвращению приобретенных вещей регламентирует ГК РФ и договор поставки. В соответствии с п. 1, п. 2 ст. 468 ГК РФ, п. 1, п. 2 ст. 475 ГК РФ, основания для сдачи покупки следующие:

✅ предмет не соответствует заявленным требованиям и характеристикам;

✅ во время приемки обнаружен брак;

✅ продавец скрыл существенные недостатки;

✅ ассортимент не соответствует заявленному в договоре;

✅ в течение гарантийного срока продавец не устранил неисправности.

Эти основания применимы, если в товаре обнаружены недостатки или неисправности.

Вещь надлежащего качества покупатель вправе обменять, если не подошел размер, габариты, форма и пр. Для обмена покупка должна сохранить товарный вид, не иметь следов употребления (п. 1 ст. 502 ГК РФ). Такое требование допустимо предъявить в течение 14 дней после покупки.

Иные основания для обмена и передачи покупки продавцу допустимо предусмотреть в договоре поставки.

Для обращения к продавцу необходимо оформить письмо о возврате товара в связи с ненадобностью по причине брака, несоответствия характеристикам и пр. Для обмена также требуется письменное обращение.

Обратите внимание, что требование не является претензией для целей досудебного порядка урегулирования спора. Для оформления претензии необходимо соблюдать претензионный стиль обращения, иначе суд не примет документ как доказательство соблюдения претензионного порядка.

В организации направлению требования продавцу предшествует служебная записка о возврате товара поставщику от сотрудника, ответственного за приемку или эксплуатацию приобретенного предмета. В записке необходимо изложить причины, по которым необходимо предъявить требование.

Гарантия на товар по ГК РФ: какой у нее срок и как вернуть товар по гарантии
11 октября 2024 г. 14:35
{{ article_page.get_title_in_list }}

Какие документы нужны для возврата товара поставщику

Для оформления возврата требуются:

📜 уведомление от покупателя с указанием причин;

📜 учетные бухгалтерские документы: возвратная накладная ТОРГ-12 или акт возврата.

Письмо о возврате товара поставщику: цели и задачи документа

Просто привезти поставку назад нельзя, надо известить поставщика о необходимости организации приемки возвращаемого продукта.

Письмо — это основание для возврата. В нем указывают причины, по которым покупатель отказался от продукции. При возникновении споров оно является доказательством в суде.

Например, если осуществляется возврат товара, письмо поставщику в связи с ошибкой подтвердит добросовестность покупателя, который направил уведомление о получении другого товара, который не был заявлен.

Срок направления письма о возврате товара

Если покупатель отказался от продукции из-за нарушений со стороны продавца (несоответствие заявке, качеству и пр.), срок извещения об отказе устанавливают в договоре, законом он не регламентирован. Единственный регламентированный законом срок установлен для отношений по ст. 25 Закона РФ от 07.02.1992 N 2300-1 "О защите прав потребителей". Он применяется в отношениях с гражданами-покупателями.

Если законных оснований для возврата нет, извещение об отказе можно направить в любой срок. Такую ситуацию ни закон, ни договор не регламентируют. Контрагентам необходимо договориться о разрешении ситуации.

Как составить письмо поставщику о возврате качественного продукта

Единый образец претензионного письма законом не утвержден. Его составляют в свободной форме. При наличии используют фирменный бланк.

В письме указывают:

👉 наименование, адрес, контакты организации-покупателя;

👉 наименование и адрес продавца;

👉 реквизиты и номер договора поставки;

👉 основания для обмена или перечисления суммы, уплаченной за приобретенные предметы;

👉 срок для ответа на требование.

Что делать, если законных оснований для обращения к продавцу нет?

В этом случае можно составить обращение с изложением причин, послуживших для направления просьбы. Не исключено, что контрагент пойдет навстречу.

Как составить письмо поставщику, если продукт некачественный

Для обращения по браку и иным недостаткам шаблон не утвержден. Документ составляют в свободной форме на фирменном бланке. В письме укажите:

  • наименование, адрес, контакты организации-покупателя;
  • наименование и адрес продавца;
  • реквизиты и номер договора поставки;
  • перечислите недостатки товара. Укажите, каким документом зафиксированы недочеты (обычно оформляют актом);
  • если неисправности выявлены экспертизой, укажите реквизиты заключения эксперта;
  • рекомендуем сделать фотографии или видеозапись обнаруженных недостатков и приложить файлы к письму;
  • перечислите требования к продавцу: принять товар назад, вернуть уплаченные покупателем денежные средства, возместить убытки, выплатить штраф и пр.;
  • установите срок для ответа и выполнения заявленных требований. Его регламентирует договор. При отсутствии срока в договоре установите разумный временной период, не менее 7 дней.

Вот образец письма на возврат бракованного товара поставщику:

Так выглядит образец уведомления о возврате товара поставщику
Образец уведомления о возврате товара поставщику

Шаблон письма о возврате товара

ООО «___________________»

Адрес г. __________________

ИНН _______________________

Тел. ______________________

Генеральному директору

ООО «_____________»

________________________ (Ф.И.О.)

Адрес: ________________________

Требование

ООО «_______________» (далее — Покупатель) и ООО «___________» (далее — Поставщик) заключили договор поставки от _________________ № _____ (далее — Договор). По условиям Договора, Поставщик доставил в адрес Покупателя ___________ в количестве _______ по цене ___________ руб., общей стоимостью ______________________.

После приемки обнаружено, что __________________ (причины обращения).

На основании изложенного, руководствуясь ст. 502 ГК РФ, просим принять ____________назад и возвратить покупателю уплаченную сумму в размере _________________.

Приложения:

  1. Платежное поручение о перечислении денежных средств продавцу.

«________» ____________ 20__ г.

_____________/______________

Досудебный порядок решения спора

Если товар возвращают по причине нарушения поставщиком условий договора, а поставщик от их устранения отказывается, направление письма обязательно. Оно обеспечит соблюдение претензионного порядка, который по таким спорам обязателен.

Отсутствие претензии — это препятствие для обращения в суд. Такой иск вернут или оставят без движения для соблюдения досудебного порядка.