Как составить отчет о проделанной работе
Смотреть Содержание
Отчеты о проделанной работе составляют сотрудники, если такая обязанность закреплена в локальном акте работодателя. Рассказываем, для чего составляют отчет и какие сведения в нем указывают.
Скачать документы бесплатно
💾 Скачать бланк отчета о проделанной работе
💾 Скачать образец отчета о проделанной работе
Кто и зачем составляет отчет о проделанной работе
Отчет о проделанной работе составляется профессионалами и организациями для документирования выполненных задач, оценки результатов и предоставления информации о достигнутых целях. В различных сферах деятельности это обязательное требование для контроля прогресса, улучшения эффективности работы на основе подробной аналитики.
Чаще всего документы о проделанной работе составляются сотрудниками внутри организации. Независимо от отрасли, компании и должностей, каждый сотрудник вносит свой вклад в общий результат.
Отчет позволяет контролировать свой прогресс, демонстрировать эффективность и достижения руководству и коллегам.
Внутренние документы о проделанной работе составляют высшие руководители и менеджеры компаний. Они используют их для мониторинга и управления эффективностью подчиненных сотрудников, оценки выполнения поставленных задач и определения пути к улучшению. Документы позволяют руководству видеть общую картину и оценивать эффективность экономики организации в целом.
Внешние данные о проделанной работе составляют представители компаний и организаций для долевых партнеров, клиентов, инвесторов или государственных органов. Они предоставляют детальную информацию о выполненных задачах, показателях эффективности и достигнутых результатах. Эти данные являются инструментом коммуникации и доказывают успешность деятельности компании или организации заинтересованным сторонам.
Для чего нужен отчет о проделанной работе
✅ Измерить прогресс и результаты труда, повысить эффективность и качество выполнения задач. Они обеспечивают прозрачность и открытость, позволяя контролировать выполнение поставленных целей и обнаруживать проблемы или узкие места.
✅ Для принятия решений. Они предоставляют аналитическую информацию, на основе которой можно сделать выводы, выявить тренды, выделить успешные практики и определить области, требующие улучшения. На основе этих данных руководство может разрабатывать стратегии развития, устанавливать приоритеты и принимать решения для развития компании.
Примеры из жизни
Например, когда предприятие общепита запускает производство новой линейки изделий, руководителю необходимо отследить рецептуру и добавить улучшения. В этом случае целесообразно издать приказ о необходимости заведующему производством еженедельно сдавать документ с информацией:
- что меняют в рецептуре;
- какова динамика реализации продукции при изменении рецептуры;
- как меняется себестоимость при изменении рецептуры и пр.
Из офисной жизни они распространены у менеджеров по развитию. Например, при реализации проекта по подключению новых абонентов к сети Интернет менеджер сдает бланк каждый месяц с данными:
- сколько новых абонентов подключили;
- какие тарифы выбрали абоненты;
- сколько материалов затрачено на подключение.
В госзакупках обычно отчитываются по итогам года:
- о количестве заключенных контрактов;
- о стоимости контрактов;
- о причинах отклонения заявок и пр.
Сведения собирают у ответственных сотрудников или отдельно по подразделениям компании.
Как часто подается отчет о проделанной работе
Частоту сдачи внутри организации определяет руководство. Периодичность закрепляют локальным нормативным актом или должностной инструкцией конкретного сотрудника.
Периоды сдачи отчета могут варьироваться в зависимости от ситуации и требований. В большинстве организаций они подаются регулярно, обычно ежемесячно или квартально. Это позволяет руководству и заинтересованным сторонам следить за выполнением задач, анализировать результаты и принимать необходимые решения.
В некоторых случаях, например при реализации проекта, данные могут подаваться еженедельно или даже ежедневно. Главное, чтобы они были своевременными, точными и информативными, чтобы показывать полную картину проделанной работы.
Исходя из специфики деятельности, допустимо установить свои отчетные периоды или закрепить сдачу не периодично, а по требованию руководителя.
Форму отчета о проделанной работе
Форма документа законом не закреплена, ее утверждают внутри организации. Локальным актом допустимо утвердить бланк отчета или закрепить обязательные требования к его составлению.
Если форма не утверждена, сотрудники используют любой бланк.
Правила составления отчета о проделанной работе
При составлении документа о проделанной работе необходимо придерживаться общих требований и правил, утвержденных внутри организации:
Четкое определение целей и задач отчета
Необходимо определить, для кого составляется документ, на какие вопросы он должен ответить и какую информацию содержать. Это поможет избежать излишней детализации или неполноты.
Системный подход
Документ необходимо организовать логично и последовательно. Рекомендуется разделить его на несколько частей: введение, описание выполненных задач, анализ результатов и заключение. Такой подход позволяет читателю легко ориентироваться и понимать информацию.
Использование конкретных и объективных данных
Бланк должен содержать четкие и измеримые показатели, которые отражают реальные результаты работы. Например, можно использовать числа, диаграммы, графики и другие визуальные средства для наглядности. Это делает документ более убедительным.
Краткость и ясность
Отчет о проделанной работе должен быть лаконичным и понятным. Используйте простые и понятные слова, избегайте сленга или специфической терминологии. Если документ содержит техническую информацию, необходимо обеспечить ее понимание для широкой аудитории.
Анализ и выводы
Не ограничивайтесь простым описанием выполненных задач. Важно провести анализ результатов, выявить их причины и предложить рекомендации. Это поможет не только понять, что было сделано, но и осознать имеющийся потенциал для улучшения и развития.
Проверка и редактирование
Прежде чем представить документ, обязательно проверьте его на наличие ошибок, опечаток и несоответствий. Продумайте логическую структуру и последовательность представленной информации. Также рекомендуется просмотреть его с точки зрения адресата, чтобы удостовериться, что он будет понятен и ценен.
Пример отчета сотрудника о проделанной работе
Типовой бланк отчета:
|
Отчет о проделанной работе _____________________________________________________________________ Предоставлен _________________________________________________________ За период с «__» ___________ 20__ года по «__» ___________ 20__ года На отчетный период передо мной стояли следующие задачи:
Выполнено:
Не удалось выполнить:
План на следующую неделю:
Предложения:
Подпись: _______________ /_______________ |
Пример заполнения:
