Составляем докладную записку о невыполнении должностных обязанностей
Смотреть Содержание
Не всегда удается устно донести до вышестоящего руководства компании сложную ситуацию или зафиксировать невыполнение должностных обязанностей одним из недобросовестных сотрудников. Чтобы обращение стало официальным, используют докладную записку.
Докладная записка станет основанием для конкретных решений. Важно знать, в каких случаях ее оформлять и как составить по всем правилам.
💾 Скачать шаблон докладной записки в word
💾 Скачать образец докладной записки на сотрудника о невыполнении должностных обязанностей
💾 Скачать образец, как написать докладную о прогуле сотрудника
💾 Скачать образец докладной записки об опоздании на рабочее место
💾 Скачать образец, как составить докладную записку на сотрудника о некорректном поведении
💾 Скачать образец докладной о нарушении трудового распорядка
В каких случаях составляется докладная записка
У многих работников появляются колебания по поводу того, писать докладную или нет, когда и как это правильно делать. Чтобы не сомневаться, надо помнить: докладная записка предназначена, чтобы своевременно сообщать руководителям о серьезных ситуациях, требующих оперативных решений. В ней не только описывают возникшие на предприятии сложности, но и предлагают, как устранить недочеты и решить проблемы.
Есть ряд случаев, когда такая записка понадобится, чтобы, например:
- доложить начальству о проблеме, которая мешает стабильной работе на производстве, и путях ее решения;
- сообщить о необходимости провести внутреннюю проверку работы некоторых подразделений компании;
- отчитаться об итогах работы;
- написать предложения, как устранить выявленные недостатки или реализовать намеченные планы и решения;
- попросить руководство вмешаться в спорный вопрос на производстве и изложить собственную точку зрения, чтобы урегулировать ситуацию;
- доложить, что не согласен с неким решением вышестоящего начальства;
- доложить о том, что сотрудник нарушил трудовую дисциплину или отказался выполнять должностные обязанности.
Если сотрудник нарушил правила ПВТР или не выполнил поставленные перед ним производственные задачи, то на него требуется наложить дисциплинарные взыскания. Для этого недостаточно устного сообщения. Придется составить докладную записку на сотрудника. Ее цель как раз и состоит в том, чтобы известить директора о нарушениях дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, несоблюдении других внутренних нормативных документов, недобросовестном выполнении должностных обязанностей.
Основа применения взысканий – их документальное оформление. Если на тот же выговор нет подписанного документа, фактически его не было: сотрудник избавлен от наказания, но работодатель получает право применить какой-либо другой способ, например, увольнение (уже при соответствующем оформлении). Как правильно оформить дисциплинарное взыскание, читайте в отдельной статье.
Часто обязанность сотрудника сообщать о нарушениях утверждают во внутренних ЛНА компании. Работники, которые были свидетелями происшествий, обязаны сообщить о нарушениях провинившегося коллеги в письменном виде. Это делают по собственной инициативе или по требованию руководителя.
Докладная призвана помочь руководству вынести дисциплинарные решения. Поскольку для любого распоряжения директора требуется основание. Вместе с остальными документами, обосновывающими нарушение, таким основанием становится и докладная записка.
Но не всегда она доносит только негативную информацию. Иногда при ее помощи начальство докладывает главе компании, что подчиненный достиг высоких результатов в работе, принес пользу организации, и просит обратить внимание и поощрить такого сотрудника.
Кто составляет докладную записку
Такую записку вправе написать любой сотрудник организации на имя вышестоящих должностных лиц. Если человек обнаружил недостатки в работе или нарушения, он составляет акт и пишет докладную. Это делается, чтобы уполномоченные сотрудники приняли решение по поводу изложенных в документе событий.
Если документ пишет рядовой работник, то он отдает его непосредственному начальнику. А если это руководитель подразделения, то обычно он ее направляет на имя главы компании.
Если дело касается невыполнения должностных обязанностей, то ее составляет уполномоченный сотрудник или начальник подразделения, в котором работает нарушитель трудовой дисциплины.
Как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей
Если подчиненный не выполняет функциональные обязанности, возложенные на него должностной инструкцией или трудовым договором, то непосредственный начальник или иной коллега вправе сообщить об этом вышестоящему руководству.
Несмотря на то, что жестких требований к оформлению нет, составляют докладную записку о невыполнении должностных обязанностей по определенным правилам. Поскольку в дальнейшем этот документ станет основанием для приказа о дисциплинарном взыскании. Его структура соответствует общепринятым правилам делопроизводства, за основу возьмите ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), который регулирует составление таких бумаг. Часто бланк и образец документа утверждают в учетной политике компании. Тогда просто возьмите его и заполните.
Обычно в такой официальный документ включают следующие сведения:
👉 кому (должность и Ф.И.О. вышестоящего начальника) — в правом углу сверху;
👉 название документа — посередине;
👉 основная часть — важные сведения, которые необходимо сообщить (с указанием фактов, Ф.И.О. провинившегося сотрудника, даты или период, когда он не выполнил должностные обязанности);
👉 дата, должность и подпись с расшифровкой автора записки.
Основная задача — подробно, но по делу, написать суть проблемы: что случилось, какие нарушения допущены, кто виновен в произошедшем и т. д. Если речь идет о невыполнении определенных обязанностей, надо рассказать, кто их не выполнил, какие конкретно правила нарушил, к каким последствиям это привело. Никакие личные оценочные суждения недопустимы.
Есть вариант, когда автор документа просит применить к провинившемуся дисциплинарное взыскание (по ст. 192 ТК РФ, их три — замечание, выговор и расторжение договора). Это не обязательно, поскольку окончательное решение, наказать или нет, принимает директор на основании фактов и объяснительной от сотрудника.
Вот как выглядит образец такой докладной записки о недобросовестном выполнении должностных обязанностей экспедитором, в которой начальник подразделения просит применить санкции:
А это образец, в котором автор докладывает о несоблюдении должностной инструкции кассиром, без собственных предложений:
|
Директору ООО «Идеальная организация» Идеальному И.И. Докладная записка о нарушении должностных обязанностей 12.02.2025 № 10 Довожу до Вашего сведения, что кассир отдела бытовой химии Сидоров Сергей Сергеевич 15.02.2025 допустил два нарушения должностной инструкции: разменял деньги без вызова администратора и не проверил на детекторе три купюры номиналом в 1 000 рублей, что входит в его должностные обязанности. По этой причине допустил финансовые потери магазина в размере 3 000 рублей. Администратор Алексеева/Алексеева А.А. |
Как составить докладную записку о нарушении трудовой дисциплины
Наиболее часто используют докладные записки для информирования руководства о нарушении трудовой дисциплины — опозданий, прогулов, некорректного поведения, несоблюдения правил трудового распорядка и т. д.
Часто такая бумага становится необходимостью для ответственного лица, на которого возложили обязанность каждый день составлять отчеты о соблюдении подчиненными графика труда. И если трудящиеся опаздывают, прогуливают, он обязан сообщить директору в письменном виде.
Один из наиболее распространенных вариантов докладной составляют, когда нарушают правила трудового распорядка:
А это образец, как составить записку о прогуле:
Нередко приходится составлять такую бумагу на злостных нарушителей поведения, допустивших оскорбления в адрес других коллег или пришедших на работу в состоянии алкогольного опьянения. Иногда записку составляют инициативные коллеги нарушителя, которым надоело бороться с его неприемлемым поведением.
Писать официальный текст предпочтительнее на фирменном бланке или листе А4. В нынешнее время чаще используют компьютерный набор, но нередко пишут и от руки. Оба способа приемлемы и облают законной силой. Но заверяют обязательно личной подписью собственноручно.