Электронные путевые листы в 2026 г.: правила оформления
Смотреть Содержание
- Что такое электронный путевой лист
- Что меняется в грузоперевозках в 2025-2026
- Кто заполняет путевой лист
- Как будет работать транспортный ЭДО: основные правила
- Что должен содержать электронный путевой лист
- Процесс оформления и обмена ЭПЛ
- Что делать, если в электронном путевом листе ошибка
- Ответственность
- FAQ
Электронные путевые листы (ЭПЛ) упрощают, ускоряют и делают более прозрачным процесс контроля за перевозками. В 2026 году ЭПЛ должны использовать все транспортные компании.
В статье расскажем, что такое электронные путевые листы, зачем они нужны и как их правильно оформить.
Что такое электронный путевой лист
Электронный путевой лист (ЭПЛ) — это цифровой аналог бумажного документа, который подтверждает законность перевозки, фиксирует маршрут, время работы водителя, показания одометра, расход топлива и другие важные параметры. ЭПЛ формируется, подписывается и хранится в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи.
С 1 сентября 2026 года электронные путевые листы становятся обязательными для всех участников перевозок. Это закреплено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Переход на ЭПЛ регулируется рядом нормативных актов, включая Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ.
Следите за актуальными изменениями в законодательстве, так как нормативная база постоянно дорабатывается и уточняется.
Что меняется в грузоперевозках в 2025-2026
Основные изменения по грузоперевозкам:
- С 1 сентября 2025 года введены определенные ограничения, касающиеся организации грузоперевозок и экспедиторских услуг, которые связаны с предметами и веществами, изъятыми из гражданского оборота, такими как оружие или взрывчатые вещества.
- С 1 марта 2026 года обязательной станет регистрация в реестре участников транспортно-экспедиционной деятельности. Фактически, осуществлять грузоперевозки смогут только те юрлица и ИП, данные о которых внесены в этот специализированный список.
- С 1 сентября 2026 года все участники перевозок (отправители, получатели, перевозчики и экспедиторы) должны будут перейти на использование электронных перевозочных документов, включая электронную транспортную накладную и путевой лист.
После завершения перехода на электронный документооборот в сфере грузоперевозок (ЭДО) цифровизация на платформе «ГосЛог» будет продолжена.
Разработчики планируют внедрить функционал для анализа и прогнозирования, систему управления инцидентами и определения приоритетов доставки социально значимых грузов, а также расширить спектр доступных сервисов.
Кто заполняет путевой лист
Заполняет путевой лист владелец транспортного средства. В случае аренды автомобиля с экипажем путевой лист оформляет арендодатель, так как именно он использует транспортное средство. При аренде без экипажа путевой лист составляет арендатор, так как именно он использует автомобиль.
Путевой лист необходим для осуществления перевозок по городским, пригородным и междугородним маршрутам, если транспортное средство используется для:
- Транспортировки пассажиров.
- Перевозки грузов или багажа.
Если автомобиль принадлежит организации или ИП, а за рулем находится наемный сотрудник, путевой лист требуется только при перевозке грузов или людей (например, других сотрудников компании). В случае, когда в автомобиле находится только водитель и автомобиль не перевозит грузы или людей, оформление путевого листа не требуется.
Как будет работать транспортный ЭДО: основные правила
В 2026 году процесс оформления ЭПЛ будет максимально стандартизирован и автоматизирован. На что стоит обратить внимание при работе с ЭПЛ, смотрите в таблице:
| Что нужно для работы с ЭПЛ | Описание |
|---|---|
| Использование аккредитованных операторов ЭДО | Для формирования, обмена и хранения ЭПЛ необходимо будет использовать услуги аккредитованных операторов электронного документооборота (ЭДО). Они обеспечивают юридическую значимость документов, их защиту и соответствие требованиям законодательства |
| Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) | Все участники процесса — диспетчер, механик, медицинский работник, водитель — должны будут иметь УКЭП для подписания соответствующих разделов ЭПЛ. УКЭП гарантирует подлинность и неизменность данных |
| Интеграция с другими системами | Системы ЭПЛ будут интегрированы с другими государственными информационными системами (ГИС ЭРА-ГЛОНАСС, системами весогабаритного контроля), что позволит автоматически получать и проверять данные, минимизируя человеческий фактор и ошибки |
| Мобильные приложения и устройства | Водители смогут получать доступ к ЭПЛ и подписывать его с помощью мобильных приложений на смартфонах или планшетах, что значительно упростит процесс в пути |
| Хранение и доступность | ЭПЛ хранятся в электронном виде у оператора ЭДО в течение установленного законодательством срока. Доступ к ним будет возможен для всех уполномоченных лиц (собственник ТС, контролирующие органы) в любое время |
Что должен содержать электронный путевой лист
ЭПЛ должен содержать все те же обязательные реквизиты, что и бумажный путевой лист. Формат ЭПЛ содержится в приказе ФНС от 17.02.23 № ЕД-7-26/116@. Правила обмена электронными перевозочными документами утверждены постановлением правительства РФ от 21.05.22 № 931. ЭПЛ должен содержать:
- Номер и дата ЭПЛ, сведения о его сроке действия.
- Сведения о собственнике транспортного средства (ТС).
- Сведения о ТС (марка, модель, госномер, показания одометра при выезде и возвращении).
- Сведения о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения).
- Сведения о виде перевозки (коммерческая перевозка или для собственных нужд, перевозка пассажиров или груза и на основании чего, например на договора перевозки грузов).
- Сведения о маршруте (пункт отправления, пункт назначения).
- Показания одометра перед выездом, после рейса и фактический пробег.
- Отметки о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре водителя.
- Отметки о предрейсовом и послерейсовом техническом контроле ТС.
- Время выезда и возвращения ТС.
- Данные о расходе топлива.
Например так выглядит лицевая сторона путевого листа грузового автомобиля
Обратная сторона путевого листа грузового автомобиля
Процесс оформления и обмена ЭПЛ
Процесс оформления ЭПЛ будет проходить в несколько этапов, каждый из которых завершается подписанием ответственного лица:
- Диспетчер/логист формирует ЭПЛ, вносит основные данные о рейсе, водителе и ТС. Подписывает УКЭП.
- Медицинский работник проводит предрейсовый медицинский осмотр водителя, фиксирует его результаты и подписывает своей УКЭП.
- Механик/контролер технического состояния проводит предрейсовый технический контроль ТС, подтверждает его исправность и подписывает своей КЭП. Также механик фиксирует цифры на одометре, количество топлива, время и дату выхода в рейс. Подписывает своей УКЭП.
- Оператор направляет ЭПЛ со всеми штампами в ГИС ЭПД на регистрацию.
- Водитель получает QR-код. Ознакамливается с данными ЭПЛ, подтверждает готовность к рейсу и подписывает своей УКЭП. По завершении рейса водитель также подтверждает фактические данные (показания одометра, время возвращения) и подписывает ЭПЛ.
- По окончании поездки механик регистрирует данные с одометра и вносит информацию о количестве израсходованного топлива, при необходимости проводит осмотр транспорта.
- Медработник проводит послерейсовый медицинский осмотр и документирует итоги обследования, если это предусмотрено.
Этапы обмена электронными перевозочными документами
|
Грузоотправитель или транспортная компания формирует электронный документ и заверяет его УКЭП |
⬇️
|
Подготовленный файл направляется оператору ИС ЭПД, который проверяет корректность данных, регистрирует документ и отправляет его в государственную систему (ГИС ЭПД ) |
⬇️
|
ГИС ЭПД регистрирует документ. С этого момента ЭПЛ становится доступен для всех участников перевозки и, при необходимости, передается в контролирующие органы, такие как: МВД, Минтранс, Минцифры, ФНС, Ространснадзор |
Что делать, если в электронном путевом листе ошибка
Уже отправленный в ГИС ЭПД электронный путевой лист корректировать нельзя. При выявлении ошибок создаётся новый исправительный или заменяющий путевой лист (Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390).
Что делать, если в ЭПЛ обнаружена ошибка:
- Сформируйте новый путевой лист, содержащий корректные сведения. В нём нужно отметить, что он заменяет собой первоначальный документ, и проставить дату исправления. Поставьте электронные подписи лиц, которые составляют документ.
- В новом путевом листе поставьте отметку «Исправлено» и укажите ссылку на первоначальный документ.
- Подписывать новый ЭПЛ должны лица, которые отвечают за составление и внесение исправлений (важно, чтобы это было одно и то же лицо).
- В бухгалтерской программе соедините первичный и исправленный путевые листы неразрывно, чтобы исключить возможность использования их по отдельности.
Ответственность
ЭПЛ должен быть оформлен корректно, иначе перевозчика привлекут к административной ответственности. Например, если нет отметки о медосмотре водителя или техосмотре транспортного средства, то компании грозит штраф в размере 30 000 руб., а должностному лицу — 5 000 руб. (ст. 12.31.1 КоАП РФ). За нарушения порядка медосмотра: от 30 000 руб. до 50 000 руб. — компании, от 2 000 руб. до 5 000 руб. (ст. 11.32 КоАП РФ).
FAQ
- С какого момента ЭПЛ станут обязательными для всех?
Переход на электронные перевозочные документы, в том числе на электронные путевые листы, запланирован на 1 сентября 2026 года. С этого момента использовать бумажные ЭПЛ будет нельзя.
- Как будет осуществляться обмен ЭПЛ между участниками перевозочного процесса?
Обмен ЭПЛ будет осуществляться через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Это позволит обеспечить безопасность, целостность и юридическую значимость передаваемых данных.
- Какие требования предъявляются к программному обеспечению для работы с ЭПЛ?
Программное обеспечение, используемое для формирования и обработки ЭПЛ, должно соответствовать требованиям законодательства и обеспечивать:
— Формирование ЭПЛ в установленном формате.
— Надежное хранение ЭПЛ.
— Возможность подписания ЭПЛ усиленной квалифицированной электронной подписью.
— Интеграцию с государственными информационными системами и системами операторов ЭДО.
— Защиту данных от несанкционированного доступа.