Как составить договор аренды офисного помещения

Смотреть Содержание

• Нюансы оформления договора аренды офиса
• Договор аренды офиса: правила оформления
• Дополнительные документы к договору аренды офиса

Чтобы избежать спорных ситуаций и проблем, необходимо соблюсти законодательные требования к форме и содержанию документа.

Нюансы оформления договора аренды офиса

Договор аренды помещения офиса – это одна из разновидностей договора аренды коммерческой недвижимости. Это соглашение, по которому одна из сторон предоставляет другой во временное пользование за установленную плату квадратные метры нежилого назначения. Его заключение обязательно, если у компании нет собственных площадей, потому что данные о юридическом адресе предоставляются в налоговую инспекцию при регистрации юридического лица.

Составление соглашения производится в соответствии с положениями Гражданского Кодекса. Документ обязательно должен иметь письменную форму. По своему усмотрению стороны вправе заверить договор нотариально.

В документе обязательно должны быть существенные условия:

👉 Предмет – это информация о недвижимости, позволяющая однозначно установить, какой объект сдается (п. 3 ст. 607 ГК РФ).

👉 Размер арендной платы, которая взимается с нанимателя за использование нежилой площади (п. 1 ст. 654 ГК РФ).

Если существенные условия отсутствуют, соглашение считается незаключенным, правоотношения сторон не наступают. Единственное исключение – если контрагенты смогут доказать, что арендатор фактически вступил в пользование объектом.

Прочие условия включаются в договор аренды под офис по усмотрению сторон. К этой категории относится следующее:

• права и обязанности сторон;
• сроки и порядок перечисления арендных платежей;
• ответственность сторон в разных ситуациях;
• период действия соглашения и т.д.

Согласно ст. 608 и 615 ГК РФ сдавать недвижимость в наем может собственник, его представитель по доверенности или арендатор, если в его арендном соглашении указано соответствующее право (в самом тексте или дополнительном соглашении). В последнем случае имеют место отношения субаренды.

Договор аренды офиса: правила оформления

Законодательством не предусмотрен унифицированный образец договора аренды офиса. Составляйте его в произвольной форме по следующей структуре:

Преамбула

Включает название составляемого документа, город и дату подписания, названия и ИНН контрагентов, ФИО и должности уполномоченных лиц, действующих от имени этих компаний.

Предмет договора

Указываются характеристики офисного помещения, достаточные для его однозначной идентификации. Прописывается кадастровый номер, адрес места нахождения, этаж, количество квадратных метров, расположение в здании. Эта информация должна соответствовать данным, прописанным в выписке ЕГРН. Последнюю нужно запросить у арендодателя перед вступлением с ним в договорные отношения.

Целевое назначение недвижимости

Арендатору целесообразно настаивать, чтобы назначение было описано подробно. Согласно ст. 611 ГК РФ если помещение не отвечает заявленным целям, наниматель вправе расторгнуть договор.

В интересах арендодателя указать назначение расплывчато, например, «для хозяйственной деятельности». В этом случае наниматель не сможет расторгнуть соглашение, если офисные площади не будут соответствовать его потребностям.

Основание для сдачи в аренду

Указывается, что объект принадлежит наймодателю на праве собственности. Можно прописать иные основания: доверительное или оперативное управление, аренда с правом сдачи площадей в субаренду.

Арендная плата

Ежемесячный платеж состоит из двух частей: постоянной и переменной. Первая включает сам факт пользования помещением и его техническое обслуживание, не зависит от потребления воды и электроэнергии. Вторая складывается из стоимости коммунальных услуг за прошедший период (определяется исходя из показаний счетчиков). Документально определяются сроки оплаты и способ внесения денежных средств (например, на банковский счет).

Ст. 614 ГК РФ дает наймодателю право увеличить размер арендной платы без согласия второй стороны один раз в год. Наниматель может настаивать, чтобы был ограничен максимальный шаг повышения (например, не более чем на 5%).

Обеспечительный платеж

Это согласованная сторонами сумма, которую арендатор вносит при заключении соглашения и не вправе забрать до окончания арендных отношений. Это финансовая страховка для арендодателя на случай, если контрагент не сможет расплатиться за месяц пользования помещением или испортит имущество.

Если стороны предусмотрели обеспечительный платеж, необходимо указать его величину, порядок внесения и возврата, цели, на которые можно расходовать денежные средства. На практике он чаще всего равен размеру арендной платы за один месяц.

Обязанности сторон

Это неотъемлемый элемент соглашений, который избавляет стороны от споров в дальнейшем. Например, в качестве обязанностей арендодателя указывается следующее:

• предоставить арендатору доступ в помещение;
• не препятствовать осуществлению его коммерческой деятельности;
• своевременно устранять последствия аварий, возникших не по вине арендатора, и природных бедствий и т.д.

К числу обязанностей арендатора относится:

• вносит арендную плату в согласованном размере в установленный срок;
• не менять планировку и конструктивные решения без согласия собственника;
• использовать площади по назначению;
• соблюдать нормы безопасности.

Когда арендный срок заканчивается, наниматель должен вернуть недвижимое имущество в том состоянии, в каком оно было получено в пользование.

Правила пользования недвижимостью

Дополнительно в соглашении можно установить нормы поведения в офисе и определить ответственность за их нарушение. Например, можно запретить проводить видеосъемку или самостоятельно вывозить ТБО.

Ответственность сторон

Прописывается, что стороны несут ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по договору. Устанавливаются штрафы за причинение ущерба имуществу, за просрочки во внесении арендной платы. Контрагенты вправе предусмотреть иные ситуации, влекущие наказание, и установить меры взыскания.

Чтобы избежать споров и неприятных сюрпризов, составляя договор аренды помещения под офис, сторонам нужно внимательно читать проект документа, не оставлять неясных или двусмысленных пунктов. Лучше потратить время и средства на консультацию с юристом, чем рисковать бизнесом или объектом недвижимости.

Договор аренды оформляется:

📜 в 2-х экземплярах – если помещение арендуется на период менее года;

📜 в 3-х экземплярах – если на 1 год или более.

Документ обязательно должен быть подписан обеими сторонами. Уполномоченные сотрудники контрагентов вправе проставить на нем «живые» подписи. Альтернатива – визирование соглашения через электронный документооборот, с проставлением электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

Дополнительные документы к договору аренды офиса

К соглашению обязательно оформляются приложения, которые включают:

• схему помещения;
• свидетельство о собственности на объект, если наймодатель – собственник;
• арендный договор с собственником, если наймодатель – арендатор, предоставляющий имущество в субаренду;
• акт приема-передачи нежилых площадей.