Чековая книжка: как обналичить чек, проводить расчеты

Смотреть Содержание

Расчеты с использованием чековых книжек всё ещё применимы в бизнесе. Разбираем правила оформления чеков, порядок обналичивания и учет в бухгалтерии.

Чековая книжка

Что такое чековая книжка

Чековая книжка — это брошюра, которая содержит денежные чеки (ст. 877 ГК РФ). С их помощью организация может снимать наличные деньги со своего расчетного счета. Такой способ расчетов используется в ситуациях, когда нужно быстро получить наличные, например для командировки, хозрасходов или оплаты сторонних услуг.

Основное назначение чековой книжки — выдача наличных денег юридическому лицу или ИП. Чек подается в банк, и сотрудник организации получает по нему нужную сумму. Это удобно и быстрее, чем проводить безналичный платеж, особенно при срочной необходимости.

Чековая книжка бывает двух видов:

👉 Лимитированная — оформляется под конкретный лимит. Средства резервируются на отдельном счете.

👉 Нелимитированная — банк выдает деньги сразу с расчетного счета, без предварительного бронирования.

Выбор зависит от целей расчетов и политики банка. Лимитированная чаще используется при расчетах с другими организациями, нелимитированная — только для снятия средств самой организацией.

Получить чековую книжку могут только организации и индивидуальные предприниматели. Она выдается банком, в котором открыт расчетный счет, на основании заявления и после заключения договора расчетно-кассового обслуживания. Использовать такую брошюру третьи лица могут только при наличии нотариальной доверенности.

Каждая чековая книжка содержит бланки строгой отчетности. Все страницы пронумерованы, на них указываются данные организации, номер счета, срок действия и лимит — если он установлен. Бланки защищены от подделки, а каждый чек действует строго 10 календарных дней со дня заполнения (Указание Банка России от 17.08.2022 № 6222-У).

Форма чековой книжки и требования к ней определяются банком. Но они должны соответствовать требованиям Гражданского кодекса (ст. 878 ГК РФ). Чек обязательно должен содержать:

✅ слово «чек»;

✅ поручение выплатить сумму;

✅ наименование плательщика (банка);

✅ дату и место составления;

✅ подпись чекодателя.

Если хотя бы один из этих реквизитов отсутствует, документ не признается действительным.

Чековые книжки в России применяются ограниченно, но по-прежнему актуальны для ряда бизнес-задач. Их используют для быстрых расчетов наличными в пределах организации и для контроля за расходами.

Правила оформления и заполнения чековой книжки

Чтобы использовать чековую книжку в расчетах, организации нужно заключить договор на расчетно-кассовое обслуживание. Только после этого банк примет заявление на выдачу чековой книжки. Она оформляется на основании письменного запроса клиента, при этом банк вправе установить комиссию за выпуск.

Чековая книжка оформляется строго на конкретную организацию или индивидуального предпринимателя. Получить такую книжку на третье лицо невозможно.

Исключение — наличие нотариально заверенной доверенности от владельца счета.

Срок оформления зависит от внутренних процедур банка. Как правило, он составляет от 1 до 3 рабочих дней. При получении организации нужно подписать акт приема-передачи и убедиться в наличии всех листов.

Заполнение чековой книжки — зона ответственности уполномоченных лиц организации. Это, как правило, директор или сотрудники, наделенные такими полномочиями по приказу. Их подписи должны быть внесены в карточку с образцами подписей, оформленную в банке.

💡 Передача права заполнения чеков сторонним лицам недопустима. Банки строго проверяют соответствие подписей и наличие печати, если она используется в документообороте компании. Ошибка или несовпадение подписи могут привести к отказу в выплате средств.

Как заполнить чек

Чек — это бланк строгой отчетности. Он должен быть заполнен разборчиво, аккуратно и без помарок. Главное требование — соблюдение стандартов банка. В большинстве случаев используется черная, синяя или фиолетовая ручка. Заполнение разными цветами недопустимо.

Чек заполняется однократно. Перерывы и дописывание запрещены. Фамилия и имя получателя вносятся полностью. Сумма к выдаче — прописью, без пропусков. Пустое пространство перечеркивается двойной чертой.

Чеки выписываются строго по порядку. Пропускать или вырывать листы нельзя. Каждый документ сопровождается подписью и печатью организации. Их образцы должны совпадать с карточкой, заведенной в банке.

Исправления, зачеркивания и любые попытки редактировать заполненный чек не допускаются. Чек с такими признаками не примут к оплате. Это правило помогает банку удостовериться в подлинности и достоверности документа.

Ошибка в чеке делает документ недействительным. Такой чек необходимо перечеркнуть и сделать на нем отметку «аннулировано» с подписью ответственного лица. После этого заполняется следующий лист.

Организация несет полную ответственность за корректность заполнения чековой книжки. Все данные должны быть точными, подписи — идентичными, а бланк — оформленным без нарушений. Нарушения могут привести к отказу банка в выдаче наличных или даже к внутреннему аудиту.

Чековая книжка организации должна храниться в защищенном месте. Рекомендуется использовать сейф с ограниченным доступом. Утеря чеков требует немедленного уведомления банка и может повлечь за собой проверку.

Кроме того, все выписанные чеки подлежат контролю со стороны налоговой и кредитной организации. Любое несоответствие в заполнении может повлиять на ведение бухгалтерии и вызвать вопросы со стороны проверяющих органов.

Расчеты чековыми книжками

Чековая книжка применяется, когда организации необходимо получить наличные с расчетного счета. Такие случаи нередки: выдача денег под отчет, оплата командировочных расходов, закупка канцелярии или мелкого оборудования. Важно, чтобы цель получения наличности была экономически обоснована и отражена в чеке.

Еще один пример — экстренная выплата заработной платы, когда безналичный перевод невозможен. Денежная чековая книжка позволяет быстро получить сумму в кассе банка и решить проблему в течение одного дня.

Расчеты чековыми книжками особенно удобны для малых и средних предприятий, где важна гибкость и скорость.

Организации могут использовать чеки для расчетов друг с другом, но только при выполнении ряда условий. В этом случае банк выпускает лимитированную чековую книжку. Средства по ней заранее депонируются на отдельном счете, и только на сумму лимита можно выписывать чеки.

Такие расчеты возможны, например, при оплате поставки товаров или услуг. Получатель представляет чек в свой банк или банк-эмитент и получает средства. Этот способ применяется нечасто из-за сложности учета и требований к оформлению, но по-прежнему остается легальным способом безналичного расчета.

☝️ На практике чаще всего чеки используются для расчетов между банком и самой организацией — владельцем книжки. В этом случае банк выдает нелимитированную чековую книжку. Средства не депонируются, а списываются напрямую с расчетного счета при предъявлении чека.

Это удобно при необходимости снять деньги «под себя»: для расходов, не связанных с внешними контрагентами. Главное отличие — такие операции быстрее в обработке, банк контролирует только корректность оформления и наличие средств.

Учет чековых книжек в бухгалтерии

Чековая книжка подлежит обязательному отражению в бухгалтерском учете. В момент получения книжки от банка организация оформляет внебалансовую проводку по счету 006. Это касается как лимитированных, так и нелимитированных книжек. Заполнение чековой книжки и дальнейшее движение денежных средств уже фиксируются на балансовых счетах.

Операция Лимитированная чековая книжка Нелимитированная чековая книжка Дополнительные сведения
Депонирование средств банком Дт 55.2 Кт 51 - Предварительное резервирование средств на отдельном субсчете (55.2).
Выдача наличных сотруднику по чеку Дт 50 Кт 55.2 Дт 50 Кт 51 Списание средств с задепонированного счета (55.2) при лимитированной книжке. Прямое списание с расчетного счета (51) при нелимитированной книжке.
Учет полученных чековых книжек Внебалансовый счет 006 Внебалансовый счет 006 Учет ведется по количеству полученных книжек.
Списание использованного чека Корректировка по счету 006 Корректировка по счету 006 На основании бухгалтерской справки.
Списание неиспользованных чеков (возврат) Корректировка по счету 006 Корректировка по счету 006 При возврате неиспользованных чеков в банк.
Хранение использованных чеков Не менее 5 лет в сейфе Не менее 5 лет в сейфе Обязательное требование для подтверждения расчетов и предоставления при проверках.
Цель учета Прозрачность расчетов, снижение рисков Прозрачность расчетов, снижение рисков Обеспечение корректного взаимодействия с банками и контролирующими органами.

Как обналичить чек

Чтобы получить наличные по денежному чеку, организация должна последовательно выполнить несколько этапов. Сначала бухгалтер инициирует бронирование средств на расчетном счете. Это особенно важно при использовании лимитированной чековой книжки. В этом случае банк блокирует сумму, подлежащую выдаче, на отдельном субсчете.

После получения подтверждения о резервировании начинается заполнение чековой книжки. В ней указывается:

  • фамилия получателя полностью;
  • сумма прописью, без пробелов и исправлений.

Вся строка должна быть перечеркнута двойной чертой. Подписи уполномоченных лиц должны соответствовать образцам в карточке, поданной в банк.

На последнем этапе сотрудник, указанный в чеке, обращается в банк. Для получения средств он обязан предъявить паспорт. Банк проверяет подлинность чека, сверяет подписи и выдает наличные. Если документ заполнен с нарушениями, в выплате откажут.

Денежный чек имеет ограниченный срок действия — 10 календарных дней. Отсчет начинается со дня, следующего за датой выписки чека. Если документ не предъявлен к оплате в установленный срок, банк имеет право отказать в его исполнении.